Optimieren Sie Ihre interne Kommunikation mit M365
Unser Consulting für Digitalisierung und Business Apps
Optimieren Sie Ihre Enterprise Content Management
Der wesentlicher Erfolgsfaktor für Ihren Digital Workplace
Gelungenes Change Management
Wissensmanagement & Corporate-Learning
Ihr fertiges Social Intranet inkl. Mitarbeiter-App
Der Knotenpunkt Ihrer internen Unternehmenskommunikation
Der Wegbereiter, mit dem Sie alle Mitarbeiter:innen erreichen
Mitarbeiter:innen im Fokus
Digitaler Wissensaustausch
Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
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In vielen Unternehmen ist Microsoft Teams längst zum Standarttool für Kommunikation, Collaboration und zunehmend auch der Digitalisierung von Prozessen geworden. Warum also nicht Microsoft Teams als Mitarbeiter-App nutzen? Durch geschickte Kombination der Teams-Funktionen, kann so nicht nur ein besseres Intranet entstehen, in dem Menschen zusätzlich miteinander chatten, Inhalte austauschen und konferieren, Arbeitstools und -daten integriert sind und wichtige Informationen auch mit Push-Benachrichtigung geteilt werden können. Die Mitarbeiter-App mit Teams funktioniert genauso gut am Smartphone und erreicht auch Ihre Non-Desk-Worker mit Ihren Botschaften und Interaktion und schafft gleichzeitig die Verbindung für die Mitarbeitenden untereinander. Grundsätzlich gibt es für die Integration des Intranets in Microsoft Teams zwei Möglichkeiten – mit Viva Connections – oder ohne.
In diesem Beispiel zeigen wir Ihnen ein stark gecustomiztes SharePoint Online basiertes Intranet, welches direkt in Microsoft Teams eingebunden ist. Über ein eigenes Icon gibt es einen direkten Zugriff im zentralen Arbeitshub. So sind die Informationen dort, wo sich die Nutzer:innen aufhalten. Die Navigationsstruktur des Intranets bleibt dabei auch in Teams bestehen. Egal ob Zusammenarbeit mit den Kolleg:innen in Teams oder Informationen des Intranets finden: alles ist zentral in Teams möglich – sowohl am Desktop als auch in der App.
Um die App nutzen zu können, muss lediglich die Standard Teams App kostenlos aus dem App Store heruntergeladen und auf dem Handy installiert werden. Es sind keine separaten Logins / User und Identity Management nötig. Die Anmeldung erfolgt gleichzeitig beim Active Directory, d.h. die Sicherheitseinstellungen werden alle weitergegeben. Sollten Sie noch Mitarbeitende haben, die keine Lizenz haben, gibt es günstige F1-Lizenzen für viele Nutzer:innen, mit der Sie im Vergleich zu eigenständigen Mitarbeiter-Apps, den klaren Vorteil des vollen Anschlusses an Teams haben. Von Informationen über Social Aspekte, Schichtplanung, Fachanwendungen und Dokumente sowie Chat und Telefonie findet sich so alles in einer App wieder.
Viva Connections dient als Einstiegspunkt zu den Microsoft Viva-Diensten und bietet die Möglichkeit, ein SharePoint basiertes Intranet in Microsoft Teams auszugeben und damit auch mobil verfügbar zu machen – Homesite definieren, Viva Connections einrichten und in Teams pinnen.
