FachartikelTeil 2: An der Mitarbeiter-App führt kein Weg vorbei, oder?

Der Begriff Mitarbeiter-App ist in aller Munde. Doch braucht wirklich jedes Unternehmen eine? Und wenn ja, welche Möglichkeiten haben Sie und wie gehen Sie am besten vor? Diese Fragen beantworten wir Ihnen in unserer dreiteiligen Blogserie.

Mitarbeiter-App – Wie packt man‘s an und was ist möglich?

Häufig bündeln sich gigantische Erwartungen in dem kleinen Begriff der Mitarbeiter-App – dies hat unser erster Beitrag gezeigt. Dabei wird schon deutlich, dass mit einer Lösung von der Stange eigentlich kaum zu rechnen ist – viel zu unterschiedlich sind die genutzten Systeme, Inhalte und Dienste.

Wir sind überzeugt, dass eine sinnvolle Mobile Experience des digitalen Arbeitsplatzes heute von Mitarbeitern erwartet wird und in vielen Fällen auch zu empfehlen ist. So können Abstimmungen und Prozesse beschleunigt oder in andernfalls „toten“ Zeiten erfolgen.

Die Desktopnutzung ist aber ebenfalls eine in typischen Büroarbeitsplätzen, z.B. in der Verwaltung, typische Arbeitsform. Eine ganz wichtige Aufgabe ist es, die Verbindung zwischen den beiden Welten – mobil und im Büro – konsistent herzustellen. Daher ist es z.B. eher schwierig, wenn Mitarbeiterdienste wie z.B. „Urlaub beantragen“ nur noch in einer App, aber nicht aus dem Intranet angeboten werden. Dies kann auch rechtlich schwierig sein, wenn zum Beispiel die Nutzung nur von einem privaten Smartphone möglich ist.

Wir stellen daher bei der Planung stets den Mitarbeiter und seine Bedürfnisse in den Mittelpunkt. Ausgehend vom Bedarf der unterschiedlichen Zielgruppen kann das genaue Angebot (das ganze Intranet ist nicht immer sinnvoll) und das Konzept der App entworfen werden. Dabei betrachten wir auch die Ausgangslage. Nicht selten soll schließlich eine App ein bereits vorhandenes Intranet ergänzen.

Von Staffbase bis zu Microsoft – Das Angebot ist da!

Immer mehr Hersteller von Content Management- und Collaboration Systemen haben die Notwendigkeit eines mobilen Zugangs oder einer App bemerkt und bieten Lösungen in Form von Apps oder Responsive Designs an. Insbesondere Microsoft ist aufgewacht und liefert heute schon einen ganzen Strauß von Standard-Apps (dazu später mehr).

Auch kleinere Unternehmen wie z.B. Staffbase haben die Lücke erkannt und wollen Lösungen etablieren. Dabei kann zum Beispiel durch die Hintertür das Content Management System eines Unternehmens abgelöst werden (IT-Strategie?).

Über einen Connector und Add-Ins können Inhalte aus SharePoint-Seiten / -Listen in die Templates von Staffbase „gesynced“ und so synchron an Desktop und in der App bereitgestellt werden. Kommentare werden jedoch nicht zurück in das SharePoint System gespiegelt und SharePoint User so ausgegrenzt.

Unserer Meinung nach sollte daher die Mobile Experience eines digitalen Arbeitsplatzes von vornherein mitgeplant werden. Ein nachträgliches Ergänzen ist möglich, erfordert aber ggf. auch ein Re-Design der bestehenden Lösung. Leider gibt es kein Königsweg – viel mehr sollte die Entscheidung für eine Technologie immer ausgehend von der Umgebung und den Anforderungen getroffen werden.

Reicht Responsive Design oder ist eine App erforderlich?

Als Lösung bei webbasierten Systemen wie dem Intranet wird man zunächst an Responsive Webdesign denken, also ein Webauftritt der sich je nach Displaygröße optimal anpasst. In der Vergangenheit haben wir komplett für mobile Endgeräte optimierte Lösungen umgesetzt, z.B. für SharePoint basierte Intranets.

Lesen, konsumieren und interagieren mit Likes und Kommentaren sowie der Upload von Bildern usw. ist problemlos umsetzbar. Über gemanagte Mobile Devices kann sogar ein gebrandetes Bookmark mit Icon auf Geräte gepushed werden, so dass ein User den digitalen Arbeitsplatz per Click im Browser des Smartphones öffnen kann.

An Grenzen sind wir dabei oft im Zusammenarbeitsbereich mit SharePoint gestoßen, da Listen und Bibliotheken erst seit der „Modern Experience“ mobil nutzbar sind. Auch der Redaktionsprozess war eher ausgeklammert, wobei das auch nicht erforderlich war.
Aber natürlich muss der Ansatz eines Responsive Designs von vornherein geplant werden, damit zum Beispiel die verwendeten Elemente (bei SharePoint WebParts) sich ebenfalls responsiv verhalten. Der Vorteil ist, dass Inhalte nur einmal erstellt und dann einfach in unterschiedliche Geräte ausgegeben werden. Wir haben damit gute Nutzererfahrungen erreicht, allerdings ist dies gerade bei SharePoint immer mit einem individuell höheren Customizing-Aufwand verbunden (weil Umbau und Gestaltung eines Designs für alle möglichen Auflösungen aufwändiger ist).

Was kann eine App nun besser?

Zunächst einmal besteht beim Branding die Möglichkeit das App-Icon und Look & Feel durch Unternehmensvorgaben zu prägen oder sich ggf. komplett in die Benutzeroberfläche des mobilen Gerätes, z.B. des iPhone einzublenden. Im Gegensatz zum Responsive Design kann die Datenmenge, die übermittelt wird reduziert oder Inhalte bereits im Voraus geladen oder gecached werden. Für den Anwender ergibt sich daraus zum Beispiel eine Offline-Nutzung oder schlicht ein schnellerer Wechsel zwischen einzelnen Seiten. Auch können mit einer App Bedienelemente des Browsers ausgeblendet und so der Fokus des Anwenders stärker auf die Inhalte gelenkt werden. Schließlich können Apps noch die bereits erwähnten Push-Nachrichten auslösen oder direkt auf die Sensoren des Telefons zugreifen. Dies ist in den meisten Szenarien jedoch nicht unbedingt erforderlich.

Bei der IPI haben wir uns auf den Bedarf an Mitarbeiter-Apps eingestellt und eine Reihe unterschiedlicher Lösungen für Nutzer von Microsoft Technologien auf Basis der Lösungen unserer Partner parat. Welche das sind und welche Möglichkeiten Sie mit diesen Lösungen haben, erfahren Sie im dritten Teil unserer Mitarbeiter-App Serie.

Gerne tauschen wir uns mit Ihnen zum Thema Mitarbeiter-App aus und freuen uns auf Ihre Anregungen.

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    Dr. Julian Bahrs