Bereits im Juli 2017 hatten wir im Rahmen der Digital Workplace Fachkonferenz den Artikel „Office 365 – Ein Überblick zu den Apps und ihren Funktionen“ veröffentlicht, um Lesern eine Übersicht der Tools, Anwendungsszenarien und Funktionsweisen des neuen und umfangreichen Office 365-Pakets zu bieten.

Nachdem nun mittlerweile drei Jahre seit der Veröffentlichung des Artikels vergangen sind, hat sich hinsichtlich des Office-365-Umfangs viel getan: aufgrund des von Microsoft verfolgten Evergreen-Ansatzes, der mit kontinuierlichen Weiterentwicklungen der Anwendungen – unter anderem auf Basis des Nutzerfeedbacks – einhergeht, ist nicht nur die die Anzahl der Applikationen stetig gewachsen. Der Funktionsumfang wurde erweitert und selbst den Namen „Office 365“ gibt es so nicht mehr. Grund genug, Ihnen ein Update sowie einen Überblick des neuen Microsoft 365, dessen wichtigster Dienste und Funktionen zu verschaffen.

Bevor wir mit der Vorstellung der Dienste beginnen, ist es wichtig zu betonen, dass erst die Kombination und das Zusammenspiel der Anwendungen es ermöglichen, intelligente Kommunikations- und Digitalisierungslösungen im Digital Workplace zu schaffen. Microsoft 365 bildet dabei die Grundlage für folgende Lösungen:

Anwendungen und Dienste

Die wohl bekanntesten Office-Anwendungen Word, Excel und PowerPoint sind weiterhin fester Bestandteil des M365-Toolkits. Neben altbewährten Funktionen enthalten die Applikationen jedoch zusätzliche Features, die wir Ihnen nicht vorenthalten wollen. So sind alle drei Dienste kompatibel für das sogenannte Co-Authoring. Dieses ermöglicht es Nutzern, Dateien, die über die Cloud (z.B. Teams, OneDrive) geteilt wurden, parallel und zeitgleich zu bearbeiten. Dank automatischer Speicherfunktion und neuen Versionierungseinstellungen, werden Änderungen innerhalb der Datei sofort übernommen, wodurch alle Mitarbeiter, die über Zugriffsberechtigungen verfügen, immer in der neuesten und aktuellsten Version arbeiten. Zudem werden Anpassungen durch Kollegen in Ihrer Abwesenheit farbig an der exakten Stelle innerhalb des Dokuments gekennzeichnet. Lästiges Abspeichern und Verschicken von Datei-Versionen gehört somit der Vergangenheit an. Selbstverständlich lassen sich die Vorgängerversionen der Datei problemlos wiederherstellen.

PowerPoint verfügt darüber hinaus über eine praktische Referentenansicht für Vorträge, einen Laserpointer und eine Lupe zur besseren Darstellung innerhalb des Präsentationsmodus sowie automatisch generierte Untertitel bei Kopplung eines Mikrofons. Zusätzlich enthält die neueste PowerPoint-Version KI-gestützte Designvorschläge sowie Hilfestellungen bei der Erstellung von Lern- und Schulungsvideos.

OneNote eignet sich hervorragend, um digitale Notizen zu erstellen und diese in übersichtlichen Notizbüchern, Abschnitten und Seiten zu strukturieren. Dabei können Mitarbeiter wählen, ob sie die Aufzeichnungen zunächst nur für sich selbst anlegen oder über Co-Authoring innerhalb der Cloud-Dienste mit Kollegen teilen und bearbeiten möchten.
Zudem lassen sich nicht nur klassische Notizen anlegen – OneNote ermöglicht das Hinzufügen von Audio-, Video-, Bild-Formaten, die Integration von Kalkulationstabellen sowie verschiedenste Optionen farbiger Markierungen und zeichnerischer Elemente. Darüber hinaus ist OneNote über Tablets und andere mobile Endgeräte zur Nutzung kabelloser Eingabestifte kompatibel.

OneDrive ist Ihr persönlicher Cloud-Speicher innerhalb des Microsoft-365-Pakets. Mit einem Terabyte Speicherkapazität können Nutzer problemlos Dokumente verwalten und via Zugriffssteuerung mit anderen Mitarbeitern teilen. Sollten Dateien einmal versehentlich gelöscht werden, können diese problemlos über den Cloud-Dienst wiederhergestellt werden.

Zugriff auf Ihren OneDrive-Speicher erhalten Sie dabei ganz flexibel und synchron über die Desktop-App, den Webbrowser oder das mobile Endgerät. Dabei ist es egal, ob sie gerade über eine aktive Internetverbindung verfügen oder nicht – gewünschte Änderungen an Ihren Dateien nehmen Sie ganz unkompliziert offline vor. Sobald im Anschluss wieder eine Verbindung mit dem Internet hergestellt werden kann, werden diese automatisch synchronisiert.

