Fachartikel Isolierte Mitarbeiter-App = geringe Reichweite?

Mitarbeiter-Apps sind ohne Zweifel ein attraktiver und moderner Weg für die Unternehmenskommunikation, um mit Mitarbeitern zu kommunizieren. In den letzten Monaten habe ich bei Beratungsgesprächen rund um interne digitale Kommunikation im Digital Workplace und Intranet mehrfach Mitarbeiter-Apps entdeckt, die parallel und unabhängig vom Digital Workplace und Intranet existieren und die nicht die erhoffte Reichweite erzielen. Ich berichte hier von zwei Fallstudien – eine individualentwickelte App und ein Out of the Box Produkt.

Fall 1: News App mit Corporate Branding

Im ersten Fall wird die individualentwickelte App betrachtet. Sie fokussiert sich komplett auf Unternehmensnews. Es werden ungefähr 10 Prozent der Mitarbeiter erreicht, das Intranet erreicht mehr als 90 Prozent – obwohl es nicht auf mobilen Geräten mit kleinen Displays ausgegeben werden kann. Warum bleibt die Reichweite der App so gering?
  1. Für Mitarbeiter sind zusätzliche Schritte erforderlich. Sie müssen sich diese App aufs Smartphone installieren und ggf. ein separates Login beantragen. Dieser Schritt wird nur gemacht, wenn es sich wirklich lohnt – aus Sicht des Mitarbeiters. Und da die Inhalte und News auch über das normale Intranet zugänglich und für die operative Arbeit nur bedingt relevant sind, ist die Notwendigkeit wohl nicht hoch genug.
  2. Es gibt Mitarbeiter, die einer Unternehmens-App auf dem privaten Smartphone nicht trauen – da Sie sich vor Überwachung fürchten.
  3. Externe oder Ehemalige werden kaum erreicht. Das war zu erwarten – denn wer Informationen zu einem Unternehmen haben möchte, wird eher googlen als sich dafür eine spezielle News-App zu installieren. Dafür sticht das öffentliche Informationsangebot (welches ja wegen der Zulassungsbeschränkungen im Apple App Store angelegt wird) nicht als wertvoll genug heraus.
Lessons Learned: In Unternehmen gibt es oft große Gruppen, die PC-Arbeitsplätze haben. Diese erreicht man mit einem Intranet sehr gut. Auch weil das Intranet als Zugang zum digitalen Arbeitsplatz mehrfach täglich genutzt wird. Eine Notwendigkeit des Zugangs abseits vom Laptop (Homeoffice, auf Reisen) ist für diese Art von Inhalten nicht erforderlich.  Für die Zielgruppe ohne PC-Arbeitsplatz ist das Angebot schlicht nicht attraktiv genug. Sie fokussieren, wenn überhaupt arbeitsrelevante Themen, wie zum Beispiel den Austausch im Chat mit den direkten Kollegen (aktuell Schatten IT, bald MS Teams).

Fall 2: Mitarbeiter App als Digitale Mitarbeiterzeitung

Fall 2 ist eine Mitarbeiter-App eines bekannten Out of the box Anbieters. Ihr Fokus liegt auf News und Vernetzung der Mitarbeiter in einer Community. Sie wird parallel zu einem Intranet betrieben und soll als digitale Mitarbeiterzeitung separiert von Arbeitsinhalten sein. Das Intranet ist etwas in die Jahre gekommen, aber mit viel arbeitsrelevanten Informationen und Weisungen für viele Mitarbeiter außerordentlich wichtig. Die Out of the box Mitarbeiter-App verschafft der Unternehmenskommunikation den Freiraum, Mitarbeiter etwas moderner und mobil auf privaten Smartphones zu erreichen. Auf Grund besonderer Sicherheitsanforderungen und der separaten Cloud Plattform des Anbieters der App, dürfen aber keine arbeitsrelevanten Inhalte kommuniziert oder diskutiert werden (!). Die App erreicht ca. 30 Prozent der Mitarbeiter, das Intranet nahezu 95 Prozent – in einigen Fällen jedoch nur in der Bürozeit (z.T. Homeoffice, z.T. Büro), die bei einigen Mitarbeitergruppen gering ist. Warum bleibt die Reichweite der Mitarbeiter-App gering?

