Im vorigen Beitrag betrachteten wir die Employee Experience und die Prägung durch den Digital Workplace. Heute schauen wir uns Microsoft Viva sowie die Aufgaben und Weiterentwicklung des digitalen Arbeitsplatzes an.

Neue Bereiche für den Digital Workplace

Mit Viva werden neue Bereiche hinzugefügt.

Der Landing Hub wandert durch Viva Connections direkt in Microsoft Teams. Mit neuen Elementen wie z. B. dem Microsoft Dashboard können Signale von anderen Anwendungen integriert werden. Insbesondere die Kombination aus einem starken und personalisierten Landing Hub und den Möglichkeiten von Microsoft Teams zu der persönlichen und teambezogenen Kommunikation mit Chat, Anrufen und Meetings verbessern den Digital Workplace maßgeblich.

Viva Insights hilft beim Reflektieren des eigenen Arbeitsverhalten und kann auch Hinweise für Führungskräfte und HR geben. Für Mitarbeiter:innen sind beispielsweise die Kennzahlen über den Meeting Anteil an der Arbeit, die verfügbaren Zeiten für konzentriertes Arbeiten genauso wie der Hinweis, mit welchen Personen aus dem Netzwerk gerade wenig Kontakt besteht, relevant.

Abgerundet wird das mit Lernempfehlungen und Routinen für Arbeitsbeginn und -ende. Routinen, wie z. B. ein virtuelles Pendeln, die gerade im Homeoffice der oft vorhandenen Entgrenzung von Privatleben und Arbeit helfen, Stress zu bewältigen. Für HR und Führungskräfte stehen ebenfalls Kennzahlen zur Verfügung, um dann mit Maßnahmen wie Coaching und Training zielgerichtet und „data driven“ helfen zu können.



Viva Learning integriert den Zugang zu Lernmaterialien und Kursen. Lernen war bisher oft eine separate Landschaft – mit Learning können zudem mehrere Inhaltsdienste bzw. Learn Management Systeme (LMS) in eine gemeinsame Oberfläche eingefügt werden. Und nicht immer muss man für die Vermittlung von Wissen einen formalen Kurs in einem LMS inkl. Klickpfaden und Test aufsetzen. Beispielsweise sehen wir vielfach aufgezeichnete Präsentationen oder Webinare, die über den in Microsoft 365 integrierten Videodienst geteilt werden – auch das kann ein Lernnugget sein. Es ist das Pendant zu Lernen von Youtube – nur eben für unternehmensinterne Inhalte auf einer gesicherten, nicht öffentlichen Plattform.



Auch Viva Topics zielt auf das zugänglich machen von Wissen. Der Zugang erfolgt hier jedoch integriert in die Arbeit – beispielsweise, wenn ein Topic in einem Chatverlauf erwähnt wird. Die sofort verfügbare Topic Card zeigt die Definition an und Anwender:innen gelangen per Klick zu einer vollständigen Topic Seite. Hier mischen sich kuratierte Inhalte, interne Definitionen oder Verweise auf wichtige Ansprechpartner oder weiterführende Inhalte und von der KI selektierte zugehörige Informationen.



Ein solcher Digital Workplace liefert bereits viele Mehrwerte: Nutzende werden aber darüber hinaus noch viele Fachanwendungen benötigen.

Aufgaben und Weiterentwicklung des Digital Workplace

In der Praxis begegnen wir jedoch oft einer unglaublich großen Anzahl an Fachanwendungen und damit auch häufig Silos. Zum Teil „große“ Lösungen, die selbst eine Plattform inkl. Ökosystem darstellen, wie z.B. SAP oder ServiceNow. Unter Umständen, Fachlösungen oder sogar von Endanwendern erstellte Lösungen, die heute Prozesse beschleunigen. Der Digital Workplace kann und soll diese Dienste und Tools nicht ersetzen – auch wenn eine gemeinsame Datenbasis natürlich ideal wäre. Aber: der digitale Arbeitsplatz kann die Navigations- und Benachrichtigungsaufgabe übernehmen und Teile der Daten und Funktionen integrieren.

Vorbild ist hier das Smartphone als offene Plattform mit personalisierten Anwendungen und Benachrichtigungen.



Zum Teil kann ein digitaler Arbeitsplatz darüber hinaus gehen und einzelne Dienste besonders einfach oder schnell nutzbar anbieten. Weiterhin ist dieser auch imstande, die Lücken zwischen zwei Anwendungen zu füllen und dadurch Arbeit beschleunigen. Hierzu liefert Office 365 eine erweiterbare Plattform. Applikationen mit unterschiedlicher Komplexität können zum Teil mit Low Code Lösungen wie PowerApps / Power Automate aber auch mit Individualentwicklungen unter Nutzung von eigener Datenhaltung bis hin zu leistungsfähigen Azure Diensten entstehen.

Aus diesem Grund denken wir Business Apps im Digital Workplace mit. Typische und einfache Bausteine sind App Launcher oder personalisierte Quicklinks. Sie ermöglichen eine Navigation und somit einen schnellen systemübergreifenden Zugang. Durch Personalisierung kann sichergestellt werden, dass Nutzer:innen eine individuelle Auswahl an Applikationen erhalten. Etwas weiter gedacht ist das Konzept eines unternehmensweiten App Stores – dabei wird ein besser dokumentiertes und vollständiges Verzeichnis der Apps im Unternehmen als Basis für den App Launcher verwendet.

Im Zeitalter von Cloud und Services gerät dieses Konzept jedoch zunehmend ins Wanken. Die Anzahl der Apps steigt und eigentlich wird auch ständig eine ausgetauscht. Anstelle mühsam zu lernen, welche Anwendung für welche Aufgabe genutzt wird, können ebenso aufgabenorientierte Service Launcher genutzt werden. Als Beispiel dient der Urlaubsantrag. Statt den Button für „HR Desk“ zu drücken und dann in dieser App zu Urlaub zu navigieren, kann direkt der Service „Urlaub“ aufgerufen werden. Idealerweise landet man so gleich in der richtigen Erfassungsmaske. Wechselt die Applikation oder Service Provider, müssen User nicht umlernen. Für die Realisierung ist aber erforderlich, wie modular und serviceorientiert die IT-Landschaft aufgebaut ist. Das User Erlebnis lässt sich so jedenfalls verbessern.

Und genau das brauchen wir dann auch für die digitalen Prozesse. Ein Servicekatalog und personalisierter Service Launcher sind eindeutig die Arbeitsunterstützungswerkzeuge für die Produktivitätssteigerung von morgen.


Dienste und logische Architektur im Digital Workplace

Noch ein Hinweis: der Digital Workplace ist längst über die Unternehmensgrenzen hinweg aktiv. Beispielsweise finden heute viele Termine z. B. Bewerbungsgespräche, Verkaufspräsentationen oder die Zusammenarbeit mit Partnern selbstverständlich über die Arbeitsplattform Digital Workplace statt.

Fazit: Der digitale Arbeitsplatz mit Microsoft Technologie stellt gerade durch die enge Verzahnung von klassischer Kommunikationslösungen mit Teamwork und Apps enorme Mehrwerte für die Beschleunigung, Digitalisierung und Vernetzung von Arbeit und Menschen dar. Gerne sprechen wir mit Ihnen über Chancen und Verbesserung durch einen Digital Workspace, angepasst auf Ihr Unternehmen.

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    Dr. Julian Bahrs