Best Practices Fachartikel Aktuelle Microsoft 365-Trends bei Modern Intranet und der internen Kommunikation

Am 4. Juni 2020 fand in Zusammenarbeit mit Wolfgang Miedl von SharePoint360.de das Webinar „Aktuelle Microsoft 365-Trends bei Modern Intranet und der internen Kommunikation“ statt. Im Rahmen dessen haben wir unter anderem einen Blick auf den aktuellen Stand des M365-Toolkits geworfen und Anwendungsszenarien moderner Kommunikationsinstrumente, wie z.B. Mitarbeiter-App oder Social Intranet bewertet.

Zudem sind wir der Frage nachgegangen, ob AddOns und „Out-of-the-Box“-Lösungen im Rahmen der aktuellen Möglichkeiten noch von Nöten sind oder ob sich ein modernes Intranet mit Microsoft 365 auch mit wenig Anpassung oder vielleicht sogar ohne technische Entwicklung umsetzen lässt.

Abgerundet wurde das Webinar mit Praxisbeispielen zur Betrachtung und Bewertung der Intranet-Nutzung in mittelständischen Unternehmen und internationalen Konzernen.

M365 – Aktueller Stand und kommende Entwicklungen

Zunächst wurde der technische Stand sowie anstehende geplante Entwicklungen seitens Microsoft betrachtet. Da mit dem Evergreen-Ansatz die stetige Weiterentwicklung des Microsoft-365-Pakets und dessen Anwendungen verfolgt wird – häufig aus Basis des Feedbacks der Nutzer –  ergeben sich kontinuierliche Änderungen und Verbesserungen, die die Gestaltung des Intranet-Auftritts sowie die Möglichkeiten zur modernen internen Kommunikation vorantreiben.

 

 

Insbesondere das verbesserte Audience Targeting ermöglicht es Unternehmen, News sowie Inhaltsseiten oder Elemente der Navigationsstruktur gezielt an ausgewählte Nutzergruppen zu verteilen und stets die passenden Zielgruppen zu adressieren.

Mit der neuen Mehrsprachigkeitslösung („Multilingual Feature“) lassen sich Intranet-Startseiten, Inhaltsseiten und Nachrichtenartikel nun in verschiedenen Sprachen zur Verfügung stellen. Das System erkennt dabei anhand der Nutzereinstellungen, in welcher (verfügbaren) Sprache der Inhalt angezeigt werden soll.

Anforderungen an ein Modern Intranet

Nachdem man über die Ansprüche an ein modernes Intranet-Portal, wie zum Beispiel mobile Nutzung, zentraler Einstiegspunkt, Mehrsprachigkeit, Dokumentenmanagement oder Social Features, diskutiert hatte, wurden Praxisbeispiele vorgeführt, die Möglichkeiten beleuchten, diese Anforderungen mit M365-Bordmitteln umzusetzen. Insbesondere das Einbetten von SharePoint-Online-Seiten in Microsoft Teams weckte bei den Teilnehmern Interesse:

 

 

Trendformate der internen Kommunikation

Der nächste Punkt der Webinar-Agenda befasste sich mit aktuellen Trendformaten, die auch für die interne Kommunikationsstrategie von Nutzen sein können. Dazu zählen unter anderem Podcasts, VLOGs und Influencer-Stories sowie Live Events. Insbesondere aufgrund der Corona-Pandemie rücken Video-Formate weiterhin in den Vordergrund.

Microsoft ist dabei längst auf den Trend-Zug aufgesprungen und bietet, beispielsweise innerhalb der neuen Yammer-Plattform und deren Mobile Publisher, verschiedene Möglichkeiten, diese zu nutzen.

 

 

Auch die SharePoint Mobile App, die fester Bestandteil des M365-Pakets ist, liefert dank der neuesten Updates eine umfangreiche Mitarbeiter-App, die es Unternehmen ermöglicht, Informationen und Inhalte auf moderne Weise und auf verschiedensten Endgeräten an die Arbeitnehmer zu kommunizieren.

AddOns vs. Standardfunktionalität

Das Thema “Welchen Ansatz verfolge ich bei der Realisierung meines Intranet-Projekts“, ist für viele Unternehmen auch in Hinblick auf die interne Kommunikationsstrategie bedeutsam. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Nutzung der M365-Standardfunktionalität
  • Lizenzierung eines AddOns als Ergänzung der M365-Bordmittel
  • Individuelle Entwicklung von Intranet-Bausteinen als Zusatz zum M365-Toolkit

Dementsprechend wurde dies auch im Webinar thematisiert und mithilfe folgender Übersicht diskutiert:

 

 

Diese sollte den Teilnehmern Hilfestellungen geben, um letztendlich die passende Entscheidung für ihr Intranet-Projekt und dessen Anforderungen zu finden.

Beispiele aus der Projektpraxis

Zu guter Letzt wurde das Webinar mit Praxisbeispielen aus Intranet-Projekten der IPI GmbH abgerundet. Hier zählen feed-basierte Plattformen sowie Intranet-Portale mit community- und social-lastigen Features zu den aktuellen Vorzeigemodellen.

 

 

Die vollständige Aufzeichnung des Webinars, inklusive Q&A, finden Sie hier oder mithilfe der Suchfunktion auf sharepoint360.de. Diese steht Ihnen kostenfrei zum Download zu Verfügung. Bei Fragen zu Webinar-Inhalten oder -Beispielen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne Rede und Antwort.

Wir bedanken uns bei Wolfgang Miedl von sharepoint360 für die tolle Zusammenarbeit sowie bei allen Teilnehmern und wünschen Ihnen viel Spaß dabei, das Webinar auch nachträglich zu verfolgen!

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    Stefan Kohl