Optimieren Sie Ihre interne Kommunikation mit M365
Unser Consulting für Digitalisierung und Business Apps
Optimieren Sie Ihre Enterprise Content Management
Der wesentlicher Erfolgsfaktor für Ihren Digital Workplace
Gelungenes Change Management
Wissensmanagement & Corporate-Learning
Ihr fertiges Social Intranet inkl. Mitarbeiter-App
Der Knotenpunkt Ihrer internen Unternehmenskommunikation
Der Wegbereiter, mit dem Sie alle Mitarbeiter:innen erreichen
Mitarbeiter:innen im Fokus
Digitaler Wissensaustausch
Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
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Die Frankfurter Entsorgungs- und Service GmbH (FES) ist als öffentlich-private Unternehmensgruppe mit sechs Tochter- und Beteiligungsgesellschaften das größte Entsorgungsunternehmen in der Rhein-Main-Region. Mit rund 1.900 Mitarbeitenden bietet FES-Dienstleistungen rund um die Entsorgung und Flächenreinigung für Kommunen, Industrie, Handel, Gewerbe und Privatkunden an.
Ausgangssituation & Ziele
Während ein Drittel der Belegschaft bei FES über das Intranet in Echtzeit mit Informationen versorgt wird, werden zwei Drittel ausschließlich über analoge bzw. allgemein zugängliche digitale Formate wie z. B. das Schwarze Brett, einen Kantinenmonitor, die Mitarbeiterzeitung oder die direkten Vorgesetzten zeitversetzt erreicht. In Zeiten, in denen nahezu jeder dieser 1.300 Mitarbeitenden ein Smartphone in der Hosentasche hat, lag die Lösung nahe: Eine Mitarbeiter-App musste her. Ziel war es, nicht nur die Kommunikation im Unternehmen zu stärken und Wissen zu vermitteln, sondern die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitenden zu verbessern. Darüber hinaus sollten Services und Prozesse wie beispielsweise Entgelt- und Zeitnachweise digital angeboten werden, die den Frontline-Workern echte Mehrwerte bieten. Innerhalb eines Jahres sollte eine digitale mobile zielgruppengerechte Informationsquelle vor allem für die gewerblichen Mitarbeitenden etabliert werden, in welche Teile des SharePoint basierten Intranets wie z. B. Nachrichten, Dokumentencenter, Telefonbuch und Stellenausschreibungen integriert werden sollten.
Das Projekt
In einer Vorprojektphase fiel nach einer gründlichen Prüfung der verschiedenen technischen Alternativen und Herangehensweisen für die Etablierung einer Mitarbeiter-App, die Entscheidung für die Umsetzung mit Microsoft Teams. Nicht zuletzt da sowohl Teams als auch ein SharePoint basiertes Intranet, welches sich nahtlos in Teams integrieren und damit mobil verfügbar machen lässt, bei FES bereits etabliert waren. So profitiert das Unternehmen zum einen von der bereits vorhandenen Infrastruktur (z.B. Sicherheit, Datenhaltung, Integration) und User Management und bietet durch die Nutzung gleicher Dienste, gleichzeitig eine einheitliche gleichgestellte Kommunikationsstrategie sowohl im kaufmännischen als auch im gewerblichen Bereich. Weitere Gründe für die Entscheidung für Microsoft Teams waren u.a. die zukunftsorientierte permanente Weiterentwicklung seitens Microsofts sowie die Möglichkeit der SAP-Anbindung und dem stetigen Ausbau der Plattform u.a. durch die schnelle und effiziente Digitalisierung von Prozessen.
Die Lösung
Durch die Integration des Intranets mit Viva Connections stehen die zentralen Elemente Dashboard und Feed im Vordergrund, die gemeinsam mit Ressourcen eine Navigation darstellen. Den Startbildschirm bildet das Dashboard. Über große Kacheln mit Bild bzw. Piktogramm lassen sich die verschiedenen Themen und Funktionen, von klassischen Nachrichten aus dem Intranet bis zu persönlichen Dokumenten, wie den digitalen Entgelt- und Zeitnachweisen zentral ansteuern.
Die klassische Unternehmensnachricht wird im Intranet in SharePoint online geschrieben und automatisch auch in der App ausgespielt. Für die interne Kommunikation entsteht somit kein Mehraufwand für die Pflege der Mitarbeiter-App. Die Klickrate zeigt eine deutliche Steigerung der Aufrufe, seit der Einführung der App erreichen News oftmals mehr als tausend Aufrufe.
Hinter „Persönliche Dokumente“ verbirgt sich der Entgelt- und Zeitnachweis für den jeweiligen Mitarbeitenden. Besonders Frontline Worker haben nun erstmals die Möglichkeit, jederzeit in Echtzeit ihr Arbeitszeitkonto einzusehen und haben digitalen Zugriff auf Ihre Entgeltnachweise. Um diese sensiblen Daten zu schützen wird der User aufgefordert hier die letzten vier Stellen seiner Steuer-ID einzugeben, bevor er auf die Dokumente zugreifen kann. Über den Button „Sonstiges“ besteht die Möglichkeit weitere Formulare oder Dokumente direkt bei der Personalabteilung anzufordern, die dann im persönlichen Ordner abgelegt werden. So erhält der Mitarbeitende digitalen Zugriff und ineffiziente analoge Wege wie beispielsweise die Fahrt zum Personalbüro entfallen.
