Fachartikel Projekte steuern mit Microsoft Teams – Projektmanagement in einer neuen Dimension?

Microsoft Teams hat in den letzten Monaten in vielen Unternehmen und Organisationen eindrucksvoll gezeigt, wie wertvoll es sein kann, wenn es um die Verbesserung der Kommunikation zwischen Mitarbeitern geht, insbesondere dann, wenn diese räumlich getrennt sind. Im Mittelpunkt standen und stehen dabei nach wie vor typischerweise die Werkzeuge für Online-Meetings und -Konferenzen. Doch darüber hinaus bietet Teams noch weitaus mehr Funktionen, die besonders für die Zusammenarbeit in Projektteams einen enormen Mehrwert versprechen. Tatsächlich geraten viele Projektmanager ins Schwärmen, wenn es um die neuen Möglichkeiten von Microsoft Teams geht und sprechen bereits von einer Revolution im Projektmanagement. Doch welche Vorteile bringt es wirklich? Wo sind die Möglichkeiten, aber auch die Grenzen? Was gilt es zu beachten, um wirklich eine Verbesserung aus Sicht eines Projektteams zu erreichen? Antworten auf diese Fragen möchte ich Ihnen in dieser dreiteiligen Blogserie geben.

MS Teams, das moderne Collaboration-Tool

Zunächst: Es besteht kein Zweifel, dass die Steuerung von Projekten und Projektteams ein typischer, wenn nicht sogar der Anwendungsfall schlechthin für die Nutzung von Microsoft Teams ist. Microsoft selbst zielt mit seinem Tool auf die Zusammenarbeit von kleinen, gut überschaubaren Gruppen ab, die sich untereinander kennen und gemeinsam an einem Ziel oder einer Aufgabe arbeiten. Darin unterscheidet es sich von dem anderen Kommunikationstool aus der Microsoft 365 Welt, nämlich Yammer. Bei Letzterem geht es um den Austausch und das Teilen von Informationen mit einer größeren Zahl von Mitarbeitern, die sich häufig (noch) nicht so gut kennen, ihre Erfahrungen und Ideen austauschen wollen und sich miteinander vernetzen möchten.

Was macht MS Teams zur Revolution für das Projektmanagement?

Wenn man sich die einzelnen Funktionen für sich anschaut, dann scheint erst mal nichts Spektakuläres dabei zu sein. Vieles davon gibt es schon seit Jahren, wie eine Chatfunktionalität, die zentrale Ablage von Dateien, die Zuweisung und Überwachung von To-Dos oder die zentrale Dokumentation von Arbeitsergebnissen. An der Stelle bietet sich ein Vergleich mit einem anderen Produkt an, das für uns alle der Inbegriff des technologischen Fortschritts ist – nämlich das Smartphone. Wer im Jahr 2007 die Vorstellung des ersten iPhones durch Steve Jobs verfolgen konnte, wird das nachvollziehen können. Auch hier war es die Vereinigung von verschiedenen Funktionen und Werkzeugen unter einer Oberfläche, die es so revolutionär machte („it´s a phone, it´s a browser, it´s an iPod …“). Analog ist auch Teams durch die Zusammenführung verschiedener Werkzeuge in einem Produkt ein Quantensprung, insbesondere für Projektmanager. Viele der wesentlichen Aufgaben eines Projektteams werden durch Funktionen erleichtert, die gemeinsam unter einer konsistenten Oberfläche vereint sind. Man muss also nicht die Software wechseln, wenn man auf der einen Seite auf die Projektdokumente zugreifen möchte (bisher Fileablage oder SharePoint-Teamsite), auf der anderen Seite Nachrichten im Projektteam austauschen will (bisher Outlook/Mail) oder sich in virtuellen Online Meetings zum Daily Scrum treffen möchte (bisher Skype). Diese Kombination der Werkzeuge unter einer Oberfläche, für die Mitglieder des Projektteams immer nur einen Mausklick entfernt, macht Microsoft Teams so interessant. Es hilft dabei, die Kommunikationswege zu verkürzen, effizienter zu arbeiten, Fehler und Missverständnisse zu vermeiden, mithin das Projekt besser, schneller und kostengünstiger abzuschließen.

Freuen Sie sich schon jetzt auf den zweiten Teil dieser Beitragsserie, in dem wir die typischen Funktionen und Tools für Projektmanager genauer unter die Lupe nehmen.

Haben Sie vorab Fragen oder möchten mehr Informationen zum Thema? Kommen Sie auf uns zu – Wir helfen Ihnen gerne weiter.

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    Roland Klein