Events Unternehmen Das war unsere Digital Workplace Practice Group – Virtual Edition

Am Mittwoch, den 27. Mai 2020 war es endlich soweit: Unsere Digital Workplace Practice Group ging in die dritte Runde. Diesmal als Virtual Edition. Unter dem Motto: „Mit Teamwork erfolgreicher arbeiten“ kamen über 50 Teilnehmer in Microsoft Teams zusammen, um zu networken, neues zu lernen und sich zu diesen Schlagwörtern auszutauschen.

Wie es Treffender nicht sein könnte, startete unser Managing Director Dr. Julian Bahrs das virtuelle Barcamp in Microsoft Teams mit seinem Vortrag zum Thema „Digital arbeiten mit MS Teams“. Nach einem kurzen Einblick in die technischen Möglichkeiten erläuterte er den Teilnehmern Chancen und Stolpersteine durch den Einsatz von MS Teams und lies sie an unseren bisherigen Erfahrungen zu diversen Einführungen des Tools teilhaben.

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Nach diesem Impuls ging es ans Eingemachte. In zwei aufeinanderfolgenden Session-Runden hatten die Teilnehmer die Qual der Wahl. Zur Auswahl standen jeweils drei spannende Themen, welche die Teilnehmer bereits im Vorfeld vorgeschlagen, bestimmt und aktiv mitgestaltet haben.

Genau die Themen, die unsere Gäste beschäftigen

In der ersten Session verriet Judith Schmitz von Microsoft hilfreiche Tipps und Tricks in Microsoft Teams, ohne die sie in ihrem Arbeitsalltag aufgeschmissen wäre: Ist immer gleich ein Team sinnvoll – oder reicht auch ein neuer Kanal? Für kurze Abstimmungen ist vielleicht sogar nur ein Gruppenchat angemessen. Wollen Sie schnell eine Nachricht an jemanden schicken, dabei aber nicht den Überblick über die gerade bearbeitete Aufgabe verlieren? Mit der @mention-Funktion können Sie bei der Sache bleiben und dennoch schnell Nachrichten schicken, ohne das aktuelle Fenster oder Projekt verlassen zu müssen. Blenden Sie Teams und Kanäle aus, um den Überblick zu bewahren. Starten Sie neue Unterhaltungen immer mit einem Betreff. Cross-Posting über mehrere Teams hinweg eignet sich prima für Ankündigungen. Dies sind nur einige Beispiele über die fleißig diskutiert wurde.

Eine gute Suche war schon immer und ist auch heute ein großes Kriterium für einen erfolgreichen digitalen Arbeitsplatz. André Thümmel nahm in seinem Slot die Microsoft Search genauer unter die Lupe. An welchen Stellen arbeitet die Suche aktuell schon? Wie tut sie es? Und wo wird sie in Zukunft noch Einzug halten? Lange Zeit wurde die Suche nach Dokumenten, Inhalten oder Personen über alle Microsoft 365-Dienste hinweg stiefmütterlich behandelt. Inzwischen ist sie eigentlich überall – nur nicht in Teams. Schlussendlich kristallisierte sich die Microsoft Search als unterschätzte Funktion heraus.

Von der unterschätzten Funktion zum unterschätzten Format

Zum Thema „Podcasting – Einfach mal machen“ plauderte Andreas Schulze-Kopp aus dem Nähkästchen. Denn vor einigen Wochen ging der Digital Workplace Podcast der IPI an den Start. Anhand unserer Erfahrungen eines externen Podcast ergaben sich aufschlussreiche Diskussionen für das Format als Instrument der internen Kommunikation. Richtig eingesetzt, verlängern sie nicht nur die Informationskette und verknüpfen einzelne Kanäle, sondern sind auch perfekt als Lernformat geeignet. Einige Learnings möchten wir Ihnen auch hier nicht vorenthalten: Erstellen Sie einen Redaktionsplan. Halten Sie die Podcasts kurz – beispielsweise durch eine Extended Version oder Formate wie „5 Fragen an“. Verstellen Sie sich nicht – Dialekt wirkt sympathisch und authentisch. Verzichten Sie auf professionelle Übersetzer. Gerade jetzt ist die Bereitschaft für solche Formate in Unternehmen groß – Vielleicht auch bei Ihnen?

Darüber hinaus wurden spannende Fragen rund um die Dateiablage in Office 365 diskutiert: Kann man eine zentrale Dateiablage durch Office 365 ersetzen? Wie stellt man sicher, dass Dateien nicht das Unternehmen verlassen? Wer kümmert sich um die Dateistruktur? Gibt es eine Richtline für Dateien? Im gemeinsamen Austausch wurde klar: Es gibt noch nicht den goldenen Weg.

Viele unserer DWPG-Teilnehmer stehen gerade vor der Einführung von Office 365. Unsere Erfahrung hat uns gelehrt, dass eine Tool-Einführung ohne unterstützende Maßnahmen meist nicht den gewünschten Erfolg bringt. Im Slot „Einführung und Change Management für Teams / Office 365″ wurde über verschiedene Maßnahmen, wie beispielsweise das Championsprogramm, die Abgrenzung zu anderen Tools oder das Erklären des „Warum“ diskutiert und gemeinsam Tipps für die Vorbereitung und Durchführung einer Einführung erarbeitet. Nadine Schäffer, Managing Director hatte hier zahlreiche Beispiele aus der Praxis parat.

Schulen nutzen es für ihren virtuellen Unterricht. Gottesdienste werden gestreamt. Virtuelle Barcamps wie unsere Digital Workplace Practice Group finden darüber statt – Microsoft Teams. Unsere Kollegen Roland Klein und Felix Gronau haben die Möglichkeiten von Events mit Teams für Frontalveranstaltungen, Workshops, Webinare oder Trainings vorgestellt und ihre Erfahrungen dazu geteilt. Fazit: Eine gute Internetverbindung ist das A und O für Online-Events 😊 Weitere Infos über Events mit Microsoft Teams finden Sie auch in unseren Fachartikel zum Thema.

Nach einem kurzen Wrap Up mit Feedbackrunde der Session-Owner waren wir auch schon am Ende unseres ersten digitalen Barcamps angelegt.

Danke, dass Sie dabei waren!

Ein herzliches Dankeschön an alle Teilnehmer und Kollegen, die zu einem tollen Event beigetragen haben. Wir freuen uns schon jetzt, wenn es heißt: Herzlich Willkommen zur vierten Digital Workplace Practice Group!

Möchten Sie nähere Informationen zu einem der Themen oder haben Sie Fragen? Wir tauschen uns gerne mit Ihnen aus! Kontaktieren Sie uns einfach.

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    Stefanie Poledne