Best Practices Unternehmen Macht Microsoft Teams die Digitalisierung?

Remote Work ist bei Informations-Wissensarbeitern inzwischen das neue Normal das wohl auch etwas bleiben wird. Dabei ist der Begriff selbst dehnbar: Er kann von E-Mails schicken bis hin zur digitalen Arbeitsplattform eigentlich alles meinen. Gerade in der Zeit der akuten Umstellung haben wir viele Unternehmen gesehen, die Tools für Video-Konferenzen und Screen-Sharing eingeführt haben. Tatsächlich haben wir selbst auch dabei geholfen quasi über Nacht Teams bereitzustellen.

Was das Problem von Teams als Infrastruktur ohne Use Case und Change Management ist?

Ein Online Meeting macht aber noch keine Digitalisierung. Deswegen ist es sinnvoll aus diesem Notmodus schnell herauszukommen und Infrastruktur, Governance, Sicherheit usw. nachzuziehen. Das klingt zunächst wie eine professionelle Bereitstellung der Infrastruktur. Klar, dass auch Training dazu gehört, aber das allein bringt unseres Erachtens nur einen Teil des Nutzens.

Leider ist genau das auch heute noch der Schwerpunkt vieler Projekte zur Teams Einführung. Und auch Microsoft suggeriert, wie schon zu SharePoint Zeiten, dass User sich mit den neuen einfacheren Werkzeugen Ihre digitale Arbeitswelt selbst zusammenstellen. Wir beobachten jedoch, dass dies nur bei wenigen Power Usern funktioniert.

Das zweite Problem ist, dass typische Einstellungen und Empfehlungen in jedem Teams immer wieder gemacht werden müssen. Dem kann natürlich mit guten Vorlagen (Template) und klarem Use Case Bezug entgegengewirkt werden.

Das dritte Problem ist der Wildwuchs und die suboptimale Nutzung. Bezogen auf die klassische Microsoft Collaboration Welt mit SharePoint ging es vor allem um das Dokumentenmanagement (Vorlagen, Metadaten, Archivierung usw.). Heute liegt der Schwerpunkt bei Teams oft erstmal auf der Kommunikation. Das macht Flexibel. Man merkt aber etwas später das eine Überflutung durch zu viele Teams, unklare Zuordnung was in welchem Team bearbeitet wird oder einfach nur fehlende Richtlinien für die Dokumentenablage (in Teams bisher komplett flach, inzwischen auch mit Ordnern) dazu führen, dass Suchzeiten wieder steigen und das Phänomen „Teams-fatigue“ zunimmt.

Das vierte Problem dabei ist, dass so keine übergreifenden Standards entstehen oder verfolgt werden – die z.B. dann helfen, wenn Mitarbeiter in mehreren Projekten oder ähnlichen Geschäftsvorgängen aktiv sind. Und mal ganz ehrlich, wer ist das nicht?

Aber das Allerwichtigste ist: Es findet so keine echte Digitalisierung statt, da im besten Fall, bestehende Abläufe oberflächlich mit digitalen Versatzstücken geschmückt werden.

Der IPI Digital Agent setzt daher direkt bei der Arbeitsgruppe an

Wie wir bei der IPI vorgehen, um die Digitalisierung bei Ihnen voranzutreiben? Schon seit langem schauen wir auf den eigentlichen Zweck – den Purpose und die involvierten Rollen bezogen auf Use Cases. Mit dieser User Driven Perspektive gestalten wir Apps und zunehmend die Zusammenarbeitstools, auch in MS Teams.

Dabei geht es längst nicht mehr nur um eine Namenskonvention oder Lebenszyklusrichtlinien usw. Viel mehr sehen wir den Teams-Raum als Chance für die Beschleunigung der Arbeit in dem Team: Durch eine App die Kommunikation mit Daten und Arbeit zweckgebunden verknüpft. Und genau dafür bietet Teams und Microsoft 365 inzwischen einen unglaublich großen Fundus an Tools, Services und auch Schnittstellen.

Ein paar Beispiele was hilft:

  • Geordnete Dokumentenablage und Vorlagen für ein Dokumentenmanagement direkt in MS Teams
  • Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen inkl. Arbeitsrouting
  • Direktes Einbinden wichtiger Daten und Tools
  • Direktes Integrieren der häufig aufgerufenen Funktionen (spart Zeit)
  • Schaffen einer App für den Zweck der Zusammenarbeit
  • Schaffen einer ganzheitlichen Sicht auf den Gegenstand der Arbeit – über die Silos der verschiedenen Anwendungen hinaus. Z.B.: Warum sollen denn in der Projektierung keine Daten aus dem CRM-System genutzt werden?

Die Denkweise ändert sich: Teams als App (statt als Collaboration Raum) impliziert natürlich die Frage wie die App gestaltet sein muss, damit ideale Ergebnisse herauskommen und die Flexibilität erhalten bleibt.

Ok verstanden.

  • Aber: Die Lösung müsste für uns sehr individuell sein. Denn wir nutzen Teams ja genau für die Dinge, für die die Standardsoftware nicht mehr ausreicht.
    • Ja. Aber genau das individuelle, also Ihre Daten, Ihr Team, Ihr Prozess ist die Vorlage für die Umsetzung.
  • Aber: Dann müssten wir ja die absoluten Teams-Experten sein oder sogar entwickeln können.
    • Klar. Oder Sie arbeiten mit einem Experten zusammen, der genau das kann.
  • Aber: Sie haben vielleicht Ahnung von Teams aber nicht von unseren Arbeitsweisen.
    • Stimmt auch. Deswegen arbeiten wir mit Ihnen gemeinsam.

Und genau da setzt der IPI Digital-Agent an: Als Digitalisierungs-Trainer für Ihre Teams. In einem geführten Programm werden mit mehreren Hilfsmitteln die Ziele (Purpose), Lieferobjekte usw. herausgearbeitet. Begleitet wird dann eine Digitalisierung der Arbeit eben durch die Teams App. Reproduzierbar, instanziierbar und vor allem schnell an neue Anforderungen anpassbar. Dabei bringen wir die Office 365 Expertise und das Wissen zu den Möglichkeiten der Digitalisierung an den Tisch. Ihre Mitarbeiter wiederum sind die Prozessexperten. Durch die Begleitung werden z.B. Schnittstellen evaluiert und der Anreiz die Arbeit zu optimieren bei den Mitarbeitern getriggert. Nicht selten entstehen erhebliche Verbesserungen schon durch das gemeinsame zielorientierte Nachdenken und offenes Feedbackgeben. Natürlich haben wir auch einen Methodenkasten, um Ideen und Lösungsbeispiele, die dann evaluiert werden, zu generieren.

Typischerweise ist die Lernreise mit dem IPI Digital-Agent in 12 Wochen angesetzt. Oft markiert der Einsatz aber auch einen längeren Pfad der kontinuierlichen Verbesserungen. Erfolg lässt sich in Metriken und in dem Gefühl ausdrücken: „Ich weiß gar nicht, wie wir vorher die Arbeit bewältigt haben“.

Und ganz nebenbei bringt der Digital-Agent auch noch jede Menge praktische Tipps für Microsoft 365 mit und steigert die Digitalkompetenz in Ihrem Team oder Ihrer Abteilung.

Lernen Sie keine Fremdsprache – Lernen Sie Digital. Der IPI Digital-Agent hilft dabei.

Wenn Sie Fragen haben oder mehr dazu wissen möchten, helfen wir Ihnen gerne weiter.

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    Dr. Julian Bahrs