Gelenkte Dokumente: Effizientes ECM mit Microsoft 365

Microsoft 365 bietet eine moderne Plattform mit leistungsstarken Content Services, die bereits von vielen Unternehmen genutzt wird. Oft liegt der Fokus zunächst auf der ad hoc Zusammenarbeit, bei der Freigaben, Versionsverwaltung und fixierte Prozesse die Kreativität und Flexibilität nicht einschränken sollen. Doch für eine effektive Verwaltung gelenkter Dokumente ist eine klare Formalisierung und Dokumentation unerlässlich. Dies erfordert Expertise aus Diensten wie SharePoint (ja, das altbewährte DMS-System für Dokumente und Webseiten), Power Automate und gegebenenfalls PowerApps für Prozesse und aktive Steuerung sowie Purview für Compliance und weitere Funktionalitäten wie Suche und E-Mail-Integration, um ein attraktives und nutzbares System zu gestalten.

Warum also noch auf Papier- oder Dokumentensammlungen setzen, die nicht zeitgemäß sind? Mit SharePoint sind digitale Lösungen möglich. Informationen können in Form von Webseiten präsentiert werden, die oft leichter zu konsumieren sind als PDFs, und zugehörige Dokumente werden an zentraler Stelle gesichert und zugänglich gemacht. Ein weiterer Vorteil: Eine Webseite wird von SharePoint als “nur” ein Dokument betrachtet und unterliegt somit den gleichen Managementprozessen.

Viele bestehende Systeme konzentrieren sich zu stark auf den Erstellungsprozess und vernachlässigen die Bedürfnisse der Benutzer:innen, wie beispielsweise aktive Benachrichtigungen bei Änderungen oder Lesekomfort. Doch mit den modernen Content Services von Microsoft 365 muss das nicht sein. Der Content kann inklusive Metadaten direkt im System erfasst und bearbeitet werden, und Freigaben sowie Benachrichtigungen können direkt ausgelöst werden.

Die Nutzung von M365-basierten Lösungen erfolgt im Browser, am Smartphone und teilweise sogar direkt in Teams. Durch Funktionen wie Navigation und Suche kann die benötigte Information schnell gefunden werden. Workflows gewährleisten, dass relevante Personen über Änderungen informiert werden, sei es durch einen Hinweis im Intranet, per E-Mail oder durch eine Bot-Nachricht in Teams. Bei Bedarf kann auch eine Kenntnisnahme abgefragt und dokumentiert werden.
Die Versionsverwaltung ermöglicht es, die Historie der Dokumente nachzuvollziehen, während im Audit Trail ersichtlich ist, wer wann Änderungen vorgenommen hat. Die Dienste von Microsoft 365 bieten auch Unterstützung für Redakteure und den Freigabeprozess, beispielsweise durch das Inplace-Update mit Nebenversionen und die individuell gestaltbaren Freigabeprozesse mit Power Automate – oft sogar ohne Premium-Lizenz.

Durch die Versionsverwaltung und Retention Labels kann eine Aufbewahrung über Jahre hinweg gewährleistet werden, wodurch das Managementsystem auch zertifiziert werden kann. Nutzen Sie dazu neben den normalen Zugriffsrechten auch Retention Labels aus Purview, um beide Aspekte zu definieren und durchzusetzen.

Warum also kaufen Unternehmen noch separate DMS oder ECM-Systeme? Unserer Meinung nach liegt dies oft an Unkenntnis darüber, wie die zahlreichen Dienste zu einer nahtlosen Gesamterfahrung integriert werden können. Wir bieten Ihnen nicht nur unsere langjährige Erfahrung aus zahlreichen Projekten, sondern auch ein Framework mit klaren Eckpunkten, um Ihr Dokumentenmanagement effektiv zu optimieren.