Effizientes ECM für Gelenkte Dokumente mit Microsoft 365

Optimieren Sie Ihre Dokumentenlenkung mit maßgeschneiderten Lösungen

Bei der Verwaltung von gelenkten Dokumenten und Informationen sind wiederholbare Prozesse, nachvollziehbare Revisionen und vollständige Aufbewahrung entscheidend. SharePoint mit seinen Fähigkeiten als DMS und Content-Management-System, kombiniert mit Power Automate und Purview Retention Policies, bietet die ideale Basis zur Erstellung revisionssicherer Informationssysteme und Dokumentenlenkung.

Durch den Versionsverlauf können Änderungen rückverfolgt werden, während eine fachliche Prüfung durch den Prozesseigner und eine sachliche Freigabe durch den Managementbeauftragten dokumentiert werden können.

Unsere Experten unterstützen Sie dabei, maßgeschneiderte Lösungen innerhalb Ihrer vorhandenen Microsoft 365 Umgebung zu entwickeln. Dabei achten wir darauf, dass keine zusätzlichen Lizenzkosten entstehen, indem wir die bereits vorhandenen Dienste effizient nutzen. Gleichzeitig bieten wir Ihnen die Möglichkeit einer nahtlosen Integration in Teams und Ihr Intranet sowie die Option, fehlende oder ungeeignete Funktionen durch Customizing zu ergänzen.

Der neue Prozess im Überblick

Erstellung und Bearbeitung:
Dokumente werden direkt in SharePoint aus Vorlagen erstellt und können in der Dokumentenbibliothek bearbeitet werden. Wir nutzen dazu oft das Versionsmanagement inkl. Haupt- und Nebenversionen. Dabei ermöglichen Diskussionen in Teams eine effiziente Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten.
Aktualisierung:
Alternativ können Dokumente auch durch ein Update auf Basis einer bereits veröffentlichten Version aktualisiert werden. Dabei bleibt die aktuelle Hauptversion öffentlich, während ausgewählte Redakteure den Nebenentwurf zur Bearbeitung einsehen können.

Freigabeverfahren:
Nach Abschluss der Bearbeitung erfolgt die Einreichung zur Freigabe, was die Erstellung einer neuen Hauptversion auslöst. Hierbei unterstützt der Power Automate Flow die Erstellung und Verwaltung einfacher oder mehrstufiger Freigabeprozesse – z.B. durch Prozesseigner und Management. Benachrichtigungen über anstehende Aufgaben werden dabei per E-Mail und/oder Teams versendet.
Veröffentlichung:
Nach erfolgreicher Freigabe wird das Dokument veröffentlicht. Dabei werden wesentliche Informationen zur Freigabe, wie beispielsweise wer sie freigegeben hat und wann dies erfolgte, über die Metadaten dokumentiert.
Aufbewahrung:
Das Dokument unterliegt einer festgelegten Retention Policy, die sicherstellt, dass es für mindestens x Jahre aufbewahrt wird und somit den rechtlichen Anforderungen entspricht. Durch Metadaten ist es leicht auffindbar.

Gelenkte Dokumente und Informationen: Für Präzision und Zuverlässigkeit im Management

„Gelenkte Dokumente“ oder „gelenkte Informationen“ bezeichnen das Management qualitätsgesicherter Informationen mit klaren Prozessen für Revisionen, Änderungen und Freigaben. Dies umfasst den gesamten Lebenszyklus der Informationen – von der Erstellung über Änderungen und Freigaben bis zur Verteilung.

Warum ist das wichtig?

ISO 9001 Konformität und klare Information

Das richtige Lenken von Informationen ist erforderlich, um sicherzustellen das alle relevanten Personen sicher über Änderungen informiert werden. Gelenkte Dokumente ermöglichen darüber hinaus eine eindeutige Definition und Nachverfolgung dessen, was aktuell gilt oder zu einem bestimmten Zeitpunkt galt.

Revisionssicherheit und Schutz vor unautorisierten Änderungen

Gelenkte Dokumente gewährleisten die Revisionssicherheit und schützen vor willkürlichen Veränderungen.

Langfristige Aufbewahrung und Prozessdurchsetzung

Das System unterstützt die unveränderbare Aufbewahrung von Informationen über längere Zeiträume und hilft dabei, Prozesse durchzusetzen, wie beispielsweise bei wichtigen Unternehmensinformationen wie Weisungen, Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen, Rückrufen und Abnahmen.

Warum Microsoft 365 als ECM für gelenkte Dokumente?

Moderne Plattform:
Microsoft 365 bietet eine moderne Plattform, die kontinuierlich weiterentwickelt wird, um den sich ständig ändernden Anforderungen gerecht zu werden.
Leistungsstarke Content Services:
Profitieren Sie von leistungsstarken Content Services, die bereits von vielen Unternehmen weltweit genutzt werden.
Integrierte Dienste:
Durch die nahtlose Integration von Diensten wie SharePoint, Power Automate und Power Apps erhalten Sie eine umfassende Lösung für Ihr Dokumentenmanagement.
Flexibilität und Skalierbarkeit:
Microsoft 365 ist flexibel und skalierbar, sodass es sich an die Größe und Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen kann.
Zugänglichkeit:
Die Nutzung von Microsoft 365-basierten Lösungen erfolgt über den Browser, am Smartphone und sogar direkt in Teams, was eine einfache und flexible Nutzung ermöglicht.
Sicherheit und Compliance:
Profitieren Sie von den Sicherheits- und Compliance-Funktionen von Microsoft 365, die Ihre Daten und Dokumente schützen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten.

Unser Angebot

Unsere Erfahrung aus zahlreichen Projekten und unser Framework bieten:

Seitenbibliothek mit Versionsverwaltung für Haupt- und Nebenversionen.
Definition und Aufbau geeigneter Metadatenstrukturen.
Definierbarer Aufbewahrungsschutz von veröffentlichten Inhalten, z.B. für 10 Jahre ohne Änderungen.
Power Automate-Freigabeprozesse, die nicht umgangen werden können.
Aktive Verteilung der Informationen z.B. durch eine Startseite mit dynamischer Auflistung der geänderten Artikel.

Warum also noch ein separates DMS oder ECM System kaufen? Unsere Lösungen bieten alles, was Sie benötigen, um gelenkte Dokumente und Informationen effizient zu verwalten und zu lenken, integriert in Ihre vertraute Microsoft 365 Umgebung.

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Was ist 4 + 3

Wie kann ein Dokumentenmanagement in Microsoft 365 aussehen?

Zertifikate Management mit E-Mail-Automatisierung

Strukturierte Dokumentenverwaltung für die Ausstellung von Zertifikaten im digitalen Arbeitsplatz

Lösung zur Verwaltung strukturierter Großdokumente

Qualitätsgesicherte Fachinformation integriert in die Welt von Microsoft 365 und MS Teams

360° Kundensicht auf Dokumente in Microsoft Teams

360° Kundenakte inkl. Dokumentenmanagement und Anlagen in Microsoft Teams

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