19. September 23

Microsoft Stream on SharePoint: Architektur und Use Cases

Frank Schlicker

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Sie planen den Wechsel von Microsoft Stream classic zu Stream on SharePoint und haben sich bereits für eine Migrationsstrategie, basierend auf unserem letzten Beitrag zu diesem Thema, entschieden. Nun stehen Sie vor der Frage: Wie sollen Videos künftig zur Verfügung gestellt werden? Wir zeigen Ihnen Beispiele, wie Sie Ihre SharePoint Architektur aufbauen können sowie verschiedene Use Cases für das neue Stream.

Migration in bestehende SharePoint Architektur

Hierbei handelt es sich um eine typische SharePoint Architektur, bestehend aus verschiedenen Hubs, Teams- und Kommunikationssites. Der Stream Content wird auf diverse SharePoint Sites migriert.

Bei dieser Möglichkeit werden eine oder mehrere SharePoint Hubs erstellt, innerhalb dieser Hubs können die entsprechenden Videos abgespeichert werden. So können Sie beispielsweise ein allgemeines Videoportal für alle Mitarbeitenden und ein separates Videoportal nur für Frontline-Worker bereitstellen.

Hier werden Videos nicht in ein Stream Portal migriert, sondern auf Kommunikations- und Teams-Websites. Ein Portal kann diese Videos anzeigen und Nutzer:innen können sie dort abrufen, es sind jedoch keine Videos darin gespeichert.

Videos organisieren in Stream on SharePoint

Für welche Architektur sollten Sie sich entscheiden? Wir empfehlen eine Kombination aus den Ansätzen 2 und 3, also Videos direkt in Portale migrieren, aber auch Portale zu schaffen, die auf andere Sites verweisen. Während bestimmte Videos innerhalb von Videoportalen erstellt werden, werden die meisten Nutzer:innen ihre Videos auf SharePoint-Sites, -News, in Teams- oder Yammer-Gruppen erstellen. Damit auch diese Videos in einem Portal angezeigt werden, sollte dieses auf die entsprechenden Sites verweisen.

Ihre Videos können Sie durch SharePoint Permissions organisieren und Ihre Kommunikation somit vom alten auf das neue Stream übertragen. Hierfür gibt es vier verschiedene Möglichkeiten:

Private Bottom-up: Alle Teammitglieder haben Schreibrechte
Private Top-down: Einige Teammitglieder haben Schreibrechte, alle anderen haben Leserechte
Unternehmensweite Bottom-up: Alle Nutzenden des Unternehmens haben Schreibrechte
Unternehmensweite Top-down: Einige Nutzer:innen haben Schreibrechte, alle anderen haben Leserechte

Im Folgenden zeigen wir Ihnen einige Use Cases und Beispiele für den Einsatz des neuen Stream on SharePoint:

Beispiele für Video-Portale in Stream on SharePoint

So könnte ein reines Video-Portal aussehen. Es handelt sich um ein Hub-Konstrukt mit mehreren Site Collections und einer vererbten Navigation in SharePoint. In diesem Hub können Videos angezeigt und nach bestimmten Kategorien gefiltert werden: beispielsweise neueste, beliebte oder trending Videos. Bestimmte Videos können als großes Webpart direkt oben auf der Seite positioniert und somit hervorgehoben werden. Es gibt die Möglichkeit, Kanäle oder Gruppen zu bestimmten Themen zu erstellen.

Videoportale eignen sich auch zu bestimmten Themen, wie hier einer Schulungswebsite. Hier können Videos, aber auch Dokumente eingebunden werden.

Videoportale lassen sich direkt in Microsoft Teams einbinden – dem meist zentralen Anlaufpunkt für Mitarbeitende. In diesem Beispiel ist das Portal in eine Teams-Gruppe integriert und könnte beispielsweise für interne Schulungen eingesetzt werden.

Um ein Videoportal in Teams einzubinden, kann auch Viva Connections genutzt werden. Hier ist das Portal nicht in eine Gruppe integriert, sondern direkt in Teams über einen separaten Navigationsbutton verfügbar. Dieser Use Case eignet sich insbesondere für Frontline Worker, da durch Viva Connections und das neue Stream diese Mitarbeitenden nicht nur Zugriff auf alle wichtigen News, sondern auch Videos erhalten.

Unser Fazit zum neuen Stream on SharePoint

Das neue Stream bietet durch den Video as a Content Type-Ansatz mehr Möglichkeiten, ist jedoch auch komplexer und ein tiefgreifenderes Verständnis von Microsoft 365 bzw. SharePoint ist erforderlich. Die Migration ist aufwendig und sollte geplant und kontrolliert werden. Insgesamt halten wir den Wechsel für eine gute Entscheidung. Es gibt bereits gute Integrationen durch Webparts und wir sind zuversichtlich, dass es in Zukunft noch mehr Möglichkeiten gibt. Hier gelangen Sie zum letzten Teil dieser Serie.

Falls Sie bei der Einführung des neuen Stream Unterstützung benötigen, z. B. bei der Planung und Durchführung der Migration, Anpassung der SharePoint Architektur, Schulung Ihrer Mitarbeitenden und vielem mehr sind wir der richtige Ansprechpartner! Kommen Sie gerne jederzeit auf uns zu.

Außerdem möchten wir Ihnen unseren Stream on SharePoint Workshop am 16. November ans Herz legen, hier erhalten Sie tiefergehende Informationen.

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