Fachartikel Digital Workplace – Zwei Trends für mehr Digitalisierung der Arbeit

Der Begriff „Digital Workplace“ wird oft als Weiterentwicklung des (Social) Intranets beschrieben. Kommunikation, Teilen von Informationen, Lernen, Austausch und Teamwork finden darin ihren Platz. Ohne jetzt in große Definitionen abtauchen zu wollen, sind dies jedoch alles arbeitsunterstützende Dinge – die Kernaufgaben bleiben jedoch außen vor.

Stimmt nicht ganz. Schon länger sind App Launcher und Self Services (oft interne Funktionen, ausgerichtet auf Mitarbeiter, wie z.B. das Beantragen einer Reise oder Eröffnen eines IT-Tickets usw.) Teil der besseren Intranets. Dabei profitieren vor allem die, die nicht nur ein Social Network oder CMS – sondern eine Plattform wie Microsoft 365 einsetzen. Denn dort sind die erforderliche Applikationsplattform und die notwendigen Automatisierungsdienste bereits enthalten.

Trotzdem bleiben viele der bisherigen Ansätze bei den internen Hilfsfunktionen und eben den Kommunikationsfunktionen stehen. Das muss aber nicht sein. Der Digital Workplace kann als Digitalisierungsbooster Effizienz, Standardisierung, Verfügbarkeit und Customer Experience verbessern.

Diese zwei Trends werden die Digitalisierung mit dem Digital Workplace vorantreiben:

1) Workhubs und Arbeitsportale fördern Business Alignment (mit und ohne Teams, Mobile & Desktop) Über die Kommunikation hinaus hat der Digital Workplace das Potenzial die Mitarbeiter auch mit der Arbeit, den Systemen (Prozessen, Informationen und Wissen) zu vernetzen. Aus diesem Grund sehen wir mit der fortschreitenden Digitalisierung den Trend der „Arbeitsportale“ oder neudeutsch WorkHubs. Diese nutzen die Personalisierungsmöglichkeiten und stellen alle relevanten Dienste, ggf. Arbeitssteuerung wie ToDos/Aufgaben, Kennzahlen und Fachinfos, integriert mit der Kommunikationswelt der bisherigen Intranets, zielgenau zur Verfügung. Das Arbeitsportal ist die digitale Schaltzentrale – je nach Bedarf als Smartphone App oder am Desktop. Die Daten, Aktionen und Möglichkeiten sind genau auf die Zielgruppe optimiert und sorgen so vor allem für schnelle und effiziente Abläufe – das wirkt sich dann wiederum in einer besseren Steuerbarkeit, Prozesstreue und mehr Umsatz/Ergebnis aus.

Der folgende Screen zeigt, wie wir Microsoft Teams als Digital Home Experience für Mitarbeiter eines Retailers mit vielen Niederlassungen und Shops eingesetzt haben. Zu sehen ist ein persönliches Dashboard, welches alle für den jeweiligen Shop relevanten Aufgaben, Kennzahlen und Neuigkeiten personalisiert für den Mitarbeiter zeigt.

Dahinter steckt ein Algorithmus zur Informationslenkung – von der Zentrale in die Shops und natürlich auch in die Gegenrichtung. Hieraus entstehen Geschwindigkeitsvorteile und es werden nervige Routineaufgaben, wie zum Beispiel das manuelle Tracken von Aufgabenerledigungen, Dokumentieren oder Dokumentationen in den Shops vereinfacht und digitalisiert. Insgesamt können die Teams in den Shops so besser agieren.

Gleichzeitig können die Shop-Mitarbeiter MS Teams als sichere Plattform für die Kommunikation nutzen – zum Beispiel um Arbeitszeiten zu tauschen, sich untereinander abzustimmen oder auch den Shop und die Teamleistung im Unternehmen sichtbar zu machen.

