Fachartikel Workplace by Facebook als Mitarbeiter-App – Kann das was?

In Ihrem Unternehmen gibt es trotz modernem Intranet noch Mitarbeiter die größtenteils von der internen Kommunikation ausgeschlossen sind? Vielleicht sind es Ihre Produktionsmitarbeiter, die nur sporadisch über ein Schwarzes Brett auf dem Laufenden gehalten werden oder die Verkaufsmitarbeiter in Ihrer Filiale? Workplace by Facebook ist eine großartige Möglichkeit, um Informationen, Wissen und Ideen unternehmensweit zu teilen und das Zusammengehörigkeitsgefühl zu stärken.

Und schließen Sie keine schnellen und falschen Rückschlüsse. Die Lösung für Unternehmenskunden ist kostenpflichtig und eigenständig. Es findet keinerlei Berührung mit dem „privaten“ Facebook statt.

Noch ein Tool mehr im digitalen Kommunikations-Werkzeugkasten?

Aufgrund seiner Einfachheit und intuitiven Nutzung scheint Workplace by Facebook die ideale Lösung zu sein – gerade für die Menschen, die keinen PC-Arbeitsplatz haben. Auch wenn Sie im beruflichen Kontext kaum mit Kommunikationstechnologien zu tun haben, ihr Smartphone haben Sie immer dabei. Sowohl die eigene Workplace App als auch die separate Chat App, die kostenfrei im App Store für iOS und Android zur Verfügung stehen, können genutzt werden sobald das Unternehmen einen Workplace-Zugang hat.

Wenn die Mitarbeiter das private Facebook nutzen, was ja nicht so unwahrscheinlich ist, dann muss die Bedienung nicht einmal erklärt werden – denn die sind ja hinlänglich bekannt. Lediglich die Unterschiede zu Workplace by Facebook müssen vermittelt und klargestellt werden, wofür es in Ihrem Unternehmen genutzt wird und wofür eben nicht.

Aber klar, noch ein Tool, das Sie pflegen und mit Inhalten befüllen müssen – da hält sich die Begeisterung erstmal in Grenzen. Unsere Entwickler haben daher genauer unter die Lupe genommen, was in Sachen Integration, Apps und Bots so möglich ist.

Gute Nachricht – Sie müssen gar nicht doppelt pflegen

Als SharePoint Pionier haben wir zunächst die Integrationsmöglichkeiten von SharePoint und Office 365 in Verbindung mit Workplace by Facebook getestet, die sich zu anderen Drittsystemen kaum unterscheiden. Der Newsfeed bzw. die Timeline ist bei beiden Tools das wichtigste Informationsmedium für die Nutzer. Doch ist es möglich, eine News aus SharePoint automatisch in Workplace by Facebook zu pushen – ohne lästigen Mehraufwand? Ja, es ist möglich. Mithilfe der API haben unsere Entwickler zwei verschiedene Variante evaluiert.

Variante 1: Sie verfassen eine News als reine Textnachricht in SharePoint, die dann automatisch auf Workplace by Facebook in einer, dafür vorgesehenen Gruppe gepostet wird.

Vorteile:

• Ihre Zielgruppe braucht lediglich einen Workplace by Facebook-Account. Sie sparen sich also die Kosten für die Lizensierung dieser Mitarbeiter am Drittsystem.
• Ihre News liegt ausschließlich in Ihrem Intranet und bei Workplace, nichts davon ist öffentlich.

Nachteile:

• Formatierungen des Textes sind nur dann möglich, wenn das Drittsystem als Rich Text Editor auf Markdown setzt – das ist allerdings selten der Fall. SharePoint arbeitet z.B. ausschließlich mit einer HTML-Formatierung, wodurch nur der reine Text übernommen wird, ohne jegliche Formatierung.
• Falls Sie Ihrer News in SharePoint ein Bild anhängen, wird dies nicht im automatischen Post in Workplace by Facebook übernommen.

Variante 2: Die News, die Sie in SharePoint verfassen, wird automatisch als Linkverweis in der dafür vorgesehenen Gruppe in Workplace gepostet. Der Link übernimmt dabei den Titel, die Kurzbeschreibung und sogar ein Bild.

Vorteile:

• Ihre News wird mit allen Formatierungen und Medien in Workplace by Facebook angezeigt. Dadurch sieht ihr Feed deutlich schöner aus, als bei Variante 1.
• Sie können Klickzahlen analysieren und damit den Erfolg Ihres Posts auswerten.

Nachteile:

• Ihre Zielgruppe muss für das Drittsystem lizensiert oder der Artikel öffentlich im Internet verfügbar sein, damit die Facebook-Server darauf zugreifen können.
• Ein Bild kann in der News von Workplace by Facebook nur dann angezeigt werden, wenn es veröffentlicht ist.
• Um den vollständigen Artikel zu lesen, klickt der Nutzer auf den Link und muss aus dem System ausbrechen, d.h. er wird vom Facebook Newsfeed der App auf eine externe Seite weitergeleitet.

Workplace by Facebook steht noch am Anfang – nach und nach kommen aber schon jetzt immer mehr Funktionen hinzu und es gibt eine Menge Features in der Facebook-Pipeline, von denen die Nutzer profitieren. Welchen Spielraum es im Bereich Integration und Bots für die Funktionen „Gruppen“ und „Events“ in Workplace by Facebook gibt, haben wir bereits evaluiert. Davon berichten wir Ihnen in unserem nächsten Beitrag.

Soviel ist aber schon jetzt sicher: Wenn Sie eine unkomplizierte, schnelle und vor allem mobile Lösung suchen, mit der Sie wirklich alle Ihre Mitarbeiter erreichen, ist Workplace by Facebook vielleicht genau das Richtige für Ihr Unternehmen.

Gerne beraten wir Sie individuell zu Ihren Möglichkeiten mit Workplace by Facebook und überlegen gemeinsam, welche Rolle das Tool in Ihrer Gesamtstrategie für die interne Kommunikation spielen kann. Wir unterstützen Sie von der Entwicklung einer Vision, über die Anpassung der Lösung bis zum Change-Management und der optimalen Einführungskommunikation. Kontaktieren Sie uns einfach ganz unverbindlich und wir sprechen darüber.