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Ihr fertiges Social Intranet inkl. Mitarbeiter-App
Der Knotenpunkt Ihrer internen Unternehmenskommunikation
Der Wegbereiter, mit dem Sie alle Mitarbeiter:innen erreichen
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Digitaler Wissensaustausch
Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
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Die Microsoft Power Platform bietet Unternehmen nicht nur Unterstützung bei der Digitalisierung von Prozessen, sondern auch die Möglichkeit, Kosten zu reduzieren und Mitarbeitende zu entlasten. Unsere Erfahrung zeigt: eine Investition in die Power Platform amortisiert sich fast immer. Dennoch sind Lizenzkosten ein zentrales Thema für Unternehmen. Insbesondere bei komplexen digitalen Lösungen und automatisierten Prozessen, stellt sich die Frage, wie Sie Ihre Kosten optimieren können.
Da die Power Platform Lizenzierung nicht nur Premium Connectoren betrifft, sondern auch Governance, Security, Datasources usw. geht es weniger darum, wie Sie den Kauf weiterer Lizenzen durch z.B. Workarounds verhindern. Vielmehr zeigen wir Ihnen, welche Möglichkeiten zur Kostenoptimierung Sie haben – innerhalb der aktuellen Power Platform Pläne, ohne gegen Lizenzbedingungen zu verstoßen. Dabei berücksichtigen wir das umfangreiche im August 2023 veröffentlichte Lizenzupdate von Microsoft und konzentrieren uns auf die Produkte Power Apps und Power Automate und die Lizenzierungsmöglichkeiten, welche auf Microsoft Website aktuell zum Kauf angeboten werden.
Um die Kosten einer Power Platform Umgebung zu optimieren, sollten zwei Voraussetzungen erfüllt sein. Zum einen ist ein grundsätzliches Verständnis der verschiedenen Lizenzpläne und deren Einschränkungen wichtig. Zum anderen sollten Sie genau wissen, welche Power Platform Lösungen Sie bereits umgesetzt haben.
Die folgende vereinfachte Übersicht vermittelt Ihnen einen Überblick über die aktuellen Lizenzpläne.
Neben den Lizenzplänen ist eine gute Übersicht über die bereits umgesetzten Power Platform Lösungen und deren Aufrufe bzw. Nutzer wichtig. Wir empfehlen, eine Kostenoptimierung nicht nur einmalig, sondern in regelmäßigen Abständen durchzuführen. Denn bei jeder neu lizenzierten App und jedem neu lizenzierten Flow, kann es sein, dass eine neue Beurteilung ihrer Lizenzierung durchaus Sinn machen kann.
Bei solch einer regelmäßigen Neubetrachtung der Lizenzierung, sollten aber nicht nur die neuen Flows und Apps betrachtet werden, sondern optimalerweise auch alle Bestandslösungen.
Neben der Anzahl Ihrer Apps und Flows sind folgende Informationen hilfreich:
Wissen Sie über diese beiden Punkte Bescheid, können Sie sich im nächsten Schritt Gedanken über die Möglichkeiten der Kostenoptimierung mit der Power Platform machen.
Im Folgenden werden wir Ihnen verschiedene Varianten vorstellen, mit denen Sie innerhalb der aktuellen Power Platform Pläne Einsparungen erzielen können.
Ein Möglichkeit Kosten zu sparen, ist es eine Pay-as-you-go-Lizenzierung (PAYG-Lizenzierung) zu evaluieren. Läuft eine App oder ein Flow basierend auf einer Pay-as-you-go-Lizenzierung, bedeutet dies, dass Sie nur dann Lizenzkosten zahlen müssen, wenn diese App oder dieser Flow ausgeführt werden.
Bei Power Apps PAYG wird jeder Monat berechnet, an dem eine App von mindestens einem Benutzer aufgerufen bzw. geändert wurde. Für jeden Benutzer, der in diesem Monat mit der App gearbeitet hat, sind Lizenzkosten von aktuell circa 10 € fällig.
Bei Power Automate PAYG wird jeder Aufruf eines Flows berechnet. Jeder Flow Run kostet aktuell 0,60 €.
Betrachtet man diese Beispiele, ist eine PAYG-Lizenzierung um ein Vielfaches günstiger. Nimmt man allerdings an, dass dies nicht die einzige Premium Lösung im Unternehmen ist und ein Teil der Benutzer aufgrund anderer Apps bzw. Flows bereits Premium lizenziert ist, muss dies in der Berechnung berücksichtigt werden.
Eine PAYG-Lizenzierung kann demnach eine kostengünstige Alternative sein, wenn eine Lösung nicht durchgängig jeden Monat genutzt wird und die User keine weiteren Premium Lösungen nutzen.
Eine weitere Möglichkeit zur Optimierung von Lizenzkosten besteht darin mehrere kleine Premium Flows zu einem einzelnen Flow zu bündeln. Oft sind Prozesse so gewachsen, dass sie technisch gesehen aus mehreren einzelnen Flows bestehen. Passen diese vom Ablauf her entsprechend zusammen, kann eine Zusammenfassung sinnvoll sein – sofern es zu keinen Problemen bezüglich Performance oder der Flow-Lifetime führt.
Apps und Flows ergänzen sich nicht nur aus technischer Sicht, sondern sie können auch lizenztechnisch voneinander profitieren. Verfügen Sie über eine premium-lizenzierte App, können Sie auch für alle Flows, die im Kontext mit dieser App ausgeführt werden, die Premium-Konnektoren nutzen, ohne zusätzliche Power Automate-Lizenzen erwerben zu müssen.
Dies gilt sowohl für Flows, die direkt aus der App gestartet werden, als auch für automatisierte Flows, die mithilfe von PowerShell in den App-Kontext integriert werden können. Voraussetzung ist allerdings, dass diese Flows auf die gleiche Datenbasis zugreifen wie die App. Dann ist es sinnvoll, thematisch zusammenhängende Flows mit Premium-Konnektoren durch eine App zu ergänzen, um potenzielle Kosteneinsparungen zu erzielen.
Eine Optimierung von Lizenzkosten kann auch durch die Nutzung von Parent-Child Flows erreicht werden.
Stellen Sie sich vor, in einem Unternehmen sind mehrere Flows umgesetzt. Jeder dieser Flows beinhaltet einen Trigger, welcher eine Premium-Lizenz erfordert. Nimmt man nun an, dass dieser „Premium-Trigger“ bei allen Flows identisch sind, könnte man einen eigenständigen “Trigger-Flow” aufbauen, welcher die anderen Flows als Child Flows aufruft.
Auf diese Weise könnten alle Flows mit einer Standardlizenz lizenziert werden, und nur dieser eine Parent Flow würde eine Premium Lizenz erfordern. Dies könnte sich positiv auf die Lizenzkosten auswirken, vorausgesetzt, eine Power Automate Process Lizenzierung wäre für diesen extrahierten Premium-Workflow möglich.
Eine Premium Lizenzierung ist in vielen Fällen sinnvoll. Dennoch können die Kosten für zusätzliche Premium-Lizenzen durch regelmäßige Auswertung Ihrer Power Platform-Lösungen und der Lizenznutzung stetig optimiert werden.
Wir legen Ihnen nahe mindestens einmal im Jahr ein umfassendes Review Ihrer Power Platform und Lizenzen durchzuführen, idealerweise unterstützt durch ein Center of Excellence.
Außerdem kann es sinnvoll sein, ein PAYG-Environment anzulegen. Selbst wenn Sie aktuell noch kein Einsparungspotential durch PAYG haben, könnte dies nützlich sein für neue Power Platform Lösungen, von denen Sie noch nicht wissen, wie die zukünftige Nutzung sein wird.
Unsere Empfehlung lautet: Treiben Sie Ihre Digitalisierung voran, je mehr Premium Apps und Flows sie umsetzen, desto günstiger sind in der Regel auch die Lizenzkosten pro bestehende App/Flow. Angenommen Sie erreichen einen Stand, in dem alle Ihre Mitarbeiter Premium Lizenzen nutzen, würden Sie theoretisch gesehen für alle neuen Apps/Flows Premiumfunktionen nutzen können, ohne weitere zusätzliche Lizenzkosten zu zahlen.
Haben Sie Fragen, Anregungen oder möchten Sie mehr über die Power Platform erfahren? Zögern Sie nicht uns zu kontaktieren – wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.
© IPI GmbH – Digital Workplace Experts.
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