Fachartikel Unternehmen Management von teamübergreifenden Prozessdokumenten in MS Teams

Der Hype um Microsoft Teams ist durch die coronabedingte Steigerung der Remote Work noch größer geworden. Etliche Unternehmen setzen Microsoft Teams ein, überwiegend, um durch Chat- und Videofunktionen die Kommunikation unter den Mitarbeitern aufrechtzuerhalten und die Zusammenarbeit zu ermöglichen.

Doch: MS Teams als Dokumentenmanagementsystem (DMS) einsetzen?

Das passiert in der Praxis leider noch viel zu selten. Meistens wird nur eine flache Dokumentenablage in den Teams oder im Chat und dem OneDrive genutzt. Natürlich nimmt man die Vorteile der tiefen Integration in die gängigen Office-Applikationen wie Word, Excel, PowerPoint und OneNote mit, genauso wie das synchrone gemeinsame Bearbeiten der Dokumente (Co-Authoring). In Bezug auf die Ablage erfolgt allerdings oft ein Rückschritt gegenüber den qualitätsgesicherten und strukturiert verwalteten Dokumenten mit definierten Stati und eventuell damit verbundenen Freigabeprozeduren. Es entstehen typischerweise Silos in verschiedenen Teams mit einer flachen oder nahezu chaotischen Ablage. Die Folgen: Doppelarbeit, unklarer Status, inaktive Links in alten Chats usw. Das ist ineffizient und kostet einige Mitarbeiterstunden. Können Sie es sich leisten diese Zeit zu verschenken?

Sparen Sie Zeit und Geld

Denn: Richtig eingesetzt müssen MS Teams und ein DMS kein Nebeneinander sein. Wie gehabt bleibt SharePoint, jetzt aber Modern SharePoint Online, der richtige Platz für den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes: Von der Erstellung über die Überarbeitung (Revision), über die Freigabe (Dokumentenlenkung) und Veröffentlichung bis zur Stilllegung oder Archivierung des Dokuments. Dieser gesamte Lebenszyklus mitsamt Versionierung wird in SharePoint Online abgebildet und kann so perfekt in Teams integriert werden. In Kombination mit weiteren Diensten aus Microsoft 365 wie z. B. PowerAutomate / Flow, ein Toolkit, mit dem eine leistungsfähige und am jeweiligen Prozess ausgerichtete Dokumentenlenkung direkt auch in MS Teams integriert erfolgen kann, wird das Bild richtig rund.

Gute Lösungen entstehen, wenn MS Teams als Frontend für das Dokumentenmanagement mit ausgeprägtem Chat und Notification-System kombiniert wird. MS Teams stellt dann die Lösung für die schnelle, flexible Abstimmung und Teamarbeit in der Chat-Plattform und verbindet dies mit dem offiziellen, gesicherten und gemanagten Ablagesystem. Dabei punktet zusätzlich die volle Integration in die Microsoft Search.

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    Stefanie Poledne