Fachartikel Events mit Microsoft Teams

In Zeiten von zunehmender #wfh und Homeoffice spielt Microsoft Teams und Microsoft 365 als ganzes eine immer größere Rolle.
Gerade der Anstieg der Nutzung zur Spitze der Pandemie in Italien sei hier genannt.

Diese Zusammenarbeit geht aber in der Regel im Business Kontext über das reine Arbeiten in Projekten oder Abteilungen hinaus. Oftmals werden analoge Formate, die geplant waren, nun abgesagt oder auf unbestimmte Zeit verschoben. Das muss aber nicht sein, denn Microsoft bietet auch hier die passende Software um beispielsweise ein Town Hall Meeting abzuhalten.

Die Möglichkeiten und Learnings hat Microsoft selbst hier in einem informativen Blogpost beschrieben.

Zusammengefasst bieten sich gerade für Live Events drei grundsätzliche Wege an:

  • Live-Event auf Yammer
  • Live-Event auf Microsoft Stream
  • Live-Event auf Microsoft Teams

Zunächst sollte man sich hierzu überlegen, welche Zielgruppe in Frage kommt. Möchte ich nur mit Internen oder eben auch mit Externen ein Live-Event starten. Yammer und Microsoft Stream kommen nur bei der Beteiligung von ausschließlich Internen in Frage. Microsoft Teams ist hier flexibler im Einsatz und lässt auch die Teilnahme von Externen zu. Ist somit, was die Zielgruppe angeht flexibler und aus meiner Sicht auch am schnellsten zu Erlernen und zu Bedienen.

Live-Events in Microsoft Teams

Ich möchte das nun etwas näher beleuchten und auf die Möglichkeiten und Grenzen von Live-Events in Microsoft Teams eingehen.

Ein Live Event zu planen ist denkbar einfach in Microsoft Teams: im Kalender Bereich wählt man Liveereignis unter dem Punkt Neue Besprechung aus und kann dieses planen.

 

 

Bei der Einrichtung hat man die Möglichkeit direkt Referenten zu benennen. Hier lassen sich auch Externe als Referenten benennen.

 

 

Dann wählt man den Teilnehmerkreis aus.

 

Und hat dann verschiedene Optionen für die Funktionalität des Live-Events. Auf einige Funktionen möchte ich im Folgenden noch näher eingehen.


Aber, zuvor der letzte Schritt in der Planung eines Live-Events:

 


Hier findet sich nun der Teilnehmerlink, den ich dann bei internen Events über die Kanäle der Unternehmenskommunikation oder bei externen Events auch über eine Website verteilen kann.

Funktionen eines Live-Events

Grundsätzlich gibt es auch in einem Live Event die Möglichkeit dieses aufzuzeichnen und per Stream zur Verfügung zu stellen. Möchte ich diese Aufzeichnung nun extern zur Verfügung stellen, kann ich diese im Nachgang in Stream als MP4 herunterladen und dann beispielsweise auf YouTube oder Vimeo zur Verfügung stellen.

In einem typischen Live-Event gibt es vier Rollen:

  • Organisator
  • Produzent
  • Referent
  • Teilnehmer

Der Organisator ist im Wesentlichen für die Technik und das Planen des Events zuständig. Der Teilnehmer kann in einem Live-Event logischerweise nur bedingt eingreifen, in dem er beispielsweise Fragen stellt, wenn dies erlaubt ist (siehe oben). Interessanter sind die Rollen des Produzenten und Referenten.

Hier ein wichtiger Hinweis: die Produzenten müssen vor dem Start des Events definiert werden. Während einem laufenden Events besteht nicht die Möglichkeit diese Rolle nachträglich zu besetzen. Hingegen bei Referenten gibt es auch während dem Live-Event die Möglichkeit dies zu tun.

Die Rollen haben dann in einem Live Event unterschiedliche Möglichkeiten und auch eine jeweils andere Sicht auf das Live-Event.

Die Produzentensicht bietet zum einen eine Ansicht, die zwischen einer „Warteschlange“ und dem Liveereignis als solches unterscheidet. Hier hat der Produzent die Möglichkeit einen geteilten Bildschirm oder eine Applikation sowie das Videobild des Referenten hinzuzufügen und dann aus der Warteschlange heraus, quasi live zu schalten.

 


Außerdem gibt es die Option einen Status und Leistungstab einzublenden. Hier gibt es verschiedene Metriken zu Sendebandbreite, sowie Sendeauflösung der verwendeten Kamera. Maximal möglich sind momentan 720p.

Ein weiterer interessanter Bereich ist die Funktion der Frage und Antwort (Q&A). Ist diese Funktion in einem Live Event vorgesehen, so gibt sie dem Produzenten die Möglichkeit Fragen der Teilnehmer zuzulassen oder abzulehenen und dann entsprechend zu beantworten. Erst wenn die Frage veröffentlicht ist, sieht das gesamte Publikum diese und hat die Möglichkeit per Like darauf zu reagieren um zu verdeutlichen, dass die Frage von besonderem Interesse ist. Wird die Frage nicht veröffentlicht, so kann der Produzent mit einer privaten Nachricht darauf antworten.

 

 

Die Frage und Antwort Funktion kann auch während einem Live-Event noch beendet werden.

Grenzen von Live-Events

Man sieht also, dass Microsoft Teams auch hier massiv ausgebaut wurde in Richtung von Großereignissen. Ein paar Grenzen gibt es dennoch, so können beispielsweise maximall 10.000 Teilnehmer an einem Live-Event teilnehmen und man kann in einem Tenant maximal 15 parallele Live-Events veranstalten. Außerdem ist die Länge eines Live-Events auf aktuell 4 Stunden begrenzt. Für die meisten Anwendungsfälle im Business Kontext sollten diese Beschränkungen keine Rolle spielen.

Ich kann Sie nur ermutigen dieser Form der Digitalisierung eine Chance zu geben und es als Alternative zu einer Absage beispielsweise eines Town Hall Meetings zu begreifen.

Sollten Sie noch Fragen zum Thema haben, kommen Sie gerne auf uns zu.

Kommentare

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    Felix Gronau