Fachartikel Digitale interne Kommunikation mit Herz – Wieso ein Intranet gerade jetzt wichtig ist

In unseren Analysen zu digitaler Kommunikation decken wir immer wieder auf: Vielen Intranets fehlt eine klare Zielgruppenansprache, die Themen und deren Präsentation sind langweilig, nicht relevant und entsprechen zudem nicht dem persönlichen Interesse der Mitarbeiter. Hinzu kommt, dass die Vielfalt der Content-Formate und deren Authentizität den Ansprüchen und Erwartungen der Zielgruppen nicht gerecht werden und so die Identifikation mit dem Unternehmen leidet und die gewünschte Stärkung der Leistungsbereitschaft ausfällt.

Aber warum ist das eigentlich so? Hilft es vielleicht in diesem Bereich den Umfang der internen Kommunikationsbemühungen der externen Kommunikation gegenüberzustellen und entsprechende Ableitungen vorzunehmen? Oder lässt sich das brach liegende Potenzial ganz einfach durch ein breites Maßnahmenportfolio und kreatives Storytelling ausschöpfen?

Wir meinen: Ein Intranet mit Herz ist der ideale digitale Treffpunkt und Touchpoint für Mitarbeiter und Unternehmenskommunikation – gerade in diesen Zeiten.

Wir haben daher die aktuellen Trends und wichtigsten Erfolgsfaktoren der Mitarbeiterkommunikation in unseren aktuellen Projekten identifiziert, die Erfahrungen und Meinungen von Kommunikatoren unterschiedlicher Branchen und Bereiche berücksichtigt und in unsere Empfehlungen für ein State-of-the-art-Intranet mit einfließen lassen.

Integration

Kein Buzzword und schon lange kein Trend mehr, sondern eher Kerndisziplin und Basis eines Intranets – der digitale Arbeitsplatz. Hier findet sich der persönliche Startpunkt eines jeden Mitarbeiters in die Informationswelt im Unternehmen und das Eingangstor zu allen relevanten Anwendungen wieder. Dabei liegt der Fokus auf einer smarten Integration aller relevanten Kanäle und der Etablierung einer digitalen Durchgängigkeit um das Arbeiten ohne fühlbare Systemgrenzen zu ermöglichen.

Fakten, Fakten, Fakten und an die Leser denken

Natürlich steht das Intranet noch immer für das ursprüngliche Konzept und muss einer Informationspflicht nachkommen können, allerdings verschiebt sich der Fokus zunehmend von dem Absender auf den Leser einer Information.

Nutzer wünschen sich immer mehr selbst darüber entscheiden zu können, welche Informationen für sie interessant und relevant sind und wann und wie diese Informationen zu ihnen gelangen. Viele haben sich bereits an die personalisierten Empfehlungen im Netz gewöhnt und erwarten mittlerweile die gleichen Filter und aktive Personalisierung, die in Social Media gang und gäbe sind, auch im beruflichen Kontext.

Das zukünftige Intranet sollte also so schlank und flexibel wie möglich gestaltet werden, um die stetig steigende Informationsflut noch besser bewältigen zu können und den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden.

Mitarbeiterpartizipation

Das Aufgabenfeld der internen Kommunikation erweitert sich – in der Vergangenheit lag der Fokus weitestgehend darauf, Informationen der breiten Masse bereitzustellen. Doch mittlerweile rückt das Fördern der Interaktion und die Befähigung zur aktiven Kommunikation der Mitarbeiter immer mehr in den Mittelpunkt.

Mitarbeiter werden zu internen Influencern die authentischen Employee Content bereitstellen und somit Top-Down-Content durch Bottom-Up-Inhalte ergänzen. Zudem bewerten sie die Relevanz und Qualität der Portalinhalte und erhöhen somit den positiven Einfluss auf die Akzeptanz.

Das Mitarbeiterportal wächst genau zu dem heran, was auch der Begriff impliziert – ein Portal von den Mitarbeitern für die Mitarbeiter.

KI in und für die Kommunikation

Das Thema Künstliche Intelligenz ist in aller Munde und auch wenn es sich noch nach Zukunftsmusik anhört, ist der Weg zum intelligenten Intranet nicht mehr weit. Bereits jetzt gibt es konkrete Einsatzszenarien in der Kommunikation für KI, wie bspw. die automatische Verschlagwortung von Inhalten die dann für die Personlisierung eingesetzt wird. Oder auch die maschinelle Übersetzung von fremdsprachigen Texten in Echtzeit. Die KI nimmt der Redaktion direkt Arbeit ab und schafft somit Zeit für weitere Tätigkeiten.

Zunehmend kommen auch Chatbots im Intranet zum Einsatz, um unter anderem Direktzugriffe auf Informationen zu bieten und das Suchen zu erleichtern. Dabei können Bots ein Onboarding begleiten und Antworten auf Fragen zu einem neuen System liefern oder den richtigen Ansprechpartner in Sekundenschnelle ausfindig machen.

Analog in digitalen Zeiten

Die analoge Kommunikation ist trotz der Digitalisierung wichtig. Das persönliche Gespräch im beruflichen Kontext ist so angesagt wie lange nicht mehr. Die Mitarbeiter wünschen sich den Austausch fernab von jeglicher Plattform.

Das analoge Pendant zum digitalen Austausch kann also nicht durch eine technische Lösung geleistet werden. Möglich sind aber unterstützende Formate wie beispielsweise, dass ein Lunch-Roulette-Bot innerhalb des Intranets dabei unterstützt, ausgewählte Personen zu einem Mittagessen zusammenzuführen, die genau diesen Dialog suchen. Oder dass Veranstaltungen einen live gestreamten und später als Video-Aufzeichnung bereitgestellten digitalen Zwilling bekommen.

Formate die auch ankommen

Menschen zum Lesen oder Zuhören und Engagieren anzuregen, gestaltet sich heutzutage immer schwieriger. Reine Textwüsten entsprechen nicht mehr den Medienkonsumgewohnheiten der Nutzer in digitalen Zeiten. Sie wollen authentisch informiert werden. Individuelle Videos und Audio-Inhalte sind mittlerweile das Format, um Veränderungen im Unternehmen zu kommunizieren und Emotionen zu transportieren. Zudem können Formate wie Podcasts oder Vlogs komplexe Zusammenhänge effektiver vermitteln und nebenbei auch noch unterhaltsam sein. Somit gehört dieser Content selbstverständlich auch in jedes Portal.

Mobil

Webseiten werden inzwischen mehr von mobilen Geräten als vom Browser aufgerufen. Auch in der internen Kommunikation erreicht man Mitarbeiter per App besser. Wichtig ist die Aufbereitung und Nutzbarkeit der Inhalte und Formate sowie das Zusammenspiel am Schreibtisch und mobil.

In den nächsten Wochen werden wir noch genauer auf einzelne Trends der internen Kommunikation eingehen.

Bis dahin möchten wir Ihnen unser InternalComs Update ans Herz legen. Bei Rückfragen aller Art können Sie sich selbstverständlich gerne an uns wenden.

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    Jonas Fladung