Lösungen wie diese haben wir bereits bei Mitarbeitern in Filialstrukturen (ohne eigenen PC- Arbeitsplatz, super wenig interner Kommunikationszeit, hoher Level an gesteuerter Kommunikation mit vielen Zentralabteilungen) und auch in anderen Vertriebsstrukturen inkl. Anbindung an Systeme wie SAP usw. umgesetzt. In der Vergangenheit auf SharePoint basiert, werden diese Konzepte aktuell in Teams übertragen. Durch die Möglichkeiten dieser Applikationsplattform, die allein Out-of-the-Box über 300 Schnittstellen bietet, glauben wir gut für Workhubs gerüstet zu sein.

2) Digitale Schnittstelle/Portale/Experience auch für Partner und Kunden, nicht nur Mitarbeiter treibt die Digitalisierung: Zunehmend weicht die Unternehmensgrenze auf: Partner, Lieferanten und Kunden sind in Teamwork eingebunden. Dies erfolgt in der Regel jedoch in Zusammenarbeitssituationen und nicht für strukturierte oder definierte Situationen – z.B. durch Gäste/Externe in MS Teams. Auf Grund des Potenzials erwarten wir digitale Zugänge/Frontends oder eben Digitale Experiences getrieben aus dem Digital Workplace auch über die Mitarbeitergrenze hinaus. Solche digitalen Portale sind z.B. im Bereich Service, Kundenbetreuung und Kooperation mit Lieferanten angesiedelt und als moderne Form des Extranets (also dann, wenn die Nutzer bekannt sind) zu sehen. Zum Teil werden aber auch Formulare und Umfragen (Forms), Terminvereinbarungen nach Verfügbarkeit (Bookings) oder ganze Applikationen (PowerApps Portals) direkt für anonyme Anwender veröffentlicht. Dies wiederum birgt enorme Potenziale für beschleunigte Kommunikation und automatisierte Prozesse – und ersetzt einen Teil schwach strukturierter und teurer Kommunikation in E-Mails oder sogar per Brief.

Beide Themen erweitern den Digital Workplace und bringen mehr der Kernarbeit und auch der Kommunikation mit Externen ins Spiel. Sie treiben die Digitalisierung im Unternehmen voran und schaffen letztendlich auch die Voraussetzung, um einen besseren Assistenten aus dem Intranet oder Digital Workplace zu machen.

Für sich genommen würde man bei beiden Themen nicht an die Plattform Microsoft 365 denken, die im Bereich Digital Workplace recht hohe Marktanteile hat, sondern eher an Portale aus den verbreiteten CRM- oder ERP-Systemen. Hier lohnt aber der zweite Blick: Denn richtig angewendet ist der Webseitenbaukasten SharePoint – die Low-Code Power Plattform (PowerApps, PowerBI) – die vielen fertigen Schnittstellen zu CRM, Salesforce und SAP u.v.m. eine gute, und in vielen Fällen, ohnehin vorhandene Ausgangsbasis bietet. Oft ist Wissen zu der Plattform und ihren Diensten in den Unternehmen bereits vorhanden. Dazu kommt, dass für externe User die Nutzung von Office 365 keine gesonderte Lizenz erfordert, da es kostenlos auf einer ohnehin vorhandenen Plattform verfügbar ist. Das ist gut, denn so sinkt die Einstiegshürde schnell.

Wir gehen davon aus, dass klassische Digital Workplace Themen bereits adressiert sind, oder? So starten Sie: Sie wollen erstmal Potenziale solcher Lösungen ermitteln? Unser Digital Workplace Starter Kit ist ein guter Start, um gemeinsam über die Zukunft nachzudenken. Wir können Beispiele und Stories aus unserer Beratertätigkeit zeigen und mit unserer Use Case Scorecard eine erste Einordnung vornehmen, wo man in Ihrem Unternehmen sinnvoll ansetzen kann.

Oder haben sie schon eine Idee für einen Workhub oder eine App und suchen nach einer geeigneten Umsetzung? Und evaluieren Sie Microsoft 365? Dann können wir Umsetzungsszenarien und Technologien sowie geeignetes Projektvorgehen im Orientierungstag, der Bestandteil des Digital Workplace Starter Kits ist, erörtern. Auch hier bieten wir Ihnen Skizze, Roadmap inkl. User Driven Feedback und Agilen Ansätzen an. Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf. Wir freuen uns über den Austausch.

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    Dr. Julian Bahrs