Events Fachartikel Partner Unternehmen Best Practices beim Aufbau von Collaboration-Räumen in SharePoint

​Die Einführung einer Collaboration-Plattform auf Basis von SharePoint ist nicht mit der Entwicklung eines Standard-Intranets auf einem beliebigen CMS vergleichbar. Daher stehen einige Unternehmen und besonders Fachabteilungen am Anfang eines SharePoint-Projektes vielen Fragen gegenüber, auf die zunächst niemand eine Antwort zu haben scheint. Unser SharePoint-Experte Christof Weisenbacher hat essenzielle Erkenntnisse aus Collaboration-Projekte der IPI zusammengetragen und kann Ihnen daher folgende „Best Practices“ mit auf den Weg geben:
Site oder Site Collection? In der Regel ist ein Collaboration-Raum eine Site Collection. Denn nur bei Site Collections können Datenvolumen limitiert werden. Auch die Berechtigungsvergabe und -verwaltung kann wesentlich übersichtlicher für die Anwender gestaltet werden.Die strikte Trennung der Anwendungsbereiche Collaboration, Intranet, MySite wird dringend empfohlen. So gilt es zu verhindern, dass aus Collaboration-Räumen heimliche Intranets werden. Gleichzeitig muss die Navigation von Collaboration zu MySite und/oder Intranet mit berücksichtigt sein.Eine Schulung der Anwender ist notwendig, in welcher Form auch immer. Denn SharePoint ist im Collaboration-Bereich nicht intuitiv und muss erklärt werden. Dabei ist ein Key-User-Konzept ein guter Weg, sodass einzelne Anwender in verschiedenen Organisationseinheiten als SharePoint Power-User agieren und in den Support-Prozess mit eingebunden werden können.Eine übergeordnete Website, die für den jeweiligen Anwender all seine Collaboration-Räume aggregiert, spart dem Nutzer wichtige Arbeitszeit.In einer ersten Stufe sollte möglichst mit Standardmitteln gearbeitet werden. Die Collaboration-Räume sollten nicht mit Funktionen überfüllt werden, um die Anwender nicht zu überfordern. Alle Funktionen, die für den jeweiligen Anwendungsfall nicht relevant sind, sollten Sie deaktivieren.Definieren Sie einen Antragsprozess zum Bereitstellen der Collaboration-Räume. Es muss klar definiert sein, wer einen Raum beantragen kann und welche Entscheidungsstufen in dem Prozess enthalten sind. Wichtig ist, dass der Antragsteller nicht sehr lange warten muss bis er seinen Collaboration-Raum bekommt. 
 

Mehr Best Practices zu Collaboration-Portalen können Sie im Artikel von Christof Weisenbacher im aktuellen SharePoint-Magazin nachlesen.Hier können Sie dieses online bestellen.

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    Anja Weidner