9. Mai 23

Szenarien für die interne (Krisen-)kommunikation – Teil 1

Roland Klein

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Bei wichtigen und dringenden Informationen ist es für die interne Kommunikation entscheidend, Mitarbeitende schnell zu erreichen – unabhängig vom Standort oder dem Gerät. Dafür stellen wir Ihnen in den nächsten Blogartikeln unterschiedliche Lösungsszenarien für die interne Krisenkommunikation vor. Diese Szenarien sind stark abhängig von der Größe des Unternehmens, den Zielgruppen oder den unternehmensinternen Abläufen und Prozessen.

In unserem letzten Beitrag dieser Serie haben wir Ihnen die Grundlage für die folgenden Szenarien erläutert. Durch Viva Connections wird die Collaboration-Umgebung Microsoft Teams zum zentralen Hub, in der Kommunikationswerkzeuge wie SharePoint oder Yammer / Viva Engage nahtlos eingebettet sind. So ist für Anwender:innen über Teams der Content- und Kommunikationsbereich direkt auswählbar. Mit dieser Ausgangslange betrachten wir nun die folgenden Lösungsszenarien.

Lösung 1: SharePoint News per Digest-Mail sichtbarer machen

Wir sind uns einig: Die Zeiten der unternehmensweiten internen Kommunikation per E-Mail gehören (eigentlich) der Vergangenheit an. Nichtsdestotrotz bleibt Outlook nach wie vor ein wichtiges Werkzeug für die Mitarbeitenden, zumal es nicht nur ein E-Mail Tool ist, sondern auch der persönlichen Organisation von Terminen, Aufgaben und Kontakten dient. Nach wie vor schenken die Mitarbeitenden Outlook also eine gewisse Aufmerksamkeit. Da die Kommunikation zwischen den Mitarbeiter:innen untereinander oder im Team aber zunehmend in Microsoft Teams stattfindet, übernehmen (hausinterne) Mails vermehrt eine reine Benachrichtigungs- und Signalfunktion. Dabei wird nicht mehr der Content selbst bereitgestellt. Stattdessen wird der Mitarbeitende lediglich darauf aufmerksam gemacht, dass es eine (mehr oder weniger) relevante neue Information gibt und wird entsprechend dorthin „geleitet“.

Digest-Mail in SharePoint erstellen

Digest-Mail im Postfach des / der Empfänger:in

Die Intranet- bzw. die interne Kommunikation stellt hier ein dazu passendes Werkzeug bereit, die sogenannte Digest-Mail. Sie ermöglicht dem / der Redakteur:in bei der Erstellung einer Nachricht als SharePoint Newsseite , diese direkt aus der Redakteursoberfläche heraus als Mail an einen Verteiler weiterzuleiten. SharePoint erzeugt dabei einen Nachrichten-Teaser, der eine Vorschau und Zusammenfassung der Newsseite zeigt mit einer Verlinkung auf den eigentlichen Inhalt. Relativ neu ist dabei die Funktion, mehrere News in einer E-Mail als sogenannte Digest-Mail zusammenzufassen.

So lässt sich einfach und schnell ein visuell ansprechender Newsletter erzeugen, ohne den Inhalt selbst zu versenden. Eine Digest-Mail kann auch automatisiert erzeugt werden („automatic news digest“). In dieser wöchentlich erstellten Mail werden dem Mitarbeitenden alle News aufgelistet, die relevant für ihn sind und die er noch nicht gelesen hat. Über das „Boosten“ einer News kann der News-Erstellende sicherstellen, dass diese in den Digest aufgenommen wird.

Quelle: Microsoft Support

Lösung 2: Yammer / Viva Engage als Newsplattform einsetzen

Für Unternehmen, die Microsoft 365 nutzen, ist SharePoint Online typischerweise das Werkzeug für die Bereitstellung von Unternehmensnews. Dabei wird häufig übersehen, dass es grundsätzlich eine, in letzter Zeit zunehmend attraktive, Alternative gibt: Viva Engage – ehemals Yammer.

Dieses Werkzeug wird gemeinhin als reine Community-Plattform gesehen. Doch die klassischen interessengesteuerten Communities zum freiwilligen Austausch der Mitarbeitenden untereinander sind dabei nur ein möglicher Anwendungsfall. Tatsächlich eignet sich Viva Engage unter bestimmten Voraussetzungen sehr gut für das Newspublishing. Es gibt einige interessante Funktionen und Möglichkeiten, die dieses Szenario unterstützen. So lassen sich ausgewählte Communities als „Offiziell“ kennzeichnen.

