Heute geben wir Ihnen Tipps und Tricks zum digitalen Selbstmanagement und wie Microsoft 365 Sie dabei unterstützen kann, getreu nach dem Motto: „work smarter, not harder“.

Für jeden etwas dabei

Für viele Personen gehört seit einiger Zeit Homeoffice zum Arbeitsalltag dazu. So etliche Vorteile Homeoffice hat, gibt es auch ein paar Herausforderungen. Neben der richtigen Ausstattung und geeigneten Arbeitsbereich, kann auch das konzentrierte Arbeiten außerhalb des Büros und ohne die Kolleg:innen eine Herausforderung darstellen.

Es existieren zahlreiche verschiedene Methoden, die einen helfen, die Zeit besser zu managen und produktiver zu sein. Dabei gibt es nicht DIE EINE Methode. Je nach Person, Umstand oder Situation funktionieren manche Methoden für einen besser und andere Methoden weniger gut.

Tools unterstützen Sie dabei, die Methoden digital umzusetzen und Ihre Ziele zu erreichen. Mit Microsoft 365 haben Sie eine Unmenge an Anwendungen zur Auswahl, mit denen Sie Ihre Zeit und Aufgaben besser strukturieren können.

Aufgabenplanung

Bevor es an die Arbeit geht, hilft Ihnen die Planung und Verwaltung Ihrer bevorstehenden Aufgaben, zu priorisieren und nichts zu vergessen.

Besonders für visuelle Typen geeignet: Personal Kanban. Mit der Methode lässt sich die Arbeit visualisieren und limitieren. Dabei gibt es drei Elemente: die Karte für eine Aufgabe, das Kanban Board, auf dem alle Themen gesammelt werden und die Spalten im Board, die den Status der jeweiligen Aufgabe anzeigen.

Für diese Methode ist – wie schon der Name vermuten lässt – das Kanban Board von Microsoft Planner wie geschaffen! Damit können die Aufgaben verfolgt werden. Auch weitere Informationen, wie z. B. Start- und Fälligkeitsdatum, Checklisten und Anlagen lassen sich hinterlegen. Sehr praktisch: Planner ist in Microsoft Teams integriert und ist ebenfalls als App für das Smartphone verfügbar.

Tipp: die Spalten lassen sich umbenennen und so können die Themen z.B. nach Priorität (von sehr wichtig bis unwichtig) eingeteilt werden.


Haben Sie Probleme, Aufgaben zu priorisieren? Dann schauen Sie sich doch das Eisenhower-Prinzip an. Bei dem Prinzip erstellen Sie eine Matrix mit vier Quadranten. Die Y-Achse stellt die Dringlichkeit dar, während die X-Achse die Wichtigkeit der Arbeit verkörpert. Jeden Quadranten wird eine Kategorie gegeben: Wichtig, nicht wichtig, dringend und nicht dringend. Daraus ergeben sich vier Kombinationsmöglichkeiten, in die sich die Aufgaben einteilen lassen und die eine bestimmte Art der Bearbeitung nach sich ziehen.



Nachdem Sie Ihre Aufgaben priorisiert und gemanagt haben, geht es nun zum nächsten Schritt: das eigentliche Arbeiten.

An die Arbeit!

Konzentriert die Aufgaben erledigen: das ist leider manchmal gar nicht so einfach. Doch auch dafür gibt es Methoden und Techniken, die Ihnen dabei helfen, den heißbegehrten „Flow-Zustand“ zu erreichen.

Eine sehr bekannte und simple Technik ist die Pomodoro-Methode. Sie nehmen sich eine Aufgabe vor, arbeiten 25 Minuten konzentriert und machen danach fünf Minuten Pause. Im Anschluss geht es erneut für 25 Minuten ans Arbeiten, daraufhin nochmals fünf Minuten Pause. Nach vier Intervallen ist eine längere Pause von 20 – 30 Minuten einzulegen. Die Zeit und Intervalle können natürlich an die Aufgaben angepasst werden.

Tipp: Die Intervalle im Outlook Kalender eintragen,  so werden diese als Erinnerung angezeigt.

Bietet sich an: Kombination mit Viva Insights und den Fokuszeiten, um sich Zeit für Aufgaben zu schaffen. Sie geben an, wie viel Zeit Sie täglich wann einplanen wollen. Insights erstellt daraufhin einen Fokusplan und die Fokuszeit wird daraufhin im Outlook-Kalender gebucht.



Im nächsten Beitrag gehen wir auf den dritten und letzten Abschnitt von Selbstmanagement ein: der Reflektion. Wir verraten Ihnen, wie Sie mithilfe von Microsoft 365 Ihre Zeit analysieren können. Zudem gehen wir auf Zeitdiebe ein und wie Sie diesen den „Garaus“ machen.

Bei Fragen rund um Microsoft 365 kontaktieren Sie uns gerne!

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    Ireen Scholze