Fachartikel Teams als Hub: Digital Workplace Next Level

Ein Digital Workplace soll Mitarbeiter informieren, vernetzen und bei der Arbeit unterstützen. Es geht also darum die digitalen Informationen, die Kommunikation und die diversen Tools zu integrieren und eine möglichst große Arbeitsunterstützung – Superpowers für die Mitarbeiter. Entsprechende Zielbilder verfolgen wir schon lange wie z.B. hier.

Dabei hat sich der Digital Workplace im Zeitverlauf ganz schön entwickelt. Der Archetyp ist das Intranet, das als internes, kuratiertes Informationsangebot inzwischen in Unternehmen fest etabliert ist. Das ganz klassische Intranet war ein Fortschritt für das Teilen von Informationen im Unternehmen, hat aber die Vernetzung, Interaktivität und auch die Arbeitsintegration nicht bedient. Deswegen gab und gibt es immer wieder Intranet-Killer die als Alternative angepriesen werden oder andere Portale im Unternehmen, die um die Aufmerksamkeit der Anwender konkurrieren.

Eine solche Konkurrenz im Kommunikationsbereich ist das Enterprise Social Network. Großartig für flexible, schnelle, authentische Kommunikation, aber allein kann es den Informationsteil des Intranets nicht abbilden. Inzwischen ist der Social-Teil oft in Kombination mit dem Intranet als Social Intranet. So gelingt es mehrere Teile des DWPs abzubilden. Aber direkte Arbeitsunterstützung, die über Kommunikation und Informationsbereitstellung geht, fällt meist zu kurz aus.

Oft findet sie parallel in einer ganzen Reihe von Applikationen und Tools statt. Dass diese Zersplitterung Zeit kostet und Mitarbeiter sich häufig davon überfordert fühlen, ist bekannt. Entsprechend ist der Ansatz im Digital Workplace, mehr davon zu einer Gesamtexperience zusammenzuziehen. Bei der Integration von Business Apps sind heute überwiegend flache Integrationen auf Basis der Intranets umgesetzt. Dazu gehören die App Launcher, App Stores oder Quick Links, um wiederum andere Werkzeuge aufzurufen. Besser als nur, sagen wir das HR-Tool, aufzurufen ist eine tieferer Einstiegspunkt. Um im Beispiel zu bleiben, der Direktaufruf in den Urlaubsantrag. Dies ist dann einfach möglich, wenn die zu integrierenden Systeme webbasiert sind oder sogar Microservices anbieten.

Ein weiterer Teil sind heute moderne Chat- und Kommunikationsplattformen ebenfalls Bestandteil eines Digital Workplace. Sie brillieren in der Zusammenarbeit – nicht jedoch beim Verteilen von Informationen und auch ihr Potenzial als offenes, auf Lernen und Vernetzung ausgerichtetes Social Network ist umstritten. Unstrittig ist aber, dass inzwischen bei Information Workern ein Großteil der Arbeit in MS Teams stattfindet.

Parallel haben sich die Line of Business Applications durchgesetzt, wie z.B. CRM-Systeme oder solche die speziell für eine Aufgabe erstellt wurden (z.B. das Werkzeug, mit dem die Service-Aufträge gesteuert werden) u.v.m. Auch diese Werkzeuge haben heute oft einen Anteil der Kommunikation abbildet.

Jedes dieser Angebote hat sich bewährt und ist, natürlich je nach Aufgabenstellung bzw. Position im Unternehmen, mit unterschiedlichen Gewichten relevant.

Klassische Portale haben jedoch immer nur einen Teil davon oder nicht ausreichend personalisiert abbilden können.

Chatbasierte Systeme wie Teams stellen eine wesentlich weiterentwickelte Plattform für die Integration von Daten und Apps bereit.

Aus diesem Grund haben wir das klassische Intranet und auch die Social Networking Komponenten in MS Teams integriert. Das funktioniert gut, auch wenn es erstmal ungewohnt ist. Unsere Tests zeigen, dass dies auch eine hervorragende Mitarbeiter-App erstellt.

Die Abkehr vom Browser hin zu einer „Digital Workplace App“ mit MS Teams bringt auch noch andere Vorteile:

  1. Push Benachrichtigung ist durchführbar. Persönliche oder definierte Zielgruppen sind über die App möglich.
  2. Synchronisierte Benachrichtigungen zwischen Desktop und Mobile ist möglich. Damit erreicht man auch die Mitarbeiter am Desktop schnell, obwohl diese das Telefon stummgeschaltet haben.
  3. Ein Problem ist, wenn alle Nachrichten in einen großen Feed laufen, wird es schnell unübersichtlich und überfordernd. Daher ist die Trennung der Informationstöpfe hilfreich. Durch die Kapselung in Apps und Teams können Informationstöpfe und Benachrichtigungen zugeordnet und nach Priorität bzw. nach aktuellem Interesse abgearbeitet werden. Beispielsweise können nach dem Urlaub, zunächst die Chat Nachrichten oder wichtige Projektnachrichten bearbeitet werden, während Lernen und Entdecken im Social Network erstmal liegen bleibt.
  4. Das Konzept des App Store und Schnittstellen zu >300 anderen Diensten sind schon vorhanden oder können erstellt werden.
  5. Read it Later bzw. Wiedervorlage durch Teams ist ebenfalls für Inhalte bereits da.

Von der Architektur sieht das dann ungefähr so aus:

Im nachfolgenden Screen zeigen wir ein Beispiel aus der Mitarbeiter-App in MS Teams für Mitarbeiter eines Shops: News, Aufgaben, Interaktionen – ein komplettes Arbeitscockpit.

Damit haben aber klassische Content Management Systeme als Treiber für den Digital Workplace ausgedient. Klar CMS wird noch als Service benötigt, aber dominierend ist die DWP-App.

Und da trifft es sich ja ganz gut, dass wir als einzige Intranet Agentur den Digital Workplace aus der Office 365 Perspektive denken. Jetzt mit den vorhandenen Lösungen starten und dann ausbauen und auf der Evergreen-Welle reiten.

Möchten Sie mehr zum Thema erfahren oder haben Sie Fragen? Melden Sie sich einfach bei uns. Wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.

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    Dr. Julian Bahrs