12. März 24

Viva Amplify – Welchen Mehrwert hat das Werkzeug für die Praxis der internen Kommunikation wirklich?

Roland Klein

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Seit kurzem steht das Werkzeug Viva Amplify zur Verfügung, das im Unternehmen die Kommunikation auf Basis der Microsoft 365 Plattform angeblich auf ein neues Level bringen soll. Das Tool ist explizit an die interne Unternehmenskommunikation als Zielgruppe adressiert. Microsoft verspricht, die Kommunikation im Unternehmen damit zu verbessern und zu vereinfachen. Aber was kann es wirklich und wie unterstützt es die Kommunikationsaufgaben? In diesem Artikel steht die Frage im Vordergrund, wie hilfreich Viva Amplify im Alltag der UK künftig wirklich sein wird. Es geht also weniger um eine Darstellung von Features und Funktionen, sondern um eine kritische Betrachtung eines möglichen Nutzens und Mehrwerts für die Praxis der internen Kommunikation.

Die Möglichkeiten und Grenzen von Viva Amplify

Vorab: einen funktionellen Überblick bietet z.B. die Viva Amplify Seite von Microsoft. Einen tieferen Einblick in Bedienung und Oberfläche bekommt man beispielsweise in dieser Videoplaylist.

Wozu brauchen wir Viva Amplify? Hierzu sollte man zunächst die aktuellen Möglichkeiten, aber auch die Grenzen und Defizite der bestehenden M365-Tool-Landschaft betrachten:

Grundsätzlich verfügt die UK über ein ganzes Bündel an M365-Werkzeugen und -Funktionen, um Botschaften an Mitarbeitende im Unternehmen zu übermitteln. Die drei zentralen Player sind Microsoft Teams, SharePoint Online und Viva Engage (früher „Yammer“). Dazu kommt nach wie vor der klassische Kommunikationskanal E-Mail auf Basis von Outlook / Exchange.

Es stehen also jetzt schon eine große Bandbreite an Informations- und Kommunikationskanälen zur Verfügung. Das bietet der UK viele Möglichkeiten, zugleich ist es aber auch eine große Herausforderung hier den Überblick zu bewahren. In meinen Seminaren zum Thema „Microsoft 365 für die interne Kommunikation“ sind die häufigsten Fragen: „Wann verwende ich was?“, „Wie spielen die verschiedenen Kanäle zusammen?“, „Wie stelle ich sicher, dass ich die adressierten Zielgruppen auch wirklich erreiche?“ und „Kommen meine Botschaften tatsächlich auch an?“.

Genau hier verspricht Microsoft mit Viva Amplify eine Lösung zu bieten. Es handelt sich um eine Plattform für Kommunikationsverantwortliche im Unternehmen, in der alle Kanäle zusammenlaufen. Amplify gibt einen Überblick über Botschaften (zusammengefasst zu Kampagnen), Zielgruppen und den gesamten Lebenszyklus einer Nachricht, angefangen vom Entwurf, dem Review- und Genehmigungsstatus, der Veröffentlichung bis hin zu Feedback über Reichweite und Erfolg einer Kampagne. Zugleich ist es eine Collaboration-Plattform für Redakteur:innen und Führungskräfte, um so die Zusammenarbeit im Kommunikationsteam zu vereinfachen. Letzteres wird durch die Bereitstellung eines Teamraums auf Basis von Microsoft Teams ermöglicht, der nahtlos in die Viva Amplify Oberfläche eingebunden ist. Viva Amplify beinhaltet also keinen neuen Kommunikationskanal, sondern nutzt lediglich die bestehenden Werkzeuge und Kanäle, fasst diese zusammen und stellt eine zentrale und übersichtliche Publikationsfunktionalität, einschließlich Steuerung und Überwachung des gesamten Bereitstellungsprozesses zur Verfügung.

Eine Botschaft – viele Kanäle!

Auf die Frage, welchen Kanal / welches Tool nutze ich für meine Botschaften, gibt Viva Amplify nun eine – vermeintlich – einfache Antwort: Versende deine Botschaft über alle Kanäle gleichzeitig! Dass dies geht und trotzdem handhabbar bleibt, ermöglicht eine der zentralen Funktionen von Amplify, die einen deutlichen Mehrwert im Vergleich zur bisherigen Herangehensweise bietet. Eine News kann nämlich in einer Art Masterkopie („Hauptentwurf“) zentral erstellt werden. Amplify erzeugt dann automatische Varianten dieser Nachricht für die unterschiedlichen Kanäle, also als SharePoint News, als E-Mail-Nachricht, als Beitrag in Microsoft Teams und künftig auch als Viva Engage Post. Die Formatierungen werden dabei so angepasst, dass sie zum jeweiligen Kanal / Medium passen. Eine Anpassung des Hauptentwurfs ändert auch die Varianten für die jeweiligen Kanäle. Interessant ist, dass es sich bei den Varianten um jeweils separate Kopien einer Nachricht handelt, die auch prinzipiell jede für sich angepasst werden kann. Somit könnte also der Text einer veröffentlichten SharePoint-News ein anderer sein, wie der einer E-Mail basierenden Nachricht. Ein dazu passender Anwendungsfall wäre beispielsweise, wenn eine Botschaft als Nachricht an die Zielgruppe Produktionsmitarbeitende kürzer und einfacher formuliert werden soll im Vergleich zur Nachricht für die Zielgruppe Management.

