Um eine gelungene Employee Experience zu erreichen, bedarf es einer klaren User Journey und einen deutlichen User Nutzen (Utility). Man kann es so sehen: der Digital Workplace ist die „Technologie im Hintergrund“, die Employee Experience hingegen die „Perspektive von vorne“ – dazu gehört alles, was der Mitarbeiter sehen, bedienen und nutzen kann. Es geht also nicht nur um die digitalen Tools die man nutzt, sondern auch um den Weg, den der User bis zur Nutzung hinter sich bringt. Findet er sich leicht zurecht? Ist alles logisch angeordnet? Hat er Spaß dabei, seine benötigten Werkzeuge zu finden?
Eine User Journey soll den Nutzern einen klaren Weg aufzeigen, um einfach und schnell an die von ihnen gewünschten Punkte zu kommen. Ist dies nicht gegeben, besteht die Gefahr von Frustration. Neben der User Journey fällt dem User Nutzen eine große Gewichtung zu. Denn sollte sich den Mitarbeitern keinerlei Mehrwert bieten, verlieren sie schnell das Interesse an den neuen Tools und sie werden im schlimmsten Fall nicht genutzt.