Unsere zweite virtuelle Digital Workplace Practice Group am 16. September hatte einiges zu bieten. Von spannenden Diskussionen rund um das Thema „Mobiles Intranet und Arbeiten mit Microsoft 365“ über gemeinsame Pausen im 3D-Online-Interaktionstool bis zu einer tollen Mitmach-Dokumentation kamen unsere 70 Teilnehmer, trotz kleiner technischer Pannen voll auf ihre Kosten.

Willkommen zur Digital Workplace Practice Group

Den Startschuss gab Nadine Schäffer mit einer Begrüßung und kurzen Vorstellung des Ablaufs. Dazu entführte Sie unsere Gäste direkt ins Conceptboard, einem digitalen Online Whiteboard mit flexibel gestaltbarer, uneingeschränkter Arbeitsfläche, welches wir zur Dokumentation unseres Events ausprobieren wollten. Ganz intuitiv legten die Ersten auch gleich zielstrebig los und setzten eifrig Pins zu ihren jeweiligen Standorten auf unsere Deutschlandkarte oder zeigten mit Smilies, welche Microsoft 365 Apps sie aktuell mit welchem Eindruck nutzen. Kleines Learning hierbei: Bei über 70 Personen auf einem Ausschnitt des Conceptboards, kann es schon mal passieren, dass man sich gegenseitig die Pins klaut.😊 Bei der Diskussion der einzelnen Sessions in kleineren Gruppen, war das schließlich kein Problem mehr und das Gesamtergebnis, welches wir unseren Teilnehmern selbstverständlich zur Verfügung gestellt haben, kann sich durchaus sehen lassen.

Abbildung 1: Ein kleiner Ausschnitt des DWPG – Conceptboards

Schließlich warfen wir noch einen Blick auf die Agenda. Rund um unser Event-Motto haben wir aus über 100 gesammelten Anmeldungen und Fragen unsere acht Sessions geformt. Mit denen wir direkt nach einem kleinen Impuls starteten.

Der Impulsvortrag: Digital Workplace App

Gerade in der aktuellen Pandemie-Zeit greifen klassische analoge Kommunikationsinstrumente, wie z.B. Poster, Give-Aways oder Events nur bedingt. Unternehmen werden zunehmend vor die Herausforderung gestellt, digitale Inhalte und Informationen für alle Mitarbeiter gleichermaßen bereitzustellen. Der Digital Workplace soll die digitalen Informationen, die Kommunikation und die diversen Tools integrieren und eine möglichst große Arbeitsunterstützung bieten. Der Wunsch der Mitarbeiter nach einer direkten Anschlussfähigkeit sowie eines nahtlosen Übergangs zwischen App und Bürowelt sind groß. Wir meinen: Hier bietet sich die gezielte Nutzung mobiler Apps und Services, die in Microsoft 365 bereits enthalten sind, an, um die erforderliche absolute Durchgängigkeit zwischen Mobil und Desktop zu ermöglichen.

Dr. Julian Bahrs hat hier verschiede Ansätze angerissen, wie Kommunikation und Arbeitsinhalte zu Home Experiences verbunden und als personalisierte Arbeitsapp bereitgestellt werden können. Eine große Rolle hierbei – wie auch beim Rest der Veranstaltung – spielte Microsoft Teams.

Mit dieser Grundlage und nach einem ersten kurzen Besuch im 3D-Pausen-Treff in gather.town konnte es dann richtig losgehen.

Spannende Diskussionen in den einzelnen Sessions

Die Themen, die unsere Gäste aktuell beschäftigen, haben wir in die verschiedenen Sessions geclustert. In offenen Diskussionen wurden die jeweiligen Fragen gemeinsam erörtert. „Interessant zu sehen ist immer wieder, dass wir alle mit den gleichen Herausforderungen kämpfen“ „Eine echte Hilfe zu sehen, wie andere Unternehmen diese Hürden meistern“ so im Feedback unserer Teilnehmer. Doch jetzt ans Eingemachte: Was hat sich in den einzelnen Sessions abgespielt?

Welche Mobile Apps eigenen sich am besten für die Kommunikation und Zusammenarbeit?