Hinter dieser Kachel verbergen sich wichtige FES-Dokumente, wie beispielsweise Leitlinien, Richtlinien oder Betriebsvereinbarungen. Diese waren für gewerbliche Mitarbeitende bisher nur über die jeweilige Führungskraft zugänglich. Über die Mitarbeiter-App können diese nun von allen Beschäftigten jederzeit eingesehen werden.
Vorbesserungsvorschläge von Mitarbeitenden wurden bisher umständlich über ein händisch ausgefülltes Formular über die jeweilige Führungskraft eingereicht. Der mit PowerApps umgesetzte und in die App integrierte digitale Ideenpool erleichtert diesen Vorgang enorm und hat dadurch inzwischen zu einem deutlichen Anstieg an eingereichten Ideen geführt. Nach Eingabe des Namens und der Beschreibung der Idee wird diese direkt an den Vorgesetzten übermittelt.
Die Absprungpunkte zum Kontaktieren der Personalabteilung oder des Betriebsrats wurden über Forms gelöst. Der Mitarbeitende wählt aus, welchen Bereich sein Anliegen betrifft. Über einen Workflow wird die Anfrage direkt an den dafür zuständigen Mitarbeitenden geleitet.
In diesem Bereich können sich die Mitarbeitenden über die verschiedenen Angebote der FES informieren – was auch häufig gemacht wird, wie die Klickzahlen zeigen. Vor allem für die gewerblichen Mitarbeitenden ein großer Vorteil, da sie hierzu bisher kaum Informationen erhalten haben. Mithilfe einer PowerApp soll es demnächst unter Mitarbeiterservices auch möglich sein, das Jobticket direkt über die App zu bestellen.
Die Herausforderungen
Im gewerblichen Bereich beschäftigt FES Mitarbeitende aus rund 50 Nationen. Eine Herausforderung war daher, die Mitarbeiter-App so einfach und verständlich wie möglich zu gestalten und viel mit Bildern zu arbeiten. Die Struktur der drei Menü-Punkte Dashboard, Feed und Ressourcen, die sich mit Viva Connections weder ausblenden noch umbenennen lässt, sorgten daher zunächst für Verunsicherung. Verstehen die Mitarbeitenden intuitiv was sich dahinter verbirgt? Ein Usability Test anhand eines Prototyps zu Beginn des Projektes beseitigte diese Zweifel.
In einer konservativen Branche, wie die der Entsorgung, ist es besonders wichtig die Mitarbeitenden von Anfang an mit in das Projekt einzubeziehen und auf Change-Maßnahmen zu setzen, um Antworten zu bieten und Ängste zu nehmen. Eine Maßnahme der FES in diesem Zusammenhang, die sich als voller Erfolg herauskristallisierte war eine Roadshow. Alle Standorte wurden besucht und die Mitarbeitenden eingeladen, Fragen zu stellen und sich über die App zu informieren.
Ausblick & Nutzen
In einer Projektlaufzeit von einem Jahr wurde die Mitarbeiter-App auf Basis von Microsoft Teams etabliert. Zusammen mit einem Flyer, der das Vorgehen beschreibt, wurden die Zugangsdaten per Brief an die Mitarbeitenden verschickt. Auch gewerbliche Mitabreitende haben nun eine FES-E-Mail-Adresse, mit der sie sich per Einmal-Passwort in der App anmelden können. Innerhalb von nur zwei Monaten wurde unter den gewerblichen Mitarbeitenden eine Anmeldequote von 44 Prozent erreicht. Dies kann sich durchaus sehen lassen, zumal kein Zwang zur Nutzung der App besteht und diese freiwillig auf dem privaten Smartphone genutzt werden kann.
Um das optimale Kosten-/Nutzenverhältnis aus der Mitarbeiter-App zu ziehen setzt FES in Kürze auf einen integrieren Prozess. Haben sich Mitarbeitende nicht mit Ihren Zugangsdaten in der App angemeldet oder sie länger als drei Monate nicht genutzt, werden die Lizenzen entzogen und damit die Kosten für nicht genutzte Lizenzen gespart. Entscheidet sich der Mitarbeitende, die App doch nutzen zu wollen, bekommt er die Lizenz wieder zugeordnet.
Darüber hinaus soll die App mit weiteren Prozessen und Services ausgebaut werden, sodass die Nutzungszahlen der App weiter steigen. Beispielsweise soll für eine zielorientierte Kommunikation jeder Mitarbeitende automatisch über das AD einem Team in Microsoft Teams zugeordnet werden, d.h. alle Mitarbeitenden der Stadtreinigung aus Betriebsstätte 1 sind automatisch im Teams Team „Stadtreinigung Betriebsstätte 1“ und haben hier beispielsweise die Möglichkeit den Tages-Dispo-Plan einzusehen.
Alles in allem lässt sich aber bereits jetzt sagen: Die Einführung der Mitarbeiter-App mit Microsoft Teams bei FES war ein voller Erfolg.
© IPI GmbH – Digital Workplace Experts.
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