Optimieren Sie Ihre interne Kommunikation mit M365
Unser Consulting für Digitalisierung und Business Apps
Optimieren Sie Ihre Enterprise Content Management
Der wesentlicher Erfolgsfaktor für Ihren Digital Workplace
Gelungenes Change Management
Wissensmanagement & Corporate-Learning
Ihr fertiges Social Intranet inkl. Mitarbeiter-App
Der Knotenpunkt Ihrer internen Unternehmenskommunikation
Der Wegbereiter, mit dem Sie alle Mitarbeiter:innen erreichen
Mitarbeiter:innen im Fokus
Digitaler Wissensaustausch
Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
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Die Ensinger Gruppe beschäftigt sich mit der Entwicklung, Fertigung und dem Vertrieb von Compounds, Halbzeugen, Composites, Fertigteilen und Profilen aus technischen Kunststoffen. Die Weiterentwicklung bewährter Fertigungsverfahren, neue Anwendungen und die internationale Expansion haben dem Familienunternehmen einen Platz in der ersten Reihe seiner Branche verschafft.
Ausgangssituation & Ziele
Die Ensinger GmbH beauftragte die IPI für die Begleitung und konzeptionelle Unterstützung eines neuen digitalen Arbeitsplatzes. Das Ziel war es, die gesamte IT-Landschaft in die Cloud zu migrieren. Zum Zeitpunkt des Projektstarts hat das Unternehmen SharePoint 2013 genutzt, Microsoft Teams war bereits ausgerollt. Ein Teil der Zusammenarbeit umfasst die Migration von SharePoint „On-Premises-Collaboration und Applikationen“ zu Microsoft 365. Die On-Premises-Prozesse wurden bisher mit Nintex Workflow und Forms erstellt. Eine Inventur ergab, dass ca. 30 migrationswürdige Formulare und Prozesse vorhanden waren.
Die Herausforderung war, zu entscheiden, wohin und wie die Cloud-Migration stattfinden soll. Ein weiteres Ziel war die Identifikation weiterer (Papier)Prozesse für eine Digitalisierung. Um diese Schwierigkeit zu bewältigen, hat das Unternehmen unser Assessment Workflows und Formulare in Microsoft 365 in Anspruch genommen.
Assessment Workflows und Formulare
In mehreren Sessions und Workshops wurden die Chancen und Kriterien der Workflowund Formularplattformen Nintex und die Power Platform beleuchtet und gegenübergestellt. Nach der Identifizierung des komplexesten Use Cases in einem Workshop evaluierte man die technischen Hürden und Grenzen der zukünftigen Plattform für diesen Use Case. Z. B. was kann die Power Platform bzw. die Nintex Plattform technisch nicht? Zusätzlich wurden Schnittstellen und Synergieeffekte zu Drittsystemen wie zwischen der Power Platform und Dynamics oder die Zukunftsfähigkeit (beispielsweise die Innovationsgeschwindigkeit der Tools) betrachtet. Weitere Kriterien wie Design und User Interface flossen in die Entscheidung ein. Am Ende des Assessments fiel die Entscheidung auf die Power Platform.
Das Projekt
Nach der Entscheidung für die Power Platform erfolgte eine Neugestaltung der Prozessautomatisierung. Die auf Nintex basierenden Prozesse wurden beseitigt und mit Hilfe der Power Platform neu erstellt. Das Projektteam verstand diesen Schritt als Chance, um historisch gewachsene Prozessstrukturen aufzubrechen und zu modernisieren.
Zusammen mit den Fachbereichen und Verantwortlichen startete man mit dem Befüllen des Backlogs. Die alten Workflows wurden betrachtet und geclustert: was muss mit in die neue Welt, was kann bleiben und was wird nicht mehr gebraucht?
Nach der Ermittlung einer Umgebungsstrategie folgte die gemeinsame Entwicklung auf einem DEV-Tenant. Diese Entwicklungen wurden zusammen mit oder durch die prozessverantwortlichen Fachabteilungen in einer Test-Umgebung getestet und später in der Produktiv-Umgebung genutzt. In wöchentlichen Coaching Meetings und Fragestunden entstand dabei eine enge und vertraute Zusammenarbeit zwischen der Ensinger GmbH und der IPI.
Das Projektteam teilte sich die Workflows untereinander auf, so baute sich auch ein Prozess-Know-how beim Kunden auf. Da es mit der Power Platform ganze andere Tools und Möglichkeiten gibt, erfolgte keine 1:1 Migration. Man betrachtete und baute jeden Workflow einzeln. Die Fachbereiche nahmen die Anforderungen auf und User Stories wurden in Azure DevOps beschrieben. Danach folgte die Untersuchung, wie die Funktionalitäten mit der Power Platform umgesetzt werden können.
Die Lösung
Durch die Cloud-Migration in die Power Platform wurden die Prozesse verschlankt und vereinfacht. Medienbrüche reduzierten und repetitive Vorgänge automatisierten sich. Viele Formulare ließen sich in einer Applikation zusammenfassen. Vor allem das Commitment auf Microsoft Teams als zentraler Hub der Zusammenarbeit hat eine klare Vorgabe für das Zielsystem der Prozesse und Formulare etabliert. Dadurch konnte die menschliche Interaktion hauptsächlich in einem Tool stattfinden. Die Integration in die Microsoft-365- Welt, z. B. Planner, SharePoint Online, Actionable Messages usw., verbesserte derweilen die User Experience.
Das Ergebnis: schnellere, einfachere und fehlerfreie Abläufe. Genehmigungen werden rascher erteilt, Vorgänge zügiger abgeschlossen und Entscheidungen sicherer getroffen. Das wiederrum erhöht die Produktivität und Effizienz. Fachbereiche werden unterstützt sowie neue Ideen hervorgerufