Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft ist in der Gegenwart angekommen – wohl spätestens mit dem Erscheinen von COVID-19 – nahezu überall. Er „enabled“ Mitarbeitende dazu, von jedem Ort aus, mit jedem Gerät produktiv sein zu können. Er ist aber kein Projekt mit starrem Ziel. Viel mehr begibt man sich bei der Einführung eines Digital Workplace auf eine Reise, deren Ergebnis mit der Zeit reift.

Partizipation der Mitarbeiter und Agilität sind das A und O

Bei Projektstart wird darauf geachtet, die Nutzer*innen von Anfang an mit ins Boot zu holen, schließlich muss der digitale Arbeitsplatz ihren tatsächlichen Bedürfnissen und den Anforderungen des Business gerecht werden. Sind sie bei der Konzeption beteiligt, z.B. im Rahmen einer Bedarfsanalyse ist nachweislich die Akzeptanz des Digital Workplace höher. Doch kann so prinzipbedingt nur die aktuelle Situation erhoben werden.

Eine Lösung zu bauen, mit der Idee, dass diese die nächsten vier Jahr unverändert so eingesetzt werden kann, sollte daher mindestens genauso undenkbar sein, wie aktuell ein persönliches Treffen mit Händeschütteln.

Im Cloudzeitalter und gerade bei Microsoft 365 werden im Rahmen des Evergreen-Ansatzes durch den Hersteller kontinuierlich Verbesserungen und Neuerungen bereitgestellt. Home-Office und fortschreitende Digitalisierung ändern zusätzlich die Erwartung der Anwender*innen. Daher gilt in Sachen Partizipation die Device: Am Ball bleiben! Nur so kann der digitale Arbeitsplatz langfristig die Arbeit der Kolleg*innen unterstützen und zu einer höheren Produktivität beitragen. Doch wie geht man am besten vor?

Durch Feedback den Digital Workplace kontinuierlich an den richtigen Stellen verbessern

Im Rahmen unserer Digital Workplace Practice Group im November letzten Jahres hat eine Umfrage unter den Teilnehmer*innen gezeigt, dass die bereits genutzten Instrumente zur Feedbackgenerierung überwiegend auf Gesprächen mit Kolleg*innen (72 %) sowie den Erkenntnissen aus User Support (54 %) und der Key User (50 %) resultieren. Rund 30 % geben zusätzlich an, die Anwender*innen in den letzten 12 Monaten befragt zu haben. Durch diese Instrumente werden zwar fachliche Erkenntnisse gewonnen, allerdings sind diese häufig nur für bestimmte Unternehmensteile und entlang persönlicher Netzwerke wirksam. Zudem ist nicht von der Hand zu weisen, dass diese enorm viel Zeit in Anspruch nehmen, sodass die Evaluationsergebnisse meist erst Wochen später umgesetzt werden können – also viel zu spät für die Schnelllebigkeit von heute.

Offener geht es mit dem Social Network (40 %). Übergreifende Instrumente wie Nutzungsstatistiken und Klickraten spielen in der Bewertung eine untergeordnete Rolle (27 %), sie machen auch vor allem nur die Verwendung deutlich – nicht aber die Zufriedenheit und die Pains.

Besonders deutlich wurde, dass Feedbackplattformen (22 %) und Werkzeuge, die dauerhaft Input und Ideen einholen nur wenig genutzt werden. Wir sind der Meinung, dass genau hier angesetzt werden muss, schließlich ist gerade jetzt die Zeit, in der viele Anpassungen und schnelle Reaktion gefordert sind.

YourVoice als fester Bestandteil des Digital Workplace

Damit Ihr Digital Workplace mit Microsoft 365 langfristig und maximal zu Ihrem Unternehmenserfolg beiträgt, empfehlen wir systematisch und dauerhaft Feedback sowie Verbesserungsvorschläge zu sammeln. Dazu haben wir mit YourVoice ein transparentes, in den digitalen Arbeitsplatz integriertes Feedbackinstrument entwickelt, das dabei hilft, die Anforderungen zu priorisieren und den Digital Workplace an den richtigen Stellen zu optimieren und somit agil, kontinuierlich und zielorientiert auszubauen.

Hier ein Beispiel unserer Lösung, die nicht nur durch eine intuitive Oberfläche punktet…

 

…und in MS Teams integriert werden kann.

 

 

Selbstverständlich ist YourVoice auch mobil erreichbar.

Die Anwender*innen geben ihr Feedback direkt oder stimmen über Voting Mechanismen ab. Von der Transparenz profitieren User und Betreiber*innen dabei gleichermaßen. Es wird nicht nur direkt ersichtlich, ob die Idee für einen allein relevant ist oder einen wichtigen Pain Point für den Großteil der Belegschaft darstellt. Durch Kommentare lässt sich ein Vorschlag verfeinern und verbessern. Zeitaufwendige Auswertungsprozesse entfallen und ermöglichen dem Unternehmen zeitnah auf die Wünsche und Vorschläge der Anwender einzugehen und Investitionen in den digitalen Arbeitsplatz an der richtigen Stelle vorzunehmen.

Klingt das interessant für Sie? Dann kommen Sie gerne direkt auf uns zu, wir freuen uns über Ihr Feedback!

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    Stefanie Poledne