Intranet: Definition und Bewertung der Use Cases

Das digitale Mitarbeitererlebnis verbessern

Das Intranet erlebt derzeit als Employee Experience Platform einen neuen Aufschwung. Längst hat es nicht nur funktionale Aufgaben wie die Vermittlung von Unternehmensnachrichten, sondern soll ebenso zur Employee Experience beitragen. Emotionen ansprechen, Geschichten erzählen und den Mitarbeiter:in persönlich ansprechen: Unternehmen wünschen sich mehr und mehr einen „Erlebnischarakter“ der Plattform. Dieser kann durch verschiedene Aspekte erreicht werden, wie zum Beispiel:

• Einbindung von Social Networking und Wissensmanagement
• Gamification Elemente wie Rätsel für Weiterbildungsinhalte
• Persönliche Ansprache

Durch den Fokus auf die Digital Employee Experience soll das fehlende Büro kompensiert, die Corporate Identity vermittelt und Mitarbeitende emotional mit dem Unternehmen verbunden werden.

Bevor Sie sich mit der Neugestaltung oder Migration in die Microsoft Suite beginnen, empfehlen wir Ihnen Ihre bestehende Mitarbeiterplattform zu begutachten und die einzelnen Anwendungsfälle zu beurteilen.

Unsere Empfehlung: Scorecards erstellen

Für die bestehende Lösung sollte ein Review und eine Katalogisierung stattfinden. Welche Prozesse, Daten und Funktionen sind enthalten? Weitere Infos zu diesem Schritt erfahren Sie in unserem White Paper.

Danach erfolgt die Bewertung und Beurteilung der dokumentierten Inhalte: Welche Punkte müssen in die neue Plattform integriert werden? Welche werden nicht mehr gebraucht oder sind gar unerwünscht? Stichwort nutzerorientiertes Gestalten: der digitale Arbeitsplatz ist eine Plattform für Mitarbeiter:innen, deren Feedback sollte daher regelmäßig mit einfließen.

Um die relevanten Inhalte zu bewerten und zu priorisieren, bietet es sich an, unterschiedliche Use Cases auszuarbeiten. Unser Tipp: große Aufgabenpakete in kleinere Päckchen zerlegen. Das ergibt einen besseren und detaillierteren Überblick. Szenarien können umfassen:

• Lokale News und Ankündigungen
• FAQ-Seite für neue Mitarbeitende
• Sicherheitsrichtlinien übersichtlich gestalten
• Mit sozialen Funktionen ins Gespräch kommen

So genannte Scorecards helfen bei der Bewertung und Priorisierung. Dafür beschreiben Sie zuerst einen Anwendungsfall und die damit verbundenen Anforderungen. Nehmen wir das Beispiel News: „Über die Startseite erhält der Nutzer einen schnellen Überblick über die neuesten Unternehmensnews – im Vorbeigehen. Die Seiten sind übersichtlich und attraktiv gestaltet und zeigen immer einen Ansprechpartner.“

Danach stellen Sie Kosten und Nutzen des Use Cases gegenüber, beispielsweise durch eine visuelle Skala.