Die beiden zentralen neuen Elemente von Viva Connections sind das Dashboard und der Feed, die gemeinsam mit Ressourcen eine Navigation darstellen. Die Komponenten und Funktionalitäten aus Teams wie beispielsweise der Chat, sind auch in dieser Variante enthalten. Das Dashboard ist im mobilen Bereich der zentrale Einstieg und definiert dort den ersten Eindruck. Es ist als eine Art intelligenter App Launcher zu verstehen. Der User pinnt sich aus einer Sammlung von verfügbaren Apps, genau die, die er braucht. Doch das Dashboard bietet keine Möglichkeit kuratierte Inhalte, wie Neuigkeiten und aktivierende Signale als Einstieg zu präsentieren. Per Klick in den Bereich Feed sind die News nicht direkt im Fokus. Die Stärke hier ist allerdings die Möglichkeit Elemente, die keine News sind, sondern beispielsweise aus Yammer bzw. Viva Engage kommen mit anzuzeigen. Eine Zielgruppensteuerung ist möglich – aber nur bis zu einem gewissen Grad der Personalisierung. Um dennoch ein digitales Zuhause für alle Mitarbeitenden zu bieten, können Sie beispielsweise individuelle Kacheln für die Begrüßung oder Top News bzw. eigene Apps, mit denen sich die Auswahl der angezeigten News besser steuern lässt einsetzen.
Darüber hinaus lassen sich die Adaptive Cards per Code erweitern und nicht nur im Dashboard nutzen, sondern sind auch in Outlook oder in Windows 11 in der Timeline bzw. auch im Bot Framework einsetzbar. Durch diese Adaptive Card Extentions ergeben sich viele weitere Möglichkeiten, Services schnell und einfach zur Verfügung zu stellen: Von der direkten Einbindung von Workflows über den Zugang zu persönlichen Dokumenten, z.B. Gehaltsnachweise sowie integriertem Ticket-System, Schichtplanung, Genehmigungen bis zum Speiseplan der Kantine oder dem Telefonbuch.
Der größte Unterschied zwischen den beiden Lösungen liegt beim Einstieg – von der Startseite mit kuratierten News auf der einen Seite zum Dashboard und Feed-Gedanken auf der anderen Seite. Kann man sich mit dem Dashboard anfreunden, ist Viva Connections sehr gut als Basis geeignet, um eine Mitarbeiter-App zu bauen. Es bietet eine hohe Usability und vor allem auch die Möglichkeit es jederzeit über die Adaptive Cards inklusive Extentions zu erweitern. Die Umsetzung mit Viva Connections entwickelt sich derzeit rasant weiter. Hier ist in Zukunft sicherlich noch einiges zu erwarten und einiges ist auch schon angekündigt.
Egal ob mit oder ohne Viva Connections – Für Unternehmen, die Microsoft 365 einsetzen ist eine Microsoft Teams basierte Mitarbeiter-App immer der bessere Ansatz! Haben Sie bereits ein sehr gepflegtes Intranet mit kuratierter Startseite und einer starken Personalisierung? Oder haben Sie sogar einen eigenen App Launcher, der nicht auf dem Viva Connections Dashboard basiert? In diesen Fällen bietet es sich oftmals an das Intranet in MS Teams zu integrieren und das Dashboard nach und nach auszubauen. Was Sie in jedem Fall heute schon tun sollten, ist Ihr Intranet in MS Teams zu integrieren. In unserem kostenfreien White Paper “Checkliste für Ihre erfolgreiche Mitarbeiter-App” geben wir Ihnen einen Guide mit den wichtigsten Faktoren für die Umsetzung an die Hand.
Füllen Sie einfach das Formular aus und Sie erhalten im Nachgang das White Paper „Checkliste für Ihre erfolgreiche Mitarbeiter-App“ kostenfrei per E-Mail von uns.
Bei Kunden haben wir beide Varianten umgesetzt und jeweils sehr positives Feedback erhalten. Falls Sie mehr über Projekte zur Umsetzung einer Mitarbeiter-App mit Microsoft Teams erfahren möchten, finden Sie hier Beispiele für eine Umsetzung mit Viva Connections und eine ohne Viva Connections.
Möchten auch Sie Ihr Intranet mobil verfügbar machen und eine Mitarbeiter-App mit Microsoft 365 umsetzen? Kontaktieren Sie uns – wir stehen Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
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