In unserer Serie befassen wir uns mit Prozessautomatisierung mit Nintex und der Power Platform. Im heutigen Beitrag betrachten wir Power Automate und Workflow. In welchen Punkten ähneln sich die Tools, in welchen unterscheiden sie sich?

Gemeinsamkeiten der Plattformen

Wie bei PowerApps und Forms gleichen sich Power Automate und Workflow in einigen Bereichen. Beide…

  • bieten eine Browser-basierte Umgebung. Seit kurzem gibt es für Power Automate auch eine Desktopversion.
  • haben das Ziel, automatisierte Prozessabläufe zu erstellen.
  • können diverse externe Datenquelle verwenden.
  • ermöglichen On-Premise Gateway. Die Daten, die auf SharePoint On Prem liegen, sind so nutz- und verknüpfbar.
  • benötigen einen Trigger, der den Flow auslöst. Das kann ein Event sein (z. B. wenn ein Element erstellt wird), ein Zeitplan (beispielsweise jeden Donnerstag um 15:00 Uhr) oder ein manuelles Starten.

Natürlich gibt es hier wieder nicht nur Gemeinsamkeiten, sondern auch Unterschiede.

Unterschiede der Anwendungen

Wie für alle Tools der Power Platform liegt lediglich eine cloudbasierte und keine On-Prem-Version von Power Automate vor. Workflow ist ebenso wie Forms online und On-Prem verfügbar.

Die Genehmigungsaufgaben werden bei der Nintex Applikation in SharePoint oder in der Cloud gespeichert. Das Microsoft Tool legt diese im Common Data Service (CDS) – der sich seit kurzem Dataverse nennt – ab.

In Power Automate ist nur ein sequenzieller Ablauf möglich. Workflow enthält die State Machine Funktionalität. Die Zustände sind so auch rückwärts umsetzbar. Nehmen wir das Beispiel des Genehmigungs-Flows. Nachdem die Teamleitung und die Abteilungsleitung diesen genehmigt hat, lehnt ihn die Bereichsleitung ab. Die Abteilungsleitung erhält daraufhin wieder die Genehmigungsaufgabe, die diese daraufhin anpassen kann. Power Automate bietet eine solche Möglichkeit nicht. Lehnt z. B. die Bereichsleitung ab, ist ein neuer Flow zu erstellen. So ist der Prozess beendet und muss von neuem gestartet werden.

Ein Manko für Power Automate: nach 30 Tagen wird ein Ablauf abgeschlossen. Sollten Prozesse in Unternehmen länger laufen, gehen die Aufgaben einfach verloren. In Workflow dagegen gibt es eine unbegrenzte Laufzeit.

Beide Tools umfassen zahlreiche Konnektoren. In der Plattform von Microsoft sind jedoch einige lediglich in Premium verfügbar, während die von Nintex in der Lizenz enthalten sind.

Impersonation, Aufgaben durch einen Flow im Namen eines anderen ausführen zu lassen, ist in Power Automate nicht möglich, in Workflow jedoch schon.

Ein Vorteil von Microsoft ist, dass durch das Löschen eines Elements ein Flow ausgelöst werden kann. Das ist bei der Nintex Plattform nicht machbar.

Weiterhin besitzt Power Automate sehr viele gute Vorlagen für zahlreiche Anwendungsfälle. Selten muss man bei Null anfangen, da einige Templates angeboten werden.

Arbeiten mit den Tools

Benutzen Sie Nintex Workflow, so wird Ihr erster Eindruck sicherlich sein, dass die Applikation etwas altbacken aussieht. Doch man sollte sich nicht davon täuschen lassen: es ist beeindruckend, was man damit alles machen kann. Für hochkomplexe Workflows gilt es nach wie vor als das Tool der Wahl. Wie bei Forms wird es auch, mit ein paar Ausnahmen, als eine „no-code-solution“ beschrieben.

Per Drag & Drop lassen sich die Elemente einfach nach Bedarf einfügen. Vieles fühlt sich sehr intuitiv an.

Für ein Beispiel wollen wir einen Bestellvorgang erstellen. Bei einem Bestellwert größer als 1.000 Euro ist eine Genehmigung von einem Vorgesetzen erforderlich. Für diesen Flow muss eine Aufgabe zugewiesen werden. Das sieht erst einmal etwas einschüchternd aus, bedeutet im Grunde aber nur, dass Felder auszufüllen sind. Bestellt ein User über 1.000 Euro wird die Führungskraft daraufhin benachrichtigt. Sobald diese es genehmigt, läuft der Flow zurück und man bekommt eine Nachricht. Wenn es abgelehnt wurde, erhält der Bestellende ebenfalls eine E-Mail.

Etliche Aktionen sind hier möglich. Nintex bietet eine Vielzahl an Konnektoren an, wie zu Twitter oder Yammer.



Power Automate sieht im Vergleich runder und intuitiver aus. Nehmen wir wieder das Beispiel des Bestellungs-Flow. Statt Drag & Drop gibt es kleine Knotenpunkte (+), mit denen neue Aktionen hinzufügt werden können.

Wie oben stellen wir ein, dass bei einem Wert über 1.000 Euro eine Genehmigung erforderlich ist. Unter „Vorgang auswählen“ offenbart sich die große Stärke von Power Automate, da viele Funktionen und Konnektoren auswählbar sind. Manche davon sind Premium, die Auswahl ist trotzdem beachtlich. Für unser Beispiel wählen wir „Bedingung“ aus und die Genehmigung startet. Der Flow findet innerhalb von Office 365, im Common Data Service statt. Diejenige Person, die es bestätigen muss, erhält auch eine E-Mail.

Durch den sequenziellen Ablauf von A nach B ist der Prozess recht simpel. Dennoch ist es möglich, komplexe Anwendungen zu erstellen, die auf verschiedene Flows basieren und ineinandergreifen.

Sehr praktisch: den Bestellvorgang als PowerApp in Microsoft Teams integrieren. Die PowerApp triggert dann den Flow im Hintergrund. Der Mitarbeitende, der den Vorgang genehmigen muss, bekommt unter „Aktivität“ in der Plattform eine Meldung. Bisher gibt es noch keine Formatierungsmöglichkeiten der Genehmigungsabfrage.



Power Automate wirkt im Vergleich zu PowerApps, das wir im vorherigen Beitrag präsentiert haben, etwas runder und intuitiver. Bei den Nintex Tools ist es dagegen genau andersrum. Forms erscheint bedienungsfreundlicher und weicher als Workflow, das eher klobiger und komplexer ausschaut.

Die Integration der Power Platform Applikationen in Microsoft Teams ist komfortabel und spart Zeit, was wiederrum die Produktivität steigert.

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    Ireen Scholze