Fachartikel Kommunikation im Digital Workplace & Intranet erfolgskritisch für die Reaktionsfähigkeit und die digitale Employee Experience (DEX)

Normalität wie wir sie kannten ist vermutlich vorbei. Willkommen im neuen Normal, welches geprägt durch Homeoffice, Remote-Arbeit, verteilte Teams und, auch das mehr denn je, asynchrone Arbeitszeiten in global verteilten oder schlicht mit Homeschooling beschäftigen Teams, ist.

Aus diesen Gründen gewinnt der Digital Workplace als Kommunikators- und Produktivitätsplattform an Bedeutung. Er muss die verloren gegangene Identität durch ein gemeinsames Gebäude, gemeinsam in einem Büro sitzen, gemeinsam essen oder größere Veranstaltungen kompensieren.

In der Krise konnten wir sehen, dass Unternehmen, die bereits auf digitale Arbeitsformen gesetzt haben und Mitarbeiter untereinander digital vernetzt haben (Remote Work, Flexible z.T. agile Teams) flexibler reagieren oder schneller mit ihren Mitarbeitern kommunizieren konnten. Das verbessert die Reaktionsfähigkeit und somit auch die Flexibilität, die erforderlich ist, um in solch turbulenten Zeiten zu überleben. Wir erwarten, dass dies auch mittelfristig (und bei evtl. zukünftigen Krisen) gilt und eine Investition daher nicht nur kurzfristig hilft. Das wird gestützt durch Schätzungen z.B. von Gartner, dass der Anteil der remote-arbeitenden Mitarbeiter zukünftig deutlich höher sein wird.

Die Kommunikation sehen wir auf der Ebene Business to Employee – die durch Social Intranet und Mitarbeiter-Apps, interne Kommunikation, Arbeitgeberbranding – digitale Schnittstellen für (Self) Services und Lernen bereitstellen. Zusätzlich auf der Arbeitsebene „Employee to Employee“ in Chat-Tools, wie z.B. Teams. Für beides bringt Microsoft 365 ein unvergleichbar integriertes Toolkit bereits mit – es müssen jedoch noch die Lösungen aus den Bausteinen erstellt werden.

Intranets haben dabei oft einen Scope, der über die reine Kommunikation hinaus geht – in vielen Fällen spricht man auch vom Digital Workplace: Kommunikation, Teilen von Informationen, Lernen, Austausch und Teamwork finden darin ihren Platz. Aber ultimativ soll der der digitale Arbeitsplatz arbeitsunterstützend sein. Und dafür ist mehr als nur die digitale Kommunikationssäule erforderlich.

Es gilt übrigens nicht: Digitaler Arbeitsplatz = Microsoft 365. Das Konzept “Digitaler Arbeitsplatz” geht wie oben beschrieben weiter und muss daher auch bestehende und vielfältige Fachanwendungen integrieren. Es ist demzufolge außerordentlich unwahrscheinlich, dass ein Digital Workplace komplett aus einer Software besteht. Als Frontdoor, sowohl am Desktop (im Office und remote) als auch am Smartphone sehen wir, das Microsoft gute Dienste und Bausteine liefert – aus denen sich leistungsfähige und personalisierte Portale, smarte Integrationen und intelligente Automatisierungen gestalten lassen (wichtige Schnittstellen wie zu SAP, Salesforce u.v.m. werden mitgeliefert).

Für Unternehmen ist es daher wichtig nicht nur in die Bereitstellung der Office 365-Dienste wie Teams, Exchange Online, Word, Excel & Co zu investieren. Vielmehr geht es jetzt bereits darum eine Vision des digitalen Arbeitens und eine gute Digital Workplace Architektur zu entwerfen und sich diesen Visionen, in kleinen Schritten, anzunähern.

Dazu gehört…

  • …selbstverständlich der Umgang mit modernen Arbeitswerkzeugen für die Inhaltserstellung, Zusammenarbeit und Produktivität. Hier ist insbesondere das Evergreen-Management des Digital Workplace (nicht nur O365) gefragt.
  • …Praktiken des Wissensmanagements und Vernetzung. Schließlich sind genau diese Formen des voneinander Lernens hochgradig flexibel
  • …zum Beispiel agile Arbeitsweisen zu lernen und in die Prozessgestaltung / Projekte einzubauen, um im Fall von Änderungen reagieren zu können.
  • …eine leistungsfähige und schnell erweiterbare Plattform zur Digitalisierung und der Wille digitalen Frontends zur Arbeitsautomatisierung und Beschleunigung zu schaffen.

Ein Start zu Ihrem eigenen Konzept, ausgehend von Ihrer individuellen Situation und Zielen, und Roadmap auf Basis von Microsoft 365 liefert das Digital Workplace Starter Kit.

Die Kommunikationsdienste und Microsoft 365 stehen schon bereit und Sie suchen den Digitialisierungsbooster? Im zweiten Teil beschäftigen wir uns mit dem Ausbau zur Digitalisierung der Arbeit.

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    Dr. Julian Bahrs