Fachartikel Projekte steuern mit Microsoft Teams – Funktionen und Tools

Im ersten Teil dieser Serie haben wir uns damit beschäftigt, was MS Teams so revolutionär für das Projektmanagement macht. Es erleichtert durch viele Funktionen, vereint unter einer konsistenten Oberfläche, die wesentlichen Aufgaben eines Projektteams und trägt so zu schnelleren, besseren und kostengünstigeren Projekten bei. Auf welche typischen Funktionen und Tools Projektmanager setzen und wie sie zur verbesserten Steuerung eines Projektes genutzt werden, möchte ich heute genauer betrachten.

Grundsätzlich empfiehlt es sich für jedes Projekt ein eigenes „Teams“ innerhalb von Microsoft Teams anzulegen, am besten mit einem entsprechenden Präfix im Teams-Namen, so dass es sofort als Projekt erkennbar ist.

Mit Hilfe von Kanälen lassen sich sehr gut die aufeinanderfolgenden Phasen oder Teilprojekte abbilden. Dabei kann es sinnvoll sein, bei der Benennung der Kanäle ein Präfix in Form einer fortlaufenden Ziffer voran zu stellen. So wird sichergestellt, dass die Kanäle in chronologischer Reihenfolge dargestellt werden. Die Erfahrung hat gezeigt, dass man sehr zurückhaltend beim Anlegen neuer Kanäle sein sollte. Eine große Zahl an Kanälen dient nicht immer der Verbesserung der Übersichtlichkeit, zumal der Wechsel zwischen den Kanälen aus Nutzersicht leider nicht besonders intuitiv ist. Anstatt die Kommunikation in viele Kanäle zu unterteilen, sollte man als Projektleiter besser Wert darauf legen, dass die Kanalunterhaltungen selbst strukturiert ablaufen. Hilfreich ist hierfür, jede neue Unterhaltung mit einem aussagekräftigen Betreff zu eröffnen und die Mitarbeiter dazu anzuhalten, ihre Posts als Antwort im entsprechenden Thread zu platzieren. Typischerweise wird der Kanal „Allgemein“ nur für übergreifende Informationen zum Projektablauf genutzt, sowie zu den Kommunikationsregeln für das Projektteam, den definierten Abläufen und den Vereinbarungen zur Nutzung der Werkzeuge. Hieraus sollte für jeden Mitarbeiter klar ersichtlich werden, welches Werkzeug im Rahmen des Projekts, wann und wie zu verwenden ist. Dazu gehört z.B. die Regel, dass man innerhalb des Teams auf E-Mails verzichtet und stattdessen ausschließlich die Kanal-Unterhaltungen zur teaminternen Kommunikation nutzt.

In der Projektinitialisierungsphase, in der noch vieles offen und unstrukturiert ist, kann beispielsweise das in Teams integrierte Microsoft Whiteboard dabei helfen, Ideen zu sammeln, das Projekt und die dazugehörigen Bausteine zu strukturieren und zu Arbeitspaketen oder Projektphasen zusammenzufassen. Mit diesem, in Online-Meetings einsetzbaren Werkzeug, können Ideen auf virtuellen Post-its festgehalten und auf einer virtuellen Tafel gepostet, verschoben, gruppiert und zu Clustern zusammengefasst werden.

OneNote, ein weiteres sehr häufig durch Projektmanager eingesetztes Tool, ist nahtlos in Teams integrierbar. Es erleichtert beispielsweise die Sammlung und Zusammenstellung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen in unterschiedlichen Formaten. Ein großer Mehrwert ergibt sich aus der Möglichkeit, die Notizseiten auf das eigene Gerät zu synchronisieren und auch offline mit der OneNote Desktop-App zu bearbeiten.

In der Projektplanung und –steuerungsphase setzen viele Projektleiter auf das Tool Microsoft Planner, das sich wie OneNote, ebenfalls direkt in die Teams-Oberfläche einbinden lässt. Insbesondere bei agil gesteuerten Projekten ist Planner ein sehr hilfreiches Werkzeug, das nach dem Kanban-Prinzip funktioniert. Es eignet sich hervorragend für die Sammlung von User Stories in einem Backlog-Bucket und der Zuordnung von Backlog-Items zu Sprints und Team-Mitgliedern. Die Kommentarfunktion, die für jede Planneraufgabe zur Verfügung steht, bietet zu jeder Zeit die Möglichkeit, Statusinformationen zum Erledigungsstand an den Projektleiter zurückzumelden.

