Fachartikel Volle Aufmerksamkeit für Unternehmens-News: Mit unserem Teams-Benachrichtigungs-Bot!

Gehört es zu Ihren Aufgaben Unternehmensnews zu kommunizieren? Dann haben Sie sich sicherlich auch schon mal eine Möglichkeit gewünscht, wie Sie Mitarbeiter*innen gezielt auf bestimmte Neuigkeiten hinweisen können, oder? Schließlich sind gerade in Krisenzeiten, Unternehmensneuigkeiten, die wahrgenommen werden, wichtiger denn je und zugleich auch schwieriger denn je.

Die Zeiten ändern sich – die Herausforderung bleibt

PC hochfahren, anmelden und die Startseite des Intranets öffnet sich – so sah der Arbeitsstart für die meisten von uns, noch vor gar nicht allzu langer Zeit, aus. Inzwischen spielt sich der Großteil des Arbeitstags in Microsoft Teams ab und der Sprung ins Intranet wird vernachlässigt.

Viele Unternehmen wirken dem entgegen, indem sie ihr Intranet in Teams einbinden. So verirren sich Mitarbeiter*innen schon häufiger ins Intranet, um sich die aktuellen Neuigkeiten anzuschauen. Mit der Veröffentlichung von Unternehmensnews erhalten sie zwar auch eine E-Mail-Benachrichtigung, doch wird diese in der Regel erst wesentlich später wahrgenommen.

Was also tun, wenn Sie Ihre Kolleg*innen zeitnah und schnell erreichen müssen, wenn z. B. eine Produktionsanlage stillsteht oder sich coronabedingt ad-hoc Rahmenbedingungen verändern?

Von der Anforderung zur Lösung: Push-Benachrichtigungen in MS Teams

Wäre es nicht toll, wenn Ihre Kolleg*innen automatisch eine Push-Meldung direkt in Teams erhalten würden, wenn Sie eine wichtige Unternehmensneuigkeit verfasst haben? Schließlich wird diese meistens innerhalb der ersten drei Minuten gelesen, während dies nur bei 22 Prozent der E-Mails der Fall ist. Der Extra-Sprung in Outlook entfällt ebenfalls. Push-Nachrichten sind damit nicht nur schnell und einfach zu handhaben, sondern erscheinen auch auf dem meistgenutzten mobilen Gerät: dem Smartphone.

Dennoch ist hier die richtige Balance entscheidend und eine Überhäufung der Push-Nachrichten sollte vermiedenen werden: Denn nicht jede kleine Information ist es Wert, Ihre Kolleg*innen in Ihrem Alltag zu unterbrechen. Eine Selektionsfunktion für den einzelnen User, wie auch den Redakteur, erscheint daher sinnvoll.

Out-of-the-box sind die Anforderungen so leider nicht umsetzbar. Aber kein Problem, schließlich haben wir ja unsere Entwickler, die kurzerhand einen Teams-Benachrichtigungs-Bot entwickelt haben.

Der Teams-Benachrichtungs-Bot – wie funktioniert er und was kann er?

Mit unserem speziell angefertigten Teams-Benachrichtigungs-Bot kommunizieren Sie besonders wichtige Themen brandheiß und aktuell an spezifische Gruppen oder das gesamte Unternehmen – ganz egal, ob die Kolleg*innen gerade im Büro sitzen, im Home-Office arbeiten oder unterwegs sind. Ohne großen Aufwand können Sie Ihre Nachricht mithilfe der Integration von Bildern oder sogar GIFs, Links oder hervorgehobenem Text ansprechend und individuell gestalten.

Ist der Bot einmal aktiviert, erhalten Ihre Kolleg*innen ganz automatisch eine persönliche Teams-Chat-Nachricht über die im Intranet veröffentliche News. Dabei kann ausgewählt werden, welche Gruppe oder Kanäle benachrichtigt werden sollen.

Über einen Dialog mit dem Bot kann der User selbst seine Benachrichtigungen verwalten und entscheiden zu welchen Themen er eine Push-Benachrichtigung bekommen will. Für ganz wichtige Neuigkeiten hat der Redakteur aber immer die Möglichkeit, die Nachricht an alle Benutzer*innen im Unternehmen zu senden – unabhängig von den persönlichen Einstellungen des Users.

Klingt gut, oder? Aber sehen Sie selbst!

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Möchten Sie weitere Informationen oder haben Fragen zu unserem Bot? Oder haben auch Sie eine Anforderung rund um Ihren Digital Workplace, für die Sie noch nicht die richtige Lösung gefunden haben? Sprechen Sie uns gerne an – gemeinsam meistern wir jede Herausforderung.

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    Stefanie Poledne