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Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
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In unserem letzten Beitrag habe ich Ihnen das Tool Viva Amplify und die Möglichkeiten für die interne Kommunikation im Detail vorgestellt. Dabei bin ich besonders auf die hilfreichen, aber auch die fehlenden Funktionen eingegangen. Heute gehe ich der Frage nach, ob sich der Invest in Viva Amplify wirklich lohnt.
Hier sollte man sorgsam abwägen, denn natürlich gibt es Viva Amplify nicht umsonst, sondern ist gegen Entgelt zusätzlich zu Microsoft 365 zu lizenzieren. Viva Amplify ist selbstredend in der Lizenz für die gesamte Viva Suite enthalten. Alternativ kann man aber auch die deutlich günstigere Lizenz „Microsoft Viva Employee Communications and Communities“ erwerben. Diese enthält viele der Funktionen, die insbesondere für die UK interessant sein dürften. Zu beachten ist auch, für welche Personen eine Amplify Lizenzierung notwendig ist. In erster Linie sind das die Mitarbeitenden, die auch in den Kommunikationskampagnen als Editor:innen, Kommunikationsverantwortliche oder Genehmigende mitarbeiten. Möchte man aber auch von der umfassenden Auswertung und den Berichten profitieren, müssen auch die Mitarbeitenden mitlizenziert werden, die lediglich Empfänger:innen von Botschaften sind, die per Amplify generiert und versendet werden.
Bei einer Abwägung für oder gegen den Einsatz von Viva Amplify ist zu bedenken, dass ein Großteil der Funktionalität bereits mit Microsoft 365 schon im Standard zur Verfügung steht. Bei Amplify bekommt man es jedoch in einer zentralisierten und übersichtlichen Darstellung und Benutzerführung.
Auch ohne Viva Amplify ist beispielsweise schon Folgendes möglich:
Die Besonderheiten und Vorteile von Viva Amplify sind im Wesentlichen:
Derzeit sind aber auch noch Einschränkungen und funktionelle Defizite vorhanden:
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Viva Amplify durchaus hilfreich sein dürfte, um eine bessere Übersicht über den gesamten Publizierungsprozess und die Evaluierung der Wirksamkeit von übermittelten Botschaften zu erhalten. Ein Merkmal, das besonders heraussticht: die Möglichkeit, Botschaften an einem zentralen Ort zu erstellen, zu bearbeiten und zu überwachen. Man kann aber trotzdem die Kommunikationskanäle unabhängig voneinander, passend zur Zielgruppe für die Verbreitung nutzen. Das dürfte die mögliche Reichweite erhöhen.
Demgegenüber ist festzuhalten, dass eine große Zahl der bereitgestellten Funktionen von Viva Amplify bereits jetzt schon vorhanden sind, aber eben nicht in einem Tool gebündelt.
Eine zentralisierte und personalisierte Darstellung aller relevanten Informationen für Redakteur:innen einschließlich eines Redakteur-Teamraums, lässt sich aber weitestgehend mit Bordmitteln von SharePoint und Teams realisieren. Die Erstellung so eines „Redakteursarbeitsplatzes“ lässt sich bei Bedarf automatisieren, einschließlich der Abbildung einer Kampagnen-Struktur. Als Dienstleister im Umfeld Digital Workplace mit Microsoft 365 gehört das für uns von IPI schon seit jeher zum Standardrepertoire.
Zu betonen ist zudem, dass die Nutzung von Viva Amplify auf keinen Fall eine sorgfältige und gut überlegte Planung der Informations- und Kommunikationsarchitektur überflüssig macht. Auch wenn mit Amplify mehrere Kanäle gleichzeitig bespielt werden können, ist eine durchdachte Strategie in Bezug auf die Frage „When to use what?“ nach wie vor zwingend geboten.
Wenn Sie Fragen rund um dieses Thema oder zur internen Kommunikation und Microsoft 365 haben, kommen Sie gerne auf uns zu – wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
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