Outlook unterstützt Sie wie gewohnt bei der Verwaltung Ihrer Emails und Termine. Dabei verfügt die Anwendung innerhalb des M365-Pakets über ein 100GB großes Postfach sowie ein fast unbegrenztes, persönliches Online-Archiv. Dank des integrierten Spam- und Virenschutzes sind Sie auch weiterhin sicher vor unerwünschten Mails und Malware.

Mit der umfangreichen Suchfunktion für Posteingang und Archiv sowie der Möglichkeit, Emails und Ordnerstrukturen individuell zu verwalten, behalten Sie stets den Überblick. Darüber hinaus ermöglicht es Outlook, Kalender sowohl nebeneinander als auch direkt übereinander anzuzeigen.

Microsoft Teams bildet das Herzstück der digitalen Zusammenarbeit innerhalb des M365-Toolkits. Hier können sich Mitarbeiter direkt über den Chat austauschen, diese zu Gruppenchats erweitern, um weitere Kollegen in die Unterhaltung miteinzubeziehen, miteinander telefonieren, Konferenzen und Business-Meetings organisieren oder Dateien austauschen.

Über die Team-Strukturen lassen sich Dokumente und Unterhaltungen zu spezifischen Projekten, Fachbereichen oder Abteilungen sammeln und gezielt an einem Ort bereitstellen.

Darüber hinaus können weitere Applikationen bequem in Teams integriert werden: bilden Sie beispielsweise Ihre Aufgabenplanung innerhalb eines Team-Kanals mit Planner ab oder fügen Sie Ihre Notizen und Protokolle in OneNote ein, um sie für alle Team-Mitglieder sichtbar zu machen. Selbstverständlich sind auch Word, Excel und PowerPoint (inklusive Co-Authoring) mit Teams kompatibel.

Auch externe Nutzer, die nicht Teil Ihrer Organisation sind, können für die Zusammenarbeit in Teams als Gäste hinzugefügt zu werden und sich so am Austausch beteiligen.

Chats, Audio- und Videokonferenzen führen Sie dabei bequem per Desktop-App, Webbrowser oder über die Mobile-App für Smartphones oder Tablets durch – ganz flexibel, egal ob von zu Hause, im Büro oder unterwegs.

Forms ist ein modernes Umfrage-Tool, mit dem sich schnell und unkompliziert die Meinungen Ihrer Kollegen und Mitarbeiter einholen lassen. Dabei lässt sich die Eingabemaske passend zu Ihrer Umfrage gestalten – egal ob Freitext, Skala oder Auswahlmöglichkeiten.

Zudem lässt sich Forms nahtlos in weitere M365-Applikationen wie Teams, Yammer oder SharePoint integrieren.

Microsoft Stream ist – wie der Name bereits vermuten lässt – der Video-Streaming-Dienst des M365-Pakets. Hier lassen sich Videoaufnahmen aufnehmen, speichern und per Zugriffssteuerung an ausgewählte Personen oder auch das gesamte Unternehmen freigeben.

Auch hier profitieren Nutzer von den Integrationsmöglichkeiten: Stream-Videos können beispielsweise in News-Artikeln oder Inhaltsseiten der SharePoint-Plattform bereitgestellt werden. Dank der Verknüpfung mit MS Teams lassen sich Besprechungen und Videokonferenzen zudem mit nur einem Klick aufzeichnen und stehen im Nachgang sofort auf der Stream-Plattform zur Verfügung.

Mit SharePoint Online verfügt Microsoft 365 über ein umfangreiches Dokumenten- und Informationsmanagement-System, das sich ideal als Intranet-Plattform eignet. Dank der intuitiven Bedienung erlaubt es SharePoint Online auch Nutzern ohne IT-Hintergrund, unternehmensweite Nachrichten redaktionell anzulegen und wichtige Inhaltsbausteine zu platzieren. So können beispielsweise Zielgruppen für Nachrichtenkanäle definiert, Inhaltsgenehmigungen angefordert und Dokumentbibliotheken verwaltet werden.

Dank des responsiven Designs können Sie SharePoint Online von jedem Web-Browser aus verwenden. Dabei passt sich die Oberfläche automatisch an ihr (mobiles) Endgerät an und gewährleistet so eine flexible und benutzerfreundliche Handhabung.

Die seiten- und organisationsübergreifende Suchfunktion ermöglicht es Nutzern zudem, benötigte Inhalte und Dokumente sowie Ansprechpartner und Nachrichtenseiten in Sekundenschnelle ausfindig zu machen.

