Best Practices Fachartikel Microsoft Planner vs. Lists und To Do vs. Tasks

In unserem letzten Beitrag über Aufgabenverwaltung haben wir die vier Apps von Microsoft kurz vorgestellt und eine Übersicht geliefert. Heute gehen wir noch detaillierter auf die Use Cases der Tools ein und vergleichen Planner mit Lists und To Do mit Tasks.

Die Qual der Wahl

Im Wesentlichen kommt es darauf an, ob die App Ihre Aufgaben speichert und verwaltet oder diese in einer einzigen Anwendung präsentiert.

Vereinfacht kann man sagen, dass Planner und Lists gut sind, um Teamaufgaben zu erstellen und zu verwalten. To Do eignet sich, um die eigenen Aufgaben und Aufgabenlisten zu verwalten. Eine Übersicht über die Projekte von To Do und Planner direkt in Microsoft Teams wiederum bietet Tasks. Die aus Lists fehlen jedoch in der Tasks-App.

Aufgrund der Funktionalitäten vergleicht man daher Planner mit Lists und To Do mit Tasks.

Planner vs. Lists

Auf den ersten Blick scheint es viele Überschneidungen zwischen Microsoft Planner und Lists zu geben, beide fungieren als Projektmanagement-Tool. Doch dieser Eindruck täuscht.

Der Planner eignet sich gut als eine einfache und leicht verständliche App für Projektmanagement. Es bietet einige ausfüllbare Felder, wie Checkliste, Status oder Priorität an. Die Aufgaben können Kolleg:innen zugeteilt werden – gerade in Home-Office-Zeiten erleichtert die App so die Zusammenarbeit im Team.

Planner integriert sich in Tasks in Microsoft Teams: ein weiterer Pluspunkt. Ein Nachteil von Planner jedoch ist, dass man keine wiederholenden Aufgaben erstellen kann.

Besonders für kleinere Teams, die agiles oder Waterfall-Projektmanagement betreiben, ist das Tool zu empfehlen. Die Aufgaben werden deutlich in einem Kanban-Board und in der Zeitplan-Ansicht dargestellt. Vor allem in der Diagramm-Ansicht sind die Fortschritte der Projekte schön visuell aufbereitet.


Microsoft Lists ist flexibler und konfigurierbarer als der Planner.

Felder, Optionen, Layout, Ansichten und mehr lassen sich anpassen. Aufgaben und andere Listenelemente können in einer Listen- oder Kalenderansicht betrachtet werden.

Mit intelligenten Regeln und Benachrichtigungen sind alle in Ihrem Team auf dem gleichen Stand.

Das Tool eignet sich besonders für Inhalte, die nicht wirklich Aufgaben sind, wie z. B. Inventur-Verfolgung, Vermögensverwaltung oder Veranstaltungsplan.


Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Microsoft Lists formbarer und benutzerdefinierter ist. Wenn Sie jedoch auf die Integration von To Do und Task in Teams setzen, müssen Sie den Planner für teambasierte Aufgaben nutzen.

Sie wollen wissen, wie Sie Microsoft Lists verwenden können? Dann schauen Sie sich doch unsere kurze Einführung in die Nutzung von Lists an.

To Do vs. Tasks in Teams

Die Wahl zwischen To Do und Tasks in Teams ist schon etwas schwieriger. Tasks ist eher eine Möglichkeit, die Aufgaben von To Do und Planner zu sehen. Daher kommt es bei dieser Wahl darauf an, wie und wo Sie Ihre To-Do‘s dargestellt haben möchten.

Microsoft To Do ist zu empfehlen, wenn Sie nach einer Auflistung der eigenen Aufgaben an einer zentralen Stelle suchen. Zudem gibt es eine sehr gute mobile App dazu.


Fristen und Erinnerungen lassen sich einfach einstellen. Vor allem die Push-Benachrichtigungen sind große Hilfe im Arbeitsalltag. To Do ist daher geeignet, um die täglichen (kleineren) Aufgaben zu verwalten. Mit einer persönlichen Tagesplanung verfolgt das Tool dabei mehr den „getting things done“-Ansatz.

Benutzen Sie Tasks in Microsoft Teams, wenn Sie eine größere Ansicht von den Aufgaben haben möchten, z.B. in einer Liste mit Spalten. Zudem trennt Tasks die Elemente aus To Do zwischen Geplant und Team. Somit können Sie die Aufgaben nach Projekt und Ergebnis einschränken und schauen nicht nur auf eine endlose Liste an Verpflichtungen.

Durch die Zusammenfassung der Aufgaben von Planner und To Do bietet sich Tasks vor allem für die Verwaltung von größeren Aufgaben an. Die Integration in Microsoft Teams, DER zentrale Workhub und Ort der Zusammenarbeit, ist ein weiteres Argument für das Tool.



Arbeitsalltag vereinfachen

Aufgabenverwaltung ist ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltages und kann diesen vereinfachen. Das richtige Tool dafür zu haben macht einen großen Unterschied. Dabei bietet Microsoft den Nutzer:innen mit Planner, Lists, To Do und Tasks hilfreiche Apps an, welche in Microsoft Teams integriert sind (Planner und To Do durch Tasks) oder noch integriert werden können (Lists). Die Auswahl des Tools kommt ganz darauf an, was Sie wollen und welche Anwendung Ihren Bedarf am besten trifft.

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Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit diesem und dem vorigen Beitrag bei der Entscheidungsfindung helfen. Und wenn Sie sich gar nicht entscheiden können, dann nutzen Sie doch einfach mehrere Tools, je nach Ihrem Bedarf.

Lassen Sie es uns gerne wissen, wenn Sie Fragen zum Thema haben. Wir freuen uns auf einen Austausch mit Ihnen!

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    Ireen Scholze