Dokumentenmanagement in Microsoft Teams

In kleineren Umgebungen kann dieser Ansatz effektiv sein, doch bei einer größeren Anzahl an Teams empfehlen wir auch hier den Navigator 365 einzusetzen. Dieser erlaubt eine effiziente Filterung, zum Beispiel auf Dokumente eines bestimmten Projekts. Zwar gibt es in Teams auch die Möglichkeit mit Sichten zu arbeiten, diese stoßen jedoch bei einer hohen Anzahl an Dokumenten schnell an ihre Grenzen.

Wenn Governance-Einstellungen nur für wenige globale Dokumentenbibliotheken gelten sollen, können diese manuell vorgenommen werden. Doch was passiert, wenn beispielsweise für jedes Projekt ein eigenes Team erstellt wird und dort individuelle Dokumentenbibliotheken mit spezifischen Metadaten und Ansichten vordefiniert werden sollen? In solchen Fällen bieten Governance-Regeln, die im Teams-Manager definiert werden können, eine wirkungsvolle Lösung.

Was darüber hinaus noch zu berücksichtigen ist, sind Prozesse, um Dokumente aus dem Team-Kontext in das zentrale SharePoint-DMS zu übertragen. Teams bietet diese Funktion standardmäßig nicht an, aber mit Power Automate können Flows erstellt werden, die eine einfache Übertragung von Dokumenten direkt aus Teams heraus ermöglichen. Dabei werden auch die Metadaten der Dokumente übernommen oder ergänzt, um eine bessere Auffindbarkeit und Kontrolle im gesamten Unternehmen zu gewährleisten (inklusive im Kontext der Zugriffsrechte). Power Automate bietet hier die Möglichkeit, Metadaten entweder manuell zu erfassen oder KI-gestützt mit Vorverschlagwortung. Dies geschieht natürlich in allen Teams, daher ist es auch hier sinnvoll mit einer Template-Lösung zu arbeiten.