Metadatenpflege leicht gemacht

Intranetprojekte stellen Unternehmen immer wieder vor die Herausforderung eine große Menge an Dokumente und Inhalte sinnvoll abzulegen und zu verknüpfen. Im Rahmen einer Migration oder eines Neuaufbaus von Bibliotheken gibt es oft die Situation, dass viele Dokumente möglichst schnell verschlagwortet werden müssen. So kann in der Suche damit gearbeitet oder Ansichten entsprechend erstellt werden. Dies stellt einen großen Vorteil gegenüber dem Fileserver dar.
SharePoint 2013 bietet jetzt die Möglichkeit, auf schnellem Weg Metadaten an Dokumente anzufügen. Bisher, besser gesagt in SharePoint 2010, war die Situation, dass eine Metadatenspalte in der Datenblattansicht nicht pflegbar war.

Abbildung 1: Metadatenpflege in Datenblattansicht in SharePoint 2010

Beim Versuch diese Spalte zu bearbeiten, kommt eine Fehlermeldung. Die Spalte Bearbeiter (Typ Eine Textzeile) kann wie erwartet schnell gefüllt werden.
In SharePoint 2013 gibt es jetzt sogar verschiedene Möglichkeiten der Bearbeitung. Beim Klick in die Zelle (verwaltete Metadaten) erscheint ein weises Quadrat mit einem orangen Punkt. Damit öffnet sich das Menü. Mit Hilfe des Menüs können einzelne Ausdrücke gesetzt, hinzugefügt (bei Mehrfachauswahl), oder entfernt werden. Einfach schnell und unkompliziert.

Abbildung 2: Metadatenbearbeitung in SharePoint 2013

Noch eine Erleichterung ist die Möglichkeit, neue Spalten direkt über das Pluszeichen in der letzten Spalte anzulegen. So kann im Arbeiten noch schnell eine weitere Metainformation hinzugefügt werden, sofern das nur für diese eine Bibliothek sinnvoll ist.
Auch Copy & Paste funktioniert wie in Excel. Das erleichtert die schnelle Bearbeitung von vielen Einträgen enorm.

Abbildung 3: Spaltenbearbeitung in SharePoint 2013

Noch eine altbekannte Excelfunktion. Bei markierter Zelle wird diese unten rechts zum Quadrat und der Mauszeiger zum schwarzen Kreuz. Der Inhalt kann dann durch Runterziehen einfach kopiert werden.

Abbildung 4: Daten dublizieren in SharePoint 2013

Kleine Funktion, große Erleichterung bei der Arbeit. Gefällt uns!