Die Weiterentwicklung des digitalen Arbeitsplatzes

Im vorigen Beitrag betrachteten wir die Employee Experience und die Prägung durch den Digital Workplace. Heute schauen wir uns Microsoft Viva sowie die Aufgaben und Weiterentwicklung des digitalen Arbeitsplatzes an.

Neue Bereiche für den Digital Workplace

Mit Viva werden neue Bereiche hinzugefügt.

Der Landing Hub wandert durch Viva Connections direkt in Microsoft Teams. Mit neuen Elementen wie z. B. dem Microsoft Dashboard können Signale von anderen Anwendungen integriert werden. Insbesondere die Kombination aus einem starken und personalisierten Landing Hub und den Möglichkeiten von Microsoft Teams zu der persönlichen und teambezogenen Kommunikation mit Chat, Anrufen und Meetings verbessern den Digital Workplace maßgeblich.

Viva Insights hilft beim Reflektieren des eigenen Arbeitsverhalten und kann auch Hinweise für Führungskräfte und HR geben. Für Mitarbeiter:innen sind beispielsweise die Kennzahlen über den Meeting Anteil an der Arbeit, die verfügbaren Zeiten für konzentriertes Arbeiten genauso wie der Hinweis, mit welchen Personen aus dem Netzwerk gerade wenig Kontakt besteht, relevant.

Abgerundet wird das mit Lernempfehlungen und Routinen für Arbeitsbeginn und -ende. Routinen, wie z. B. ein virtuelles Pendeln, die gerade im Homeoffice der oft vorhandenen Entgrenzung von Privatleben und Arbeit helfen, Stress zu bewältigen. Für HR und Führungskräfte stehen ebenfalls Kennzahlen zur Verfügung, um dann mit Maßnahmen wie Coaching und Training zielgerichtet und „data driven“ helfen zu können.

Viva Learning integriert den Zugang zu Lernmaterialien und Kursen. Lernen war bisher oft eine separate Landschaft – mit Learning können zudem mehrere Inhaltsdienste bzw. Learn Management Systeme (LMS) in eine gemeinsame Oberfläche eingefügt werden. Und nicht immer muss man für die Vermittlung von Wissen einen formalen Kurs in einem LMS inkl. Klickpfaden und Test aufsetzen. Beispielsweise sehen wir vielfach aufgezeichnete Präsentationen oder Webinare, die über den in Microsoft 365 integrierten Videodienst geteilt werden – auch das kann ein Lernnugget sein. Es ist das Pendant zu Lernen von Youtube – nur eben für unternehmensinterne Inhalte auf einer gesicherten, nicht öffentlichen Plattform.

Auch Viva Topics zielt auf das zugänglich machen von Wissen. Der Zugang erfolgt hier jedoch integriert in die Arbeit – beispielsweise, wenn ein Topic in einem Chatverlauf erwähnt wird. Die sofort verfügbare Topic Card zeigt die Definition an und Anwender:innen gelangen per Klick zu einer vollständigen Topic Seite. Hier mischen sich kuratierte Inhalte, interne Definitionen oder Verweise auf wichtige Ansprechpartner oder weiterführende Inhalte und von der KI selektierte zugehörige Informationen.

Ein solcher Digital Workplace liefert bereits viele Mehrwerte: Nutzende werden aber darüber hinaus noch viele Fachanwendungen benötigen.

Aufgaben und Weiterentwicklung des Digital Workplace

In der Praxis begegnen wir jedoch oft einer unglaublich großen Anzahl an Fachanwendungen und damit auch häufig Silos. Zum Teil „große“ Lösungen, die selbst eine Plattform inkl. Ökosystem darstellen, wie z.B. SAP oder ServiceNow. Unter Umständen, Fachlösungen oder sogar von Endanwendern erstellte Lösungen, die heute Prozesse beschleunigen. Der Digital Workplace kann und soll diese Dienste und Tools nicht ersetzen – auch wenn eine gemeinsame Datenbasis natürlich ideal wäre. Aber: der digitale Arbeitsplatz kann die Navigations- und Benachrichtigungsaufgabe übernehmen und Teile der Daten und Funktionen integrieren.

Vorbild ist hier das Smartphone als offene Plattform mit personalisierten Anwendungen und Benachrichtigungen.