In der Session mit Dr. Julian Bahrs wurde fleißig über die Erfahrungen und die aktuellen Neuerungen zu den verschiedenen Apps von Microsoft, wie z.B. MS Stream, New Yammer, SharePoint oder Teams diskutiert. Egal welches Tool, in Bezug auf den Content sollte keine Unterscheidung zwischen Mobile und Desktop gemacht werden. Während man mit der SharePoint Mobile App schon weit kommt, wird der Weg für die Zukunft vermutlich aber in Teams liegen, da waren sich die Teilnehmer einig.

Mitarbeiter international einbeziehen durch gezielte Kommunikation und Onboarding

Große Resonanz fand auch die Session von Ann-Kathrin Müller, in der verschiedene Fragen zum Thema international verteilte Mitarbeiter und Mehrsprachigkeit im Digital Workplace diskutiert wurden. Beispielsweise wie eine Personalisierung von Inhalten ohne aufwendige manuelle Steuerung möglich ist oder wie man Sprachbarrieren beim Onboarding neuer Mitarbeiter vermeidet. Ein Aspekt war auch die Mehrsprachigkeit von Microsoft und ob nicht am Ende die Gefahr besteht, mehrere Intranets zu haben? Um dies zu vermeiden, wurde empfohlen, dem Thema Architektur genug Aufmerksamkeit zu schenken und evtl. auch vom Standard abzuweichen bzw. auf eine Custom Solution zu setzen.

Infrastruktur & Technik – Ask the Expert

André Thümmel tauschte sich gemeinsam mit einer kleinen exklusiven Gruppe aus ITlern über infrastrukturelle Herausforderungen aus: Wie integriere ich bestehende Datenquellen bzw. Apps? Wie migriere ich von OnPremise SharePoint-Umgebungen auf SharePoint Online? Was brauche ich für eine hybride SharePoint-Umgebung? Wie kann ich Service Accounts für das System einrichten bzw. gibt es diese bei Microsoft 365 überhaupt? In der Diskussion wurden deutliche Unterschiede zwischen den Unternehmen sichtbar. Manche haben alles eingeführt, andere teilweise, wieder andere arbeiten noch mit IBM. Aus Sicherheitsgründen dürfen manche Unternehmen nicht migrieren oder nur teilmigrieren. Was sie aber nicht außer Acht lassen sollten und was ein wesentliches Learning dieser Session darstellt: Teams kann NICHT mit SharePoint OnPremise! Aber das Thema Sicherheit kann Microsoft 365 inklusive Azure viel besser abbilden.

Microsoft 365 Tools – Ein Überblick

Microsoft bietet viele individuelle Tools aus einer Hand, mit vielen Integrationsmöglichkeiten untereinander. Schnell kristallisierte sich in der Session mit Andreas Schulze-Kopp heraus, dass diese Vielfalt der Tools oft das Leid der Anwender ist. Die vielen Möglichkeiten erschweren den Überblick. Sein Tipp: Immer in Anwendungsfällen denken, welches Tool nutze ich für welchen Zweck. Die Tools sollten so gewählt werden, dass sie zum einen die Nutzer optimal unterstützen und zum anderen, die in der Konzeption definierten Ziele erfüllen.

Security Talk

Im Security Talk mit einigen Teilnehmern und dem Dreiergespann aus Christof Weissenbacher, Karl-Gerd Schneider und André Thümmel hat sich gezeigt: Microsoft hat einen sehr großen Funktionsumfang für Datenschutz und Compliance. Ein Thema das oftmals vor sich hergeschoben wird. Viele Unternehmen haben Probleme mit mobilen Devices und Remote Arbeit. Es führt aber kein Weg daran vorbei sich über kurz oder lang mit dem Thema Mobile Device Management bzw. Mobile App Management auseinanderzusetzen- sonst findet das Leben einen Weg.

