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Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
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Im ersten Beitrag dieser Serie haben wir Ihnen gezeigt, wie Microsoft Teams durch kluge Integration und Anpassungen zu einem mächtigen Tool für die Projektarbeit wird. Um eine klare und übersichtliche Arbeitsumgebung zu schaffen ist dabei auch die richtige Strukturierung von Teams und Kanälen von entscheidender Bedeutung. Sie ermöglicht eine klare Kommunikation, schnellen Zugriff auf relevante Informationen und eine gut organisierte Aufgabenverteilung. Daher möchten wir Ihnen heute wertvolle Tipps zur optimalen Gestaltung der Kanalstruktur geben und den Teams Manager von Solution2Share vorstellen, der Ihnen dabei hilft, Chaos in Microsoft Teams zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.
Die richtige Kanalstruktur in Microsoft Teams legt den Grundstein für ein erfolgreiches Projektmanagement. Mit unseren praxiserprobten Ratschlägen schaffen Sie eine effiziente und übersichtliche Arbeitsumgebung für Ihre Teams, die nicht nur effizient, sondern auch transparent und zielgerichtet ist.
In der Praxis hat sich gezeigt, dass es ratsam ist, Teams entsprechend der Projekte oder Teilprojekte anzulegen, um eine klare Strukturierung und Zuordnung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu ermöglichen. Jedes Projekt sollte dabei mindestens ein separates Teams haben. Bei großen Projekten mit verschiedenen Teilprojekten und Verantwortungsbereichen können auch mehrere Teams sinnvoll sein. Sollen beispielsweise Kunden oder externe Mitarbeitende eingebunden werden oder ein Raum für das Steering Committee geschaffen werden, empfehlen wir Ihnen, anstatt privater Kanäle ein eigenes Teams zu erstellen. Selbst wenn es zunächst redundant erscheinen mag, ist diese Vorgehensweise wesentlich flexibler und übersichtlicher.
Die Verwendung von privaten Kanälen in Microsoft Teams ist eine Möglichkeit, sensible Informationen innerhalb eines Teams zu teilen. Doch Vorsicht ist geboten: Erfahrungsgemäß gestaltet sich nämlich nicht nur das Umschalten zwischen privaten und öffentlichen Kanälen schwierig. Auch bestimmte Funktion wie beispielsweise der Planner stehen in privaten Kanälen nicht zur Verfügung. Es ist daher ratsam, sorgfältig zu überlegen, ob private Kanäle wirklich notwendig sind. Wir empfehlen meist die Alternative, separate Teams für unterschiedliche Benutzergruppen anzulegen.
Ein weiterer wichtiger Tipp ist es, die Anzahl der Kanäle in überschaubarem Rahmen zu halten. Übermäßig viele Kanäle können für die Teammitglieder:innen verwirrend sein und den Arbeitsfluss behindern. Es ist sinnvoll, nur die wirklich notwendigen Kanäle anzulegen und sich auf die wesentlichen Themen zu konzentrieren. Weniger Kanäle bedeuten weniger Verwirrung und eine leichtere Navigation.
Es ist hilfreich, klare Namenskonventionen für Teams und Kanäle festzulegen. Dies trägt zur Übersichtlichkeit bei und ermöglicht es Teammitglieder:innen schnell den richtigen Kanal zu finden. Empfehlenswert ist es hier, mit einer Nummerierung zu arbeiten, damit die Kanäle nicht einfach alphabetisch sortiert werden, sondern in einer für das Projekt sinnvollen Reihenfolge. Wenn Teams und Kanäle nach einem einheitlichen Schema benannt werden, wird die Zuordnung von Inhalten und Diskussionen viel einfacher. Werden beispielsweise andere Anwendungen wie OneNote integriert, setzt sich die Namenkonvention hier fort und Nutzer:innen können sofort erkennen, welchem Projekt ein bestimmtes Dokument oder eine Notiz zugeordnet ist.
