Der Digital Workplace mit Microsoft-Technologie im Jahr 2021

Employee Experience wird durch viele Faktoren, vor allem Führung, Aufrichtigkeit, Menschlichkeit, Ausstattung, Zugänglichkeit, Vergütung usw. geprägt. Ein Teil des „Mitarbeitererlebnisses“ wird bereits heute durch digitale Instrumente beeinflusst. Der Digital Workplace, früher mal das Intranet, ist der erste Eindruck den Mitarbeiter:innen erhalten. Das gilt nicht nur für neue, sondern auch für bestehende Mitarbeitende. Sie finden dort jeden Tag aktuelle Informationen und Neuigkeiten.

Der digitale Arbeitsplatz hat sich als Zugang zu Content, Suche, Teamwork und Services / Business Applications etabliert. Jedenfalls dann, wenn er gut gemanaged ist. Die Realität besteht allzu oft aus einer Reihe von redundanten, zum Teil halbherzig eingeführten Teamwork- und Austauschinseln, Mini-Portalen, Communities und unzählige Fachanwendungen. Nicht nur, dass bei jedem Zusammenarbeitsvorgang Grundsätze wie „wo legen wir Dokumente ab“, „wie wird über Updates informiert“ usw. neu ausgehandelt werden müssen. Schlimmer noch ist, dass viel Zeit mit der Suche verloren geht und stets das Gefühl im Raum steht, dass es irgendwo zusätzlich etwas gäbe. Hier wird schon mehr als deutlich, dass Arbeitsunterstützung und Vereinbarungen helfen. Ein unternehmensweites, gemeinsames Erleben zumindest des Kommunikationsraumes kann sonst nicht entstehen.

Verlagerung der Begegnung und des Arbeitserlebnis

Traditionell war ein Teil der Employee Experience durch das Erlebnis „zur Arbeit“ zu gehen geprägt. Wahrscheinlich auch deswegen, weil die Akten eben dort gelagert werden. Aber dazu gehören genauso Gebäude, Ausstattung am Arbeitsplatz und in Begegnungszonen gelebte Verhaltensweisen wie Dresscode und vermutlich zu nicht geringen Anteilen die Parkplatz- und Kantinensituation. In diesem „Arbeitsraum“ fand schließlich die Begegnung mit Führungskräften und Kolleg:innen statt.

Infolge der Globalisierung und zuletzt massiv angetrieben durch die Corona-Pandemie haben sich Formen der Remote Work etabliert. Dank digitaler Prozesse und Informationen wird das auch kontinuierlich besser durchführbar. Neben der Tatsache, dass eigentlich immer ein Teil des Teams an anderen Standorten arbeitet, kommt nun das Homeoffice noch dazu. Aktuelle Studien gehen davon aus, dass der Arbeitsplatz zu Hause auch langfristig deutlich häufiger genutzt wird. Damit verlagert sich die Begegnung und das Arbeitserlebnis noch viel mehr ins Virtuelle – und zwar egal ob und wann wir die Pandemie überwunden haben.

Selbst vertrauliche Gespräche mit Führungskräften finden plötzlich in Microsoft Teams statt – und damit im Digital Workplace.

Umso wichtiger wird es daher den digitalen Arbeitsplatz zu verbessern. So, dass dieser vernetzt, informiert, Änderungen signalisiert und Zugang zu Content und Services anbietet.

Attraktive und leistungsfähige Plattform

Für Landing Hub, Social Intranet, Lernen und Teamwork haben wir mit Microsoft 365 eine sehr attraktive und leistungsfähige Plattform, die in zahlreichen Unternehmen bereits genutzt wird. Mit Viva kommen gerade neue Instrumente dazu die explizit die Employee Experience fokussieren und innovative Dienste bereitstellen. Von sich aus ist aber Office 365 eine Reihe von Services und Tools, die erst geordnet und koordiniert zu einem Digital Workplace werden. Gerade der Einstiegsbereich, die Navigation und Nutzerführung prägen das Erlebnis – und da besteht viel Potenzial zur Gestaltung. Das Beispiel zeigt eine angepasste und gebrandete Startseite. Diese funktioniert sowohl im Browser, in Teams und auf dem Smartphone.

Beispiel für den Einstiegsbereich eines Digital Workplace mit Microsoft – im Browser, in Teams und als App.

Ein klassischer Bereich im digitalen Arbeitsplatz sind Communication & Content – also die unternehmensweite Kommunikation. So wird kuratierte Information verfügbar – idealerweise in einer guten Struktur bzw. mit einer einfach verständlichen Navigation. News und Events erschaffen ein gemeinschaftliches Unternehmenserlebnis. Den Raum zwischen offiziellen Nachrichten und Gerüchten im Büro füllt oft ein Social Network wie Yammer auf. Durch das Folgen von Communities und das transparent machen von Erlebnissen, lokalen Ereignissen usw. wächst die gemeinsame Identität.

Der zweite klassische Bereich im Digital Workplace ist die Zusammenarbeit. Nicht nur die Umgebung für Chat und Meetings – sondern insbesondere die virtuellen Teamarbeitsräume, die eine kollektive und geschützte Ablage von Dokumenten und Austausch im Team ermöglichen. Durch die vielfältigen Schnittstellen und Erweiterbarkeit von Microsoft Teams können auch Daten aus Drittsystem, wie z. B. Reports oder Objekte aus Jira oder CRM-System direkt Teil der Teamwork Plattform werden.

Im nächsten Beitrag schauen wir uns Microsoft Viva an. Wie wird es sich in den digitalen Arbeitsplatz integrieren und welche Stellung wird es dabei einnehmen?

Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz

Microsoft 365 ist eine großartige Plattform, die in vielen Unternehmen zum Einsatz kommt. Wir bieten zahlreiche Lösungsbeispiele auf Basis der Plattform, die Sie sich anschauen können. Haben Sie Fragen zum Digital Workplace? Zögern Sie nicht und melden Sie sich bei uns!

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    Dr. Julian Bahrs