Fachartikel Der Weg zu einer guten Informationsarchitektur

Früher war alles viel leichter – zumindest das Bilden von Informationsarchitekturen. Für Publishing, Collaboration und MySite gab es je eine Webapplikation. Im Publishing Kontext wurde je Navigationspunkt eine Website erstellt. Die größte Herausforderung dabei war es, zu überlegen, ob Teamsites als Websites oder Websitesammlungen erstellt werden sollten. Mit Office 365, der Managed Navigation und der deutlich leistungsfähigeren Suche ergeben sich jetzt neue Möglichkeiten, aber auch Rahmenbedingungen. Auf einmal ist es nicht mehr so einfach Best Practices für eine gelungene Informationsarchitektur (kurz IA) zu bilden.

Kriterien einer guten Informationsarchitektur

• Was macht denn eigentlich eine gute Informationsarchitektur aus? Ich glaube, es sind mehrere Faktoren zu berücksichtigen:
• Die funktionalen und technischen Möglichkeiten von SharePoint oder Office 365 nutzen können
• Eine möglichst einfache Administration sowie Bearbeitung, Pflege und Konsum von Daten
• Ein möglichst einfaches Life Cycle Management
• Und was es besonders kompliziert macht: Eine möglichst flexible Architektur, die sowohl wachsen, als auch schrumpfen und die sich verändern kann
  (wenn ein Unternehmen umstrukturiert wird oder neue Unternehmen zugekauft werden, hat das oft Auswirkungen auf die Informationsarchitektur des Unternehmens)

Die Komplexitätsfaktoren

Vor besondere Herausforderungen sind wir bei Unternehmen mit mehreren Standorten, Sprachen oder einer wenig beständigen Organisation gestellt. Noch schwieriger wird es bei Konzernen, die oft auch unterschiedlichste Gesellschaften unter sich vereinen, denen man gerecht werden muss. Und was einfaches Bearbeiten und Konsumieren von Daten bedeutet, ist höchst individuell.

Dabei gilt: Je mehr Information-Worker oder Wissensarbeiter das Unternehmen oder der Konzern hat, desto wichtiger ist eine gute Informationsarchitektur und desto höher sind auch die Ansprüche an eine gute Informationsarchitektur. In solchen Fällen gibt es nämlich oft unglaublich viele Daten und Informationen, die nach den oben genannten Kriterien bereitgestellt werden müssen.

Definition des Begriffs Informationsarchitektur

Bevor ich darauf eingehe, was mir selbst beim Bilden von Informationsarchitekturen hilft, möchte ich den Begriff „Informationsarchitektur“ nach meinem Verständnis definieren. Dazu habe ich einen ganz schönen Artikel entdeckt: „Der Unterschied zwischen Informationsarchitektur (IA) und Navigation“.

Die Autorin schreibt:

„Die Informationsarchitektur einer Website (oder eines Intranets) besteht aus zwei Hauptkomponenten:

• Identifikation und Definition von Seiten Inhalt/Funktionalität
• Die grundliegende Organisation, Struktur und Nomenklatur, welche die Beziehungen zwischen dem Seiteninhalt bzw. der Funktionalität definiertDie Informationsarchitektur (IA) ist jedoch kein Bestandteil des Nutzerinterfaces (UI) – viel mehr versorgt die IA das UI mit Informationen. Die IA wird in Tabellen und Diagrammen dokumentiert, nicht aber in Wireframes, umfassenden Layouts oder Prototypen.“

Meinen Kunden erkläre ich IA so: „Die Informationsarchitektur beschreibt, wie Informationen in das System kommen, wie sie dort abgelegt, angezeigt und verwaltet werden unter Berücksichtigung der technischen Gegebenheiten.“

Dabei kommt es nicht nur auf die Sicht des Konsumenten an, sondern eben auch auf die des Redakteurs, Community-Managers und Admins. Eine wichtige Voraussetzung: Nutzer und Nutzungskontext müssen bekannt sein. Bevor ich mit der eigentlichen Architektur-Arbeit beginne, muss ich mehr über das Unternehmen, seine Informationen und die Mitarbeiter erfahren. Denn das beeinflusst maßgeblich die IA.

Folgende Fragen muss ich dabei zwingend beantworten:

Zum Nutzer:

• Wer sind meine Nutzer?
  (Auch hier sind Nutzer, Admins, Key User und weitere gemeint)
• Welche Informationen sind für welche Nutzer relevant?
  (Achtung: Personalisierung)
• Mit welchen Systemen wird bisher gearbeitet?
  (Denn die Nutzer werden erst mal erwarten, dass das zukünftige System nach der gleichen Logik funktioniert)
• Was sollen die Nutzer in dem System tun?
  (Sollen die meisten Nutzer aktiv mit dem System interagieren oder gibt es wenige geschulte Nutzer die das tun sollen?)

Zum Nutzungskontext:

• Von wie vielen Informationen sprechen wir hier?
  (Je mehr Informationen, desto ausgefeilter muss das Life Cycle Management sein)
• Von welchen Informationen sprechen wir hier?
  (So können Datengröße und Datentyp unterschiedliche Architekturen erfordern)
• Wie sieht die Unternehmensorganisation aus?
  (Z.B. ist in einem stark hierarchisch organisierten Unternehmen oft ein strenges Berechtigungskonzept erforderlich)
• Wie sieht die Unternehmensstruktur aus?
  (Wie dynamisch wächst oder verändert sich das Unternehmen? Umso dynamischer, desto flexibler muss auch unsere IA sein)

Übrigens: Die Fragen können auch direkt vom Kunden beantwortet werden. Wir sorgen dann dafür, die Antworten richtig zu interpretieren.

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