Schnelle und kurze Abstimmungen lassen sich über die Chatfunktion oder regelmäßige Online-Meetings durchführen.

Dokumente spielen ohne Frage in jedem Projekt eine zentrale Rolle. Die leistungsfähigen Dokumentenmanagement-Funktionen von SharePoint stehen analog auch in Teams zur Verfügung. Das Bearbeiten von Dokumenten durch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig ist mit den aktuellen Office Tools (Word, Excel und Co.) in der Version Office 365 möglich, sofern das entsprechende Dokument in einem Online-Speicher (Teams, SharePoint Online, OneDrive) abgelegt ist.

Da technisch gesehen hinter jedem Teams eine SharePoint Site steckt, lassen sich auch weitere SharePoint-Listen, -Bildbibliotheken oder -Kalender nutzen und in Teams sichtbar machen ohne dass die Nutzer SharePoint selbst öffnen müssen. Denkbare Anwendungsfälle sind hier die Darstellung von Meilensteinen in einem Projektkalender, die Sammlung von „Issues“ in einer Ticket-Liste, eine Liste mit Projektrisiken auf Basis einer Risikoanalyse oder eine Auflistung von Stakeholdern und deren Bewertung. In naher Zukunft wird Microsoft übrigens eine neue Listenfunktionalität unabhängig von SharePoint zur Verfügung stellen, die in Sachen Gestaltbarkeit und Funktionalität den nächsten Schritt geht. Auch diese Listen werden natürlich direkt in Teams integrierbar sein.

Ein großer Mehrwert, gerade für Projekte, ist die Möglichkeit, auch Mitarbeiter anderer Unternehmen in ein Teams als Gäste aufzunehmen. So können externe Berater oder Zulieferer mit in das Projekt eingebunden werden. Durch entsprechende Policies ist sicherzustellen, dass hierbei die Datensicherheit gewährleistet ist. Mit Hilfe von sogenannten „privaten Kanälen“ lassen sich Daten so absichern, dass nur ausgewählte Mitglieder eines Teams darauf zugreifen können. Allerdings sollte diese Option eher die Ausnahme bleiben, da private Kanäle derzeit noch einige funktionelle Einschränkungen mit sich bringen. Dazu gehört bspw., dass es derzeit nicht möglich ist, Planner in private Kanäle zu integrieren. Es ist daher von Fall zu Fall abzuwägen, ob man alternativ nicht besser mit zwei Projektteams arbeitet, eines für die rein interne Zusammenarbeit und ein zweites ausschließlich für die Kommunikation und das Teilen von Informationen mit externen Gästen.

Es empfiehlt sich grundsätzlich alle Regelungen und Abläufe in einem Governance-Konzept zu definieren, um sicher zu stellen, dass die Verwendung von Microsoft Teams für Projekte nach einem einheitlichen Schema erfolgt. Je besser man das schafft, umso eher ist gewährleistet, dass sich Mitarbeiter, die sich in mehreren Projektteams gleichzeitig bewegen müssen, schnell und gut zurechtfinden. Das Feedback unserer Kunden hat in diesem Zusammenhang eine sehr interessante Erkenntnis zu Tage gebracht: Die Definition von Regeln oder einer Nutzer-Etiquette, sind das Eine, ob sie aber eingehalten werden ist das Andere. Dies hängt sehr stark von dem konsequenten Nachhalten der Regeln durch den Projektleiter oder seinem Stellvertreter ab. Gerade bei der Nutzung von Planner zeigt sich, dass es immer jemanden geben sollte, der einen regelmäßigen Blick auf die hinterlegten Aufgaben wirft und auch dafür sorgt, dass die Einträge aktuell gepflegt sind. Gegebenenfalls muss man dann auch mal mit dem eisernen Besen durchgehen und den Aufräumer spielen.

Neben den vielen Vorteilen, die Teams für das Projektmanagement mit sich bringt, so sind doch auch einige besondere Herausforderungen zu berücksichtigen. Mehr über die Herausforderungen und eine Übersicht meiner Top-Empfehlungen für erfolgreiches Projektmanagement mit MS Teams verrate ich Ihnen im dritten und letzten Teil dieser Beitragsserie.

Für Fragen oder weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite – Melden Sie sich einfach bei uns.


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    Roland Klein