Somit ist für die Mitarbeiter:innen auf den ersten Blick sichtbar, dass es sich um eine (redaktionell) betreute und gesteuerte Community handelt, die einen entsprechend vertrauenswürdigen Charakter hat. Über die Administration einer Viva Engage Community lässt sich auch die Mitgliedschaft fest definieren (z. B. alle Mitarbeitenden sind Mitglieder oder nur eine Abteilung oder Standort). Zudem kann man festlegen, dass nur ein ausgewählter Personenkreis neue Beiträge erstellen kann und andere Teilnehmende diese lediglich kommentieren können.

Eine spannende Möglichkeit ist es, einen Post als sogenanntes Announcement bereitzustellen. Das löst automatisch eine Benachrichtigung per Mail bei allen Mitgliedern der Community aus. Wenn zudem Viva Engage als App in Teams eingebunden ist, wird ein Post auch im Acitivity Feed von Microsoft Teams angezeigt wird und – abhängig von den persönlichen Teams-Einstellungen – löst zusätzlich eine Push-Benachrichtigung aus. Damit wird eine Unternehmensnews auch in der Arbeitsumgebung des Mitarbeitenden sichtbar und leicht konsumierbar. Die Möglichkeit, einen Post als Announcement bereitzustellen, lässt sich auf einen bestimmten Personenkreis beschränken.

Vorteile und Nachteile für die interne Krisenkommunikation

Möchte man die in Viva Engage platzierten Newsbeiträge nun im SharePoint-Intranet sichtbar machen, so lässt sich dies einfach über entsprechende Webparts darstellen. Die Mitarbeiter:innen können im SharePoint Intranet nicht nur die Engage-News lesen, sondern diese auch kommentieren oder liken, ohne das Intranet zu verlassen und in die Engage-Oberfläche wechseln zu müssen. Das ist eine wichtige Verbesserung der entsprechenden Webparts, die es erst seit kurzem gibt.

Durch die Bereitstellung mehrerer „News-Communities“ dieser Art kann man eine zielgruppenspezifische Informationsbereitstellung ermöglichen oder den Mitarbeiter:innen selbst die Möglichkeit geben, interessengesteuert bestimmte Newskanäle zu abonnieren.

Ein weiterer Vorteil ist die einfache Erstellung von neuen Beiträgen. Eine spezielle Redakteursschulung ist hier nicht notwendig. Für den im Unternehmen sehr häufig anzutreffenden Anwendungsfall „News von jedem für jeden“ bietet es die optimalen Voraussetzungen.

Dieses Szenario hat eine Reihe von Vorteilen: Nutzer:innen können die volle Bandbreite an Social Networking-Funktionalität nutzen, einschließlich Kommentare und Likes. Zudem können sie nachverfolgen, welche News sie schon gelesen haben und ob neue Kommentare hinzugekommen sind, die sie noch nicht kennen. Die Viva Engage-Einstellungen erlauben es dem Nutzenden darüber hinaus, sich bei Erscheinen einer neuen News per Mail benachrichtigen zu lassen oder sich eine Digest-Mail erzeugen zu lassen, die neue Beiträge einmal täglich in einer Mail zusammenfasst.

Ein Nachteil ist hier, dass die Darstellungs- und Gestaltungsmöglichkeiten naturgegeben sehr beschränkt sind. Auch die Anwendung des Corporate Design ist nur bedingt möglich. In Sachen Design, Gestaltung und Funktionalität bieten die visuell ansprechenderen SharePoint Online Newsseiten doch deutlich mehr Möglichkeiten. Auch klassische Redakteursprozesse, wie Layout-Vorlagen, Seiten-Entwurfsversionen, Genehmigungsworkflows etc. lassen sich nur in SharePoint umsetzen.

Unsere Beitragsserie für die interne Krisenkommunikation

Mit diesem Beitrag haben wir Ihnen schon zwei Lösungsszenarien für die interne Krisenkommunikation skizziert. Nächste Woche erfahren Sie, welche weiteren Wege für die Bereitstellung wichtiger und dringender Nachrichten gibt.

Hier gelangen Sie zu den weiteren Beiträgen dieser Serie:

Sie haben Fragen rund um das Thema interne Krisenkommunikation oder Microsoft 365? Kontaktieren Sie uns gerne!

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