Best Practices Webinare durchführen mit Microsoft Teams

Wie können Sie Webinare in Microsoft Teams halten? Wir schauen uns die Funktion an und betrachten, was diese alles beinhaltet.

Auch wenn mehr und mehr Menschen wieder ins Büro zurückkehren, werden viele Veranstaltungen remote bleiben. Warum auch nicht? Es gibt einige Vorteile von Online-Events: größere Reichweite, Ortsunabhängigkeit, geringe Kosten und viele mehr.  Die Webinar-Funktion ist dabei eine der Möglichkeiten, sich in Microsoft Teams zu treffen. Daneben gibt es die normale Meeting- und die Live-Event-Funktion.

Webinar-Planung und Durchführung

Seit diesen März gibt es die Webinar-Funktion in Microsoft Teams. Die Planung eines Webinars besteht aus zwei Teilen. Zum einen erstellen Sie für die Referenten und Organisatoren eine Detailseite (inkl. Uhrzeit, Beschreibung, Ort, usw.). Für die internen und externen Teilnehmer:innen errichten Sie ein Registrierungsformular (einschließlich Startzeit des Webinars, Referenten-Bios, usw.). Was die Gestaltung angeht, so ist es möglich, ein Bild im Formular als Bannergrafik hochzuladen. Einige Felder sind fest vorgegeben (z. B. Name, E-Mailadresse), weitere lassen sich aber hinzufügen (wie Stadt oder benutzerdefinierte Fragen). Nach der Erstellung kopieren Sie den Registrierungslink und verwenden diesen in den Einladungen. Den Organisatoren und Referenten senden Sie explizit eine Einladung zu. Teilnehmende bekommen nach der Anmeldung eine Registrierungsemail, die den Webinar-Link und eine ics-Datei mit dem Termin beinhaltet.



Bis zu 1.000 Teilnehmenden können an den Webinaren mit den vollständigen interaktiven Besprechungsfunktionen (z. B. Chat und moderierte Frage- und Antwort-Funktion) teilnehmen. 10.000 weitere Personen haben ebenfalls die Möglichkeit, dabei zu sein, jedoch nur über eine „view only experience“.

Einer der Unterschiede zu den gewohnten Teams-Meetings ist die Kontrolle über die Anwesenden. Diese lassen sich stumm schalten als auch deren Kamera ausschalten.

Eine Integration in Dynamics 365 ist auch möglich, sodass die vorher-nachher-Kundenkommunikation getrackt werden kann.

Wer hat wie lange teilgenommen? Exportbierbare Informationen dazu finden Sie in einem Bericht.

Die Webinarfeatures sind in den E3 und E5 Lizenzen enthalten. Nutzer:innen von Microsoft 365 Business Standard und Premium sind ebenfalls in der Lage, Webinare auszurichten, dabei jedoch 300 Teilnehmenden beschränkt.

 Webinare vs. Meetings

Worin bestehen nun die Unterschiede zwischen einem Microsoft Teams Meeting und Webinar?

Die Eventarten unterscheiden sich vor allem in den Einladungen.Für ein Meeting bekommen alle Eingeladenen einen Kalendereintrag, für das Webinar jedoch nur Organisatoren und Referenten. Teilnehmer:innen erhalten eine ics-Datei in der Bestätigungsemail und haben dann die Möglichkeit das Webinar wie gewohnt ihrem Kalender hinzuzufügen.

Bezüglich der Besprechungsoptionen, z. B. Mikrofon zulassen, ist beim Webinar standardmäßig alles ausgeschaltet, während bei einem Meeting diese Optionen eingeschaltet sind.

Ein weiterer Punkt, wodurch sich ein Webinar von einem Meeting abgrenzt, sind die einsehbaren Informationen zur Anwesenheit und Registrierung. Diese können als CSV-Export heruntergeladen und so in Ihren Datenbanken hochgeladen werden.

Letzten Endes enthalten Microsoft Teams Webinare zusätzliche Funktionen, sind aber im Grunde genommen Meetings, dabei jedoch restriktiver. Veranstalter haben mehr Kontrolle über die Anwesenden, was ja auch der Natur eines Webinars entspricht.

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    Ireen Scholze