In Teil 1 haben wir Ihnen Methoden und Microsoft 365 Tools für die Aufgabenplanung und -Durchführung gezeigt. Erfahren Sie heute, wie Sie Ihre Zeit analysieren und reflektieren können und wie die Microsoft Suite Sie dabei unterstützen kann.

Wie erfolgreich waren Sie?

In Ihrer persönlichen Retroperspektive blicken Sie auf Ihren Arbeitsprozess zurück, entweder am Ende des Tages oder der Woche, und evaluieren Ihren Fortschritt.

Folgende Fragen helfen dabei:

• Habe ich meine geplanten Aufgaben und Ziele geschafft?
• Wenn nicht, was sind die Gründe dafür, woran lag es?
• Was kann ich ändern, um diese zu erreichen?

Je nach Präferenz können Sie diese Fragen schriftlich oder einfach im Kopf beantworten. Für eine schriftliche Beantwortung empfiehlt sich OneNote, dass sich gut als persönliches Notizbuch eignet. Der neue Solo-Chat in Microsoft Teams mit dem Sie Nachrichten an sich selbst schicken lässt sich ebenfalls dafür nutzen.

Anteil von Kommunikation und Besprechungen

Viele werden es kennen: Sie schauen in Ihrem Kalender und ein Meeting reiht sich nach dem anderen ein. Daneben kommen Chat-Nachrichten mit Kolleg:innen und Austausch in den Teams-Kanälen dazu.

Kommunikation ist wichtig, kann aber auch allzu sehr Zeit beanspruchen. Am Ende bleibt weniger Raum für das fokussierte Arbeiten übrig. Wie viel Zeit Sie mit Meetings & Co. verbracht haben, lässt sich mithilfe einer Power BI Analyse in Microsoft Teams ermitteln.

Wie viel Zeit wurde in Kommunikation und Besprechungen investiert?

Downloaden Sie im Teams App Store die Power BI App. Nach der Installation gehen Sie auf die Startseite und oben auf „Erstellen“. Wählen Sie die Kachel „Teams-Daten analysieren“ aus. Beim ersten Mal dauert die Analyse etwas länger. Danach bekommen Sie eine anschauliche Übersicht. Stellen Sie Ihren gewünschten Zeitraum – die letzten 7, 14, 31 oder 90 Tage – ein. Details über Ihre Meetings und Nachrichten beinhalten beispielsweise:

• Wann Sie wie viele Besprechungen hatten.
• Wann Sie nur mit Ton oder auch mit Video telefoniert und den Bildschirm geteilt haben.
• Ob Ihre Meetings selbst- oder fremdorganisiert waren.
• Wie viele Chat- und Kanal-Nachrichten Sie gesendet haben.

Diese Analyse visualisiert den Anteil und die Dauer von v.a. Ihren Meetings. Sehr praktisch: Die Funktion ist ebenfalls für User ohne Power-BI-Lizenz verfügbar.

Zu viele und lange Besprechungen schränken Ihre fokussierte Arbeitszeit ein aber auch Verhaltensweisen oder Umstände können Ihnen dabei in die Quere kommen.

Zeitdiebe ausschalten

Noch schnell die E-Mail oder die Teams-Nachricht beantworten oder auf das Handy schauen: Jede kleine Unterbrechung sorgt dafür, dass Sie aus Ihrer Konzentration gerissen werden. Sich danach erneut zu fokussieren und das vorige Tempo zu erreichen, dauert wieder einige Zeit.

Es ist daher sehr hilfreich, wenn Sie Ihr eigenes Verhalten und Arbeitsprozess reflektieren und identifizieren: Was oder wer lenkt Sie von Ihrer Arbeit ab? Nicht jede Nachricht muss sofort beantwortet werden – setzen Sie Prioritäten!

Weitere Tipps:

• Microsoft Teams auf „Nicht stören“ stellen
• Outlook: Benachrichtigung über neue E-Mails ausschalten
• Handy auf stumm stellen
• Feste Zeiten für das E-Mail-Postfach setzen

Wir hoffen, wir konnten Ihnen damit den ein oder anderen hilfreichen Tipp vermitteln, wie Sie mit Microsoft 365 Ihre Zeit besser managen und produktiver sind.

Bei Fragen über den digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365 oder anderen relevanten Themen können Sie uns gerne kontaktieren!