Multi-topic Communities mit leistungsfähigem Dokumentenmanagement

​Autor: Dr. Julian Bahrs
SharePoint bietet mit den Teamsites traditionell virtuelle Räume, in denen gemeinsam Information abgelegt werden kann. Dabei werden oft auch intensiv Dokumentenmanagementfunktionen, aber auch kommunikationsorientierte Werkzeuge genutzt. In der neuen SharePoint Version 2013 wird durch die Community Funktion der Austausch der beteiligten Mitarbeiter und das Verwalten der Mitglieder verbessert. (Hinweis: Die Integration des Activity Streams wird in einem anderen Artikel beschrieben, obwohl dieser auch in der Community verwendet werden kann).

In diesem Post wird folgender Anwendungsfall angenommen: Eine Gruppe von Personen möchte Informationen zu verschiedenen Themen in einem Raum sammeln und gemeinsam zu einer Interpretation kommen. Sie wollen Links, Dokumente und Erfahrungen sammeln und sich zu verschiedenen Themen austauschen. Schließlich sollen die einzelnen Fundstücke, Meinungen und Diskussionen in einer verdichteten Beschreibung, z.B. einer Handlungsanleitung, münden. Diese Beschreibung soll jeweils den gesicherten Stand beschreiben.
In diesem Anwendungsfall werden die ersten vier Phasen des 5i Wissensreifungsmodells, von der Investigation bis zur In-for-mation, berücksichtigt. Die gemeinsam erarbeiteten Artikel können eine Grundlage für die Verbreitung der Erkenntnisse sein. Die Verbreitung ist in diesem Szenario jedoch nicht mehr berücksichtigt.
Mit SharePoint 2013 steht ein neues Site Template zur Verfügung: Die Community. Im Folgenden nutzen wir dieses Template und zeigen Community mit wenigen Mausklicks themenorientierte Wiki-Artikel, Diskussionen und Dokumente gesammelt und ausgetauscht werden können.

Mitgliederverwaltung: Bereits beim Anlegen der Site können beteiligte Personen „eingeladen” werden. Auch nachträglich können Personen aktiv über die „Share”-Funktion eingeladen werden. Dabei wird den betreffenden Personen eine E-Mail mit dem Link zur Site zugesendet. Hier ist vor allem die Darstellung und die direkte Verfügbarkeit der „Share” Funktion verbessert.
Alternativ können Personen die über einen Link zur Community verfügen auch jederzeit die Mitgliedschaft beantragen. Dies führt zu einer E-Mail an den jeweiligen Gründer (eigentlich Site Collection Administrator). Auf einer Seite sind eingegangene Anfragen aufgelistet und können bearbeitet werden.

Abbildung 1: Mitgliederverwaltung der Community
Mit der Community werden standardmäßig weitere Funktionen zur Verwaltung von Mitgliedern und Themen mitgeliefert.

Abbildung 2: Verwaltung der Community
Bei der Mitgliederverwaltung wird nun automatisch über ein Punktesystem gezeigt, wie aktiv einzelne Mitglieder sind. So können Antworten auch hinsichtlich der Erfahrung des Gegenübers bewertet werden. Zusätzlich können Badges für Personen vergeben werden. Hiermit können Community Rollen schnell und einfach für alle beteiligten Personen dargestellt werden.

Abbildung 3: Mitgliederverwaltung mit Aktivitätsstatus und Badges
Fester Bestandteil ist eine Liste der Themen. Diese können durch den Community Moderator erweitert werden. Die Themen können dabei mit einer Kurzbeschreibung und einem Bild beschrieben werden. Automatisiert baut sich dann ein visuelles Themenverzeichnis in der Community auf, welches per Mouseover auch den Status der jeweiligen auf das Thema gemünzten Aktivität zeigt. Diese Themenliste kann als Navigation in der Community genutzt werden.

Abbildung 4: Grafische Darstellung der Themen mit Aktivität (bei Business Intelligence)
Über einen Mouseclick landet man auf einer themenbezogenen Seite. Diese zeigt standardmäßig vor allem Diskussionen die zu dem Thema gehören. Das Diskussionsforum wurde in SharePoint 2013 vollständig überarbeitet und fügt sich harmonisch in das neue Design ein. Die Diskussionen kann in mehreren Diskussionsfäden parallel stattfinden. Sie ist nun mit Funktionen für Bewertungen (Rating) ausgestattet. Besonders wertvolle Antworten können markiert werden und werden dann am Beginn des Diskussionsfadens angezeigt.
Diskussionsfäden die besonders relevant sind können in einem gesonderten Bereich dargestellt werden (Featured Discussion).

Abbildung 5: Diskussionsfaden
Auch auf dieser Seite wird gezeigt, wer die für das Thema wichtigen Akteure sind.
Für unseren Anwendungsfall wollten wir jedoch zusätzlich Dokumente und den Wiki Artikel einbinden. Hier greift die bereits aus den vorherigen Versionen bekannte modulare Aufbau: Mit wenigen Mausklicks konnte eine Artikelliste und Dokumentenbibliothek hinzugefügt und mit der Themenliste der Community verbunden werden. Bei Apps nutzen Versionierung. Schließlich wurden entsprechende WebParts auf der Themenseite platziert.

Abbildung 6: Gesamtansicht einer Themenseite
Als Ergebnis entsteht eine themenorientierte Seite mit einem direkt bearbeitbaren Artikel auf der Webseite. Durch die Versionierung und den Rich-Text Editor kann dieser Wiki-artig genutzt werden. Für die Verwaltung der Dokumente stehen die leistungsfähigen Dokumentenmanagementfunktionen und die Office Integration zur Verfügung. Zusätzlich haben wir die Möglichkeit für ein Rating aktiviert. Bei Bedarf können weitere Metadaten integriert werden.
Die Community eignet sich nun zur permanenten Sammlung und Austausch zu Einflüssen und Erfahrungen bezogen auf das Thema. Wenn erforderlich kann im Rahmen der Community eine abgestimmte Änderungen der gemeinsamen Schlussfolgerung / Empfehlung erarbeitet werden.