Hierin besteht auch ein wesentlicher Unterschied zu bislang schon bestehenden Möglichkeiten, mehrere Kanäle gleichzeitig zu bespielen. Zwar ist es schon immer möglich, eine SharePoint News auch in Yammer / Viva Engage zu veröffentlichen oder als E-Mail zu versenden. Dabei handelt es sich jedoch lediglich um Newsteaser, sprich, es wurden nur die Anfangszeilen oder eine Grafik über den jeweiligen Kanal veröffentlicht. Über „… mehr lesen“ wird dann auf die ursprüngliche und vollständige SharePoint-Nachricht verwiesen bzw. verlinkt.

Die neuen Funktionen unter Amplify machen es somit möglich, Botschaften kanalspezifisch zu gestalten und an Zielgruppen zu adressieren. Eine Mitarbeitergruppe kann bspw. per Mail angesprochen werden, auch wenn diese keinen Zugriff auf das SharePoint Intranet hat oder haben soll. Dieses Szenario erlaubt es somit auch Personen zu erreichen, die nicht im Unternehmen sind, z.B. frühere Mitarbeitende oder externe Dienstleister.

Microsoft Teams als Nachrichtenkanal in Viva Amplify

Für viele Unternehmen dürfte interessant sein, dass Nachrichten nun auch in Microsoft Teams veröffentlicht werden können. Das adressiert einen großen Schmerz vieler Kommunikationsabteilungen, da Teams sich zu einem zentralen und sehr populären Arbeitswerkzeug der Mitarbeiter entwickelt hat. Die Kommunikationsabteilung stellt sich hier die Frage, wie man die Mitarbeitenden in Teams erreichen kann, auch wenn Nachrichten in SharePoint bereitgestellt werden. Mit Viva Connections lässt sich zwar ein SharePoint Intranet in Teams „einblenden“. Es wäre jedoch wünschenswert, wenn auch SharePoint News mehr Aufmerksamkeit bekommen würden, z.B. durch eine Benachrichtigung über den Teams Aktivitätsfeed. Das lässt sich bisher nur über Eigenentwicklung oder separate Zusatztools wie den sog. Company Communicator erreichen.

In Viva Amplify steht nun auch Teams als Nachrichtenkanal zur Verfügung – dies allerdings leider nur mit einigen funktionellen Einschränkungen. So kann eine Nachricht lediglich als Kanalbeitrag in Teams veröffentlicht werden. Voraussetzung, um Mitarbeitende zu erreichen ist also, dass diese auch Mitglied eines Microsoft Teams Teamraums sind. Zudem muss auch die UK darauf Zugriff erhalten. Die Zahl der adressierbaren Teams-Kanäle ist zudem (derzeit noch) auf fünf beschränkt. Eine in Amplify generierte Nachricht kann also nicht in den Mitarbeiter-Chat eingespielt werden, z.B. über einen Chatbot, so wie das beim Company Communicator der Fall ist. Wünschenswert wäre eigentlich eine Form der Benachrichtigung analog zu den Viva Engage Announcements. Viva Engage Postings, die als Announcement gekennzeichnet sind, werden im Teams-Aktivitätsfeed unabhängig von der Zugehörigkeit zu einem Teamraum sichtbar und lösen Teams-Benachrichtigungen bei den Nutzern aus. Viva Amplify verfolgt hier leider eine andere Logik.

Positiv hervorzuheben sind aber die in Amplify bereitgestellten Reporting-Möglichkeiten. Als Redakteur bekommt man damit einen sehr guten und umfassenden Einblick in die tatsächliche Wirksamkeit von Botschaften bzw. ob und bei wem diese angekommen sind.

Als Feedback stehen hier nicht nur klassische Zugriffszahlen zur Verfügung, sondern auch die Zahl der Kommentare, positive wie negative Reaktionen oder Weiterleitungen bei Mailings. Die Informationen werden übersichtlich über verschiedene Gruppierungsmöglichkeiten, wie Standorte, Zielgruppe, Kanäle, Standorte. Organisation etc. zur Verfügung gestellt. Hier kommen die Vorteile einer zentralen Plattform sehr gut zur Geltung. Kanalübergreifend werden hier alle Informationen zusammengeführt und übersichtlich präsentiert.

Mein Fazit?

Nun haben Sie einen tiefgreifenderen Überblick über die Funktionen, Möglichkeiten, aber auch Grenzen von Viva Amplify erhalten. In einem weiteren Beitrag gehe ich der Frage nach: Lohnt sich der Invest in Amplify? Bleiben Sie gespannt!

Wenn Sie Fragen rund um dieses Thema oder zur internen Kommunikation und Microsoft 365 haben, kommen Sie gerne auf uns zu – wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

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