Der Vorteil eines Microsoft 365 Intranets gegenüber anderen Systemen für das Intranet und Mitarbeiter-Apps ist, dass

1. viele Mitarbeiter die Plattform tagtäglich intensiv nutzen für Teams und Dokumente und der Übergang zwischen Arbeit und Kommunikation nahtlos sein kann.
2. moderne Werkzeuge für die Kommunikation und Inhaltserstellung wie attraktive Webseiten, Social Networking, Videos, Live Meetings u.v.m. mit Anschluss in die Arbeitswerkzeuge der Mitarbeiter schon vorhanden sind.
3. eine komplette Automatisierungsplattform mit vielen Schnittstellen für Alltags-Apps bereits integriert ist.
4. Suche und KI-Funktionen wie Empfehlungen für News oder ein Smart Feed im Social Network bereits integriert sind und ständig hinzugefügt werden.
5. die Lizenz in vielen Fällen eh bezahlt ist (oder für Mitarbeiter ohne PC-Arbeitsplatz günstig gekauft werden kann).

Unterschätzt wird meines Erachtens dabei regelmäßig die mobile Experience. Tatsächlich sind bereits in den normalen Diensten, für die auch kostenlose Apps angeboten werden, alle notwendigen Funktionen für eine moderne soziale Mitarbeiter-App vorhanden. Ein separiertes Tool mit separater Cloud (und damit neue Sicherheitsklärungen), separatem Login und fehlendem Support durch die IT ist nicht mehr erforderlich. Durch Modern SharePoint & Co. ist auch die Redaktion einfach – so dass keine Doppelerfassung von Content in einem Intranet für die Desktops und für die Mitarbeiter-App oder getrennte Silos z.B. durch Kommentare in der App und in der Desktop Welt mehr nötig sind.

Sie denken SharePoint ist kompliziert? Alte Vorurteile haben wir hier beleuchtet. Jüngste Updates der SharePoint-App bringen ihr Branding in die App, HomeSites und Updates bei Push Nachrichten.

Es greift allerdings zu kurz nur die Funktion der einzelnen Dienste wie Yammer (gut für Social Networking aber schlecht in der Präsentation großer Inhaltssammlungen), Teams (hilft im Homeoffice, Zusammenarbeit in Teams und persönliche Kommunikation aber schlecht für Kommunikation bei großen Zielgruppen) oder Stream (spitze für das Streamen von Videos aber kein Intranet) anzusehen. Viel mehr werden diese Dienste flexibel zu einem individuellen Intranet bzw. zu einer Experience zusammengestellt. Das schafft Freiheiten in der Gestaltung und Anordnung von Inhalten – ist aber eine Aufgabe, für die sich professionelle Unterstützung lohnt und die zu einem besseren Fit der Mitarbeiter-App (oder des Intranets) zu Ihrem Unternehmen führt.

In der Bildstrecke habe ich beispielsweise ein klassisches Design mit redaktioneller Bühne (hier kann die Intranet-Redaktion Schwerpunkte setzen) und smarten personalisierten Feed umgesetzt.

Das Beispiel ist mit wenig Aufwand und zu 100% mit OOB Funktionen größtenteils mit Microsoft Democontent realisiert. Ein Mapping auf Ihre Inhalte und Funktionen ist natürlich erforderlich, um für Ihre Mitarbeiter eine attraktive Mitarbeiter-App mit tollen Funktionen und Inhalten zu schaffen. Der Magic Touch des Designs fehlt hier noch. Ein sukzessiver Ausbau und auch eine Erweiterung der Funktionalität durch 3rd Party Webparts und z.B. eine spätere Integration in MS Teams ist möglich, aber das ist ein anderer Artikel.

Ist Ihr Intranet noch nicht in Office 365? Dann sollten Sie darüber nachdenken, um von der Integration und smarten Funktionen von Office 365 (welches Content Management System kann zum Beispiel Meetings live streamen?) zu profitieren und Mitarbeiter dort zu erreichen wo sie arbeiten.

Sollten Sie Fragen zum Thema haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne mit Rat und Tat zur Seite.