Die Gründe wiederholen sich. Wichtige und direkt arbeitsrelevante Inhalte fehlen. Apps, wie zum Beispiel Chat mit Mitarbeitern. Es fällt insbesondere auf, dass viele Mitarbeiter, die im Intranet problemlos erreicht werden könnten, nicht erreicht werden.

Lessons Learned: Auch hier zeigt sich, dass viele Mitarbeiter nicht bereit sind extra Schritte zu gehen, wie eine separate App zu installieren und ein separates Login zu nutzen, um Zugang zu Unternehmensnews zu haben. Durch die separate Plattform wird die Reichweite künstlich beschnitten. Schade eigentlich.

In beiden Fällen ist ein erheblicher Aufwand in die doppelte Redaktion, Verknüpfung von unterschiedlichen Systemen und nicht zuletzt in Lizenz- bzw. Implementierungskosten geflossen. Anstelle einer Vernetzung der Mitarbeiter sind jedoch neue Silos entstanden.

Integrierter Lösungsansatz mit Microsoft 365

Aus diesen Gründen konzipieren wir Intranet und digitale Kommunikationslösungen lieber integriert – Kommunikation und Arbeit muss für die Mitarbeiter ein attraktives Bündel sein. Als Intranet Agentur mit 100 Prozent Fokus auf Microsoft 365 & Technologie nutzen wir die Werkzeuge, um aus den bereitgestellten Diensten attraktive Kommunikations-, Zusammenarbeits- und Digitalisierungslösungen zu planen und umzusetzen. Wir nutzen dabei unterschiedliche, auf die jeweilige Zielgruppe und das Unternehmen zugeschnittene Architekturen.

In Fall 1 haben wir die Erneuerung des Intranets und des Mitarbeiterportals als digitale Eingangstür und identitätsstiftende Heimat für die Mitarbeiter des Unternehmens angestoßen. Geschwindigkeit gewinnen wir dadurch, dass zunächst ein News Hub auf Basis von Microsoft 365, in diesem Fall SharePoint, auf Basis von vielen OOB Funktionen umgesetzt wird. Durch diese Abgrenzung kann sogar das parallele Teams Projekt noch überholt werden. Die Kommunikation kann nun gebündelt in Intranet und App sinnvoll koordiniert genutzt werden – zum Wohle der Reichweite.

In Fall 2 ist eine Erneuerung des Intranets inkl. Mitarbeiter-App angestrebt. Auf Grund der Anforderungen an die Datensicherheit nutzen wir Office 365 Dienste. Das erlaubt unterschiedliche Zugänge:

  1. Mitarbeiter mit Unternehmensgeräten bringen den großen Reichweitenschub für die Inhalte der App durch die nahtlose Verwendung im Desktopbereich und auf gemanagten Geräten. Wir werten so die digitale Employee Experience insgesamt – und nicht nur für kleine Teile der Mitarbeiter – auf.
  2. Den bisherigen Mitarbeiter-App-Teil bringen wir mit besonderen Freigaben auf die privaten Smartphones – ohne separaten Nutzeraccount. Die Externen binden wir über die kostenlosen Gast-Zugänge ebenfalls ein. In beiden Fällen ist nicht nur die Technologie vereint, auch kommunikative Silos sind aufgelöst. Insgesamt werden wir ein besseres Nutzungserlebnis und besser informierte Mitarbeiter haben. In beiden Fällen auf einer Plattform, die für Applikationen und Integration von der IT akzeptiert wird und, die Anschluss an MS Teams, welches von den Mitarbeitern genutzt wird,- bietet.

Der integrierte Ansatz schafft für die Unternehmenskommunikation Freiräume, die für attraktivere Inhalte und Stories genutzt und gleichzeitig von einer breiteren Öffentlichkeit konsumiert werden können – egal ob mobil oder im Büro.

Haben Sie Fragen zum Thema? Dann zögern Sie nicht und kontaktieren Sie uns. Wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.

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    Dr. Julian Bahrs