Darüber hinaus lassen sich auch in SharePoint weitere Microsoft365-Dienste wie Forms, Planner, Stream, Word, Excel und PowerPoint integrieren, um Mitarbeitern eine zentrale Informations- und Dokumenten-Plattform zu bieten.

Die neueste SharePoint-Version deckt somit die nötigsten Funktionen und Anforderungen an ein modernes Intranet ab, weshalb „Out-of-the-Box“-Aufsätze hierbei nicht mehr von Nöten sind. Spezifische Anforderungen und Bausteine lassen sich nichtsdestotrotz mit oftmals geringem entwicklerischen Aufwand ergänzen und tragen so zu einem ganzeitlichen Erscheinungsbild der internen Kommunikationsplattform bei.

Planner bietet Nutzern die Möglichkeit, Aufgaben zuzuweisen, zu verwalten und somit den Überblick über anstehende und offene Tasks zu behalten. Dabei eignet sich die Applikation ideal für das Aufgabenmanagement in Gruppen, Projekten oder Fachabteilungen.

Dank der nahtlosen Integration in Microsoft Teams haben alle Gruppenmitglieder stets Zugriff auf die zu erledigenden Aufgaben und können sich so ideal untereinander organisieren.

Ähnlich wie bei Planner handelt es sich bei Microsoft ToDo um ein Tool zur Aufgabenverwaltung. Allerdings steht hierbei die Organisation der persönlichen Tasks im Vordergrund. Mit der „My Day“-Übersicht erhalten Sie intelligente und individuell auf den Nutzer abgestimmte Vorschläge für Ihre zu erledigenden Aufgaben.

Sie können darüber hinaus Termine einstellen und verwalten und über die Erinnerungsfunktion sicherstellen, dass Sie diese nicht verpassen.

Mit Microsoft PowerApps lassen sich Business-Applikationen individuell erstellen und konfigurieren. Bestellungen von Bürobedarf, Kantinen-Apps oder Ticket-Systeme sind nur einige Beispiele nützlicher Anwendungsfälle des Microsoft-Diensts.

Zusätzlich lassen sich Workflows und KI integrieren sowie wichtige Performance-Indikatoren ableiten, dank der Verknüpfung mit Power Automate, Power BI und Microsoft Graph.

Microsoft Power Automate (ehemals Flow) erlaubt es Nutzern, Workflows anzulegen und zu steuern. Auch hier benötigt man für die Erstellung einfacher Workflows nicht zwingend einen IT-Hintergrund. So können Sie Genehmigungsworkflows für Inhalte oder Urlaubsanträge in wenigen Klicks bereitstellen. Power Automate ist somit die ideale Ergänzung zu Microsoft PowerApps.

Microsoft Search ermöglicht es Ihnen, über alle M365-Dienste hinweg nach Dokumenten, Inhalten oder Personen zu suchen. Dabei verfügt jede Anwendung über ein entsprechendes Suchfeld, das prominent im oberen Bereich der M365-Kopfzeilenleiste platziert ist.

Zusätzlich kann die Suche so konfiguriert werden, dass Nutzern intelligente Ergebnisvorschläge anhand bestimmter Keywords und Eingaben angezeigt werden. Dank der Microsoft-Graph-Konnektoren lassen sich darüber hinaus externe Inhalte außerhalb des M365-Umfelds in die Suche einbinden.

Um die Suche für Ihre Mitarbeiter noch ansprechender und intuitiver zu gestalten, haben Sie die Möglichkeit, Filter und Suchkategorien individuell und passend zu Ihren Unternehmensinhalten zur Verfügung zu stellen.

Yammer ist einer der Dienste, die im Laufe der Zeit die wohl größte Veränderung durchgemacht haben. Unter dem Stichwort „The New Yammer“ baut Microsoft hier auf einen neuen Social Feed, der die gezielte Kommunikation zu Themengebieten, Gruppen oder Abteilungen ermöglicht.

Nutzer können nun ihre favorisierten Kanäle verwalten und diese dank der neu eingeführten Pinn-Funktion individuell und präsent platzieren.

Mit dem Read-Only-Feature für Beiträge lassen sich Ankündigungen nun unternehmensweit streuen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter nichts verpassen und sich stets auf dem neuesten Stand befinden.

Darüber hinaus gibt es eine überarbeitete Event-Ansicht, die den gezielten Austausch zu Veranstaltungen ermöglicht.

Auch beim Thema Branding hat sich Microsoft etwas einfallen lassen – so können Yammer-Kanäle nun passend mit dem Corporate-Identity-konformen Design ausgestattet werden.

Weitere Dienste

 

Sollten Sie Fragen haben oder weitere Informationen zu den oben genannten Anwendungen und Diensten benötigen, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren.

 

 

Kommentare

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    Stefan Kohl