Um eine klare Kommunikationsstruktur zu schaffen, bietet es sich an, den Kanal „Allgemein“ für die Meta-Kommunikation zu nutzen. Dieser Kanal dient als zentraler Ort, um grundlegende Fragen zu klären: Wie kommunizieren wir miteinander? Wie setzen wir Teams effektiv ein? Hier finden Diskussionen statt, die sich um die Rahmenbedingungen und die optimale Nutzung von Microsoft Teams drehen. Die eigentlichen Inhalte des Projektes – sei es übergeordnete Projektziele, spezifische Teilprojekte oder fachliche Themen – werden in speziellen, dedizierten Kanälen ausgelagert. Diese klare Trennung schafft Übersichtlichkeit und ermöglicht es den Teammitglieder:innen sich auf die inhaltliche Arbeit zu konzentrieren.
Um sicherzustellen, dass Teammitglieder:innen stets wissen, wo sie Dokumente oder Informationen ablegen sollen, ist es essenziell klare Zuordnungskriterien festzulegen. Wenn mehrere Optionen zur Verfügung stehen und Unsicherheit besteht, kann dies zu Verwirrung führen. Daher sollten eindeutige Richtlinien entwickelt werden, die verdeutlichen, welcher Kanal für bestimmte Arten von Inhalten vorgesehen ist. Eine sinnvolle Strukturierungsregel sollte sich an den Ziel- und Nutzergruppen sowie Verantwortungsbereichen orientieren. Dadurch wird deutlich, wer für welches Thema verantwortlich ist und wer den entsprechenden Kanal leitet, steuert und die geltenden Regeln durchsetzt.
Ein oft übersehener, aber äußerst nützlicher Aspekt von Microsoft Teams sind die sogenannten „Tags“. Diese Funktion kann mit einem Mail-Verteiler verglichen werden und bietet eine einfache Möglichkeit, bestimmte Benutzergruppen zu definieren. Anders als in den sozialen Netzwerken, wo „Tagging“ oft für allgemeine Kennzeichnungen verwendet wird, haben „Tags“ in Microsoft Teams eine spezifischere Funktion. Sie erlauben es, Gruppen von Teammitgliedern zu erstellen, die dann über verschiedene Apps und Kanäle hinweg angesprochen werden können. Durch die Verwendung von „Tags“ können Sie Nachrichten, Dateien oder Ankündigungen gezielt an diejenigen senden, die sie benötigen, ohne das gesamte Team zu überfluten. Diese präzise Ansprache fördert nicht nur die Effizienz, sondern trägt auch dazu bei, die Kommunikation im Team zu optimieren und sicherzustellen, dass relevante Informationen an die richtigen Personen gelangen.
Insbesondere bei Projekten, die sich wiederholen oder ähnlich aufgebaut sind, empfiehlt es sich diese Strukturen zu standardisieren und für die Integration und das Zusammenspiel der verschiedenen Werkzeuge vordefinierte Templates zur Verfügung zu stellen. Dies ermöglicht es dem Projektteam, sich auf wesentliche Aufgaben zu konzentrieren, anstatt wertvolle Zeit mit manueller Einrichtung und Konfiguration zu verbringen. Die Bereitstellung von Vorlagen gewährleistet zudem Einheitlichkeit und die konsequente Einhaltung von Projektstandards und -regeln.
Obwohl es in Microsoft Teams von Haus aus möglich ist, Teams-Vorlagen zu erstellen, sind diese mit gewissen Einschränkungen verbunden und bei weitem nicht so umfangreich wie im Teams-Manager. Zum Beispiel unterstützen die Teams-Vorlagen von Microsoft keine privaten Kanäle, auf bestehende Teams lassen sich die Vorlagen nur schwer anwenden, die Einstellungsmöglichkeiten für Berechtigungen sind begrenzt und die Integration mit Drittanbieter-Apps, beispielsweise als Registerkarte in einem benutzerdefinierten Template, gestaltet sich umständlich. Für die Vorbereitung und Standardisierung komplexer Projekte hat sich in der Praxis der Teams Manager von Solution2Share durch verschiedene Funktionen als äußerst hilfreich erwiesen:
Nutzen Sie unsere praxiserprobten Tipps und gestalten Sie nicht nur eine strukturierte Arbeitsumgebung, sondern schaffen Sie die Voraussetzungen für anhaltenden Erfolg in Ihrem Projektmanagement mit Microsoft Teams.
Haben Sie Fragen zum Thema oder möchten Sie weitere Informationen zum Teams Manager von Solution2Share? Melden Sie sich einfach bei uns – wir unterstützen Sie gerne!
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