360° Kundensicht auf Dokumente und Anlagen in Microsoft Teams

Dokumentenmanagement in Microsoft Teams

Dokumenten mit Teams und DMS Upload

Der Weg zu einem zeitgemäßen Dokumentenmanagement

Jede Anlage ist ein Projekt. Natürlich gibt es ein standardisiertes Vorgehen, aber dennoch muss die jeweilige Planung, Auslegung, Dokumentation und Inbetriebsetzung häufig mit mehreren Expert:innen erstellt werden – gerade durch intensive Abstimmung wie sie in Teams erfolgen kann – das hier flexibles Teilen und gemeinsames Bearbeiten der Dokumente erlaubt.

Jedoch muss je Anlage auch eine gesicherte Dokumentation entstehen, die in einem zentralen SharePoint basierten Dokumenten-Management-System (DMS) langfristig aufgehoben wird. Es möchte ja keiner Jahre später in alten Teams herumsuchen müssen. Gleichzeitig wollen wir die Flexibilität der Diskussion und Dokumentenbearbeitung nutzen – ohne zu viele Prozesse oder ein altbackenes DMS. Unser Business App Beispiel zeigt, wie Dokumente aus Teams in das DMS eingepflegt werden können. Insgesamt steht die Kunden- und Anlageninformation damit schneller und bequemer zur Verfügung. Die Erstellung der Anlagendokumentation erfolgt mit Teams direkt in Microsoft 365 und wird am Ende zur Akte hinzugefügt.

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Dokumenten mit Teams und DMS Upload

Effizienter Umgang mit Dokumenten mit Teams und DMS

  • Dokumente direkt und bequem aus Teams heraus in DMS einchecken und verschlagworten.
  • Über die Teams Oberfläche können Dateien ausgewählt und bearbeitet werden.
  • Dateien gehören damit zur Anlage und bekommen andere Zugriffsrechte – sie sind für die Anlagennutzer verfügbar.
Voller Überblick über Kundenakten in Teams
  • Kunden- und Eckdaten aus dem ERP (Enterprise Resource Planning) oder CRM (Customer-Relationship-Management) stehen über Schnittstellen zur Verfügung, die für die Kategorisierung genutzt werden können.
  • Auch Dokumente aus einem bereits bestehenden Archivsystem für Kundenaufträge werden eingebunden.
  • So entsteht: Eine Akte, die alle Kundenbelange vom Auftrag bis zur Anlage zusammenfasst – ein 360° Blick auf den / die Kund:in und die Anlagen direkt in Microsoft Teams.
Überblick über Kundenakten in Microsoft Teams
Service-Mitarbeitende profitieren von Dokumentenzugriff

Service-Mitarbeitende profitieren von Dokumentenzugriff

  • Service- oder Support-Mitarbeitende können über die gezeigte Sicht direkt aus Teams heraus am Desktop oder mobil auf die Dokumente zugreifen.
  • Auch die Nutzung eines Bots ist möglich.

4 Antworten, die zeigen, wie eine 360°-Kundensicht auf Dokumente in Microsoft Teams entsteht

Wie lassen sich Projekt- und Anlagendokumente in Teams strukturieren?

Dokumente entstehen im Projektkontext direkt in Teams und können dort erstellt, diskutiert und bearbeitet werden. Dannach werden sie in ein SharePoint-basiertes DMS überführt.

Wie gelangen Dokumente aus Teams in ein zentrales Dokumentenmanagementsystem?

Dateien lassen sich direkt aus der Teams-Oberfläche auswählen, verschlagworten und in die passende Anlage oder Kundenakte im Dokumentenmanagement-System einchecken.

Wie entsteht eine vollständige Kunden- oder Anlagenakte in M365?

Dokumente aus Teams werden mit Informationen aus ERP- oder CRM-Systemen kombiniert. Dadurch entsteht eine zentrale Akte mit allen Unterlagen zum Auftrag oder zur Anlage.

Welche Vorteile bietet der Zugriff auf Dokumente direkt in Teams?

Service- und Projektteams können Dokumente am Desktop oder mobil aus Teams öffnen. Informationen zur Anlage oder zum Kunden sind verfügbar, ohne zwischen Systemen zu wechseln.

Du möchtest weitere Informationen zu unseren Beispielen? Dann komm gerne direkt auf uns zu und tausch dich mit uns aus, wie wir eine moderne Lösung für euren digitalen Arbeitsplatz umsetzen können!

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