MS Teams – Best Practice zur täglichen Arbeit

In der Session mit Felix Gronau wurden verschiedenste Fragen rund um MS Teams geklärt: Beispielsweise wie das Intranet in Teams integriert und somit zum Workhub gemacht werden kann oder wie die Kommunikation in Teams geregelt wird? Für letzteres macht für die IT ein Governancekonzept Sinn und die Endanwender könnten durch eine Teams-Etikette herangeführt werden (z.B. Videos, Handout, etc.) Die drei Key Learnings möchten wir Ihnen nicht vorenthalten:

    • „Content is (still) King“, Bill Gates
    • Good governance is like having good brankes on a car, they make it safer to go faster“, Ralph O’Brlen
    • Evergreenmanagement ist nicht zu unterschätzen

Veränderungsbegleitung: 5 Impulse wie Sie Akzeptanz im mobilen Arbeiten fördern

In Nadine Schäffers Session wurde zu Beginn eine provokative These aufgestellt: „Braucht man überhaupt noch Veränderungsbegleitung? Corona zwingt uns doch eh dazu die Tools zu nutzen!“ Das stimmt, die Kollegen sind zwar auf der Plattform unterwegs, dennoch muss der Value sichtbar gemacht werden. Auch müssen Ängste genommen, Überforderung vermieden und Orientierung gegeben werden. Hier haben wir ein paar Tipps für Sie zusammengefasst:

    • Suchen Sie sich Sponsoren und binden Sie diese von Beginn an mit ein (Führungskräfte und Assistenten haben einen starken Einfluss)
    • Kommunizieren Sie zielgruppenorientiert und sprechen Sie individuell an
    • Stellen Sie den Nutzen bzw. Use Case (das WHY) in den Vordergrund
    • Klären Sie Sicherheitsaspekte einmal mit dem verantwortlichen Bereich (Mobile First, BYOD, etc.)
    • Schaffen Sie Klarheit durch die Erläuterung der optimalen Handhabung der neuen Tools

Wie erreiche ich „Nicht-Office-Worker“?

Wie geht man vor, wenn Mitarbeiter nicht über Laptops oder Desktop-PC verfügen? Werksmitarbeiter können beispielsweise über Intranet-Terminals, allgemeinzugängliche Rechner oder eine News Outlet-App in die Kommunikation eingebunden werden. Abhilfe schafft auch eine Mitarbeiter-App, welche die Möglichkeit bietet, über jedes mobile Endgerät auf die digitalen Unternehmensinhalte und -informationen zuzugreifen. Hierbei stellt sich allerdings die Frage ob man private Geräte oder nur Geräte des Unternehmens zulassen soll. Dabei muss individuell zwischen der Unsicherheit aus User und eigener Hardware vs. Kosten für eigene Geräte des Unternehmens abgewogen werden. Eine häufige Frage ist auch, wie man mit der Herausforderung umgeht, wenn die Mitarbeiter in der Produktion eigentlich keine MS-Lizenzen haben. Die Lösung könnte hier eine günstige Leichtlizenz für First Line Worker sein, die doppelte Pflegearbeit spart und zwei gekapselte Systeme vermeidet. Es kam heraus, dass jedes Unternehmen seine eigene Variante versucht und vermutlich noch ein langer Weg bis zu einem allgemeingültigen Vorgehen bevorsteht. Sicher war man sich allerdings darin, dass die Kommunikation aller Mitarbeiter auf Augenhöhe der Weg in die Zukunft ist.

Es war uns eine Freude – schnell sein lohnt sich!

Nochmal ein herzliches Dankeschön an alle Teilnehmer und Kollegen, die zu diesem tollen Event beigetragen haben! Wenn Sie Live dabei gewesen sind, sind wir gespannt auf Ihr Feedback!

Leider konnten wir aufgrund der hohen Nachfrage nicht allen Interessierten die Teilnahme ermöglichen. Konnten Sie nicht dabei sein? Dann haben wir gute Neuigkeiten: Denn nach der DWPG ist vor der DWPG! Das Datum für unsere dritte virtuelle Digital Workplace Practice Group steht bereits. Streichen Sie sich den 10. November 2020 gleich dick im Kalender an und melden Sie sich am besten direkt an, dann ist Ihnen Ihr Platz sicher.

Sollten Sie Fragen zu den Themen der Veranstaltung oder rund um die Digital Workplace Practice Group haben, melden Sie sich einfach. Wir tauschen uns gerne mit Ihnen aus.

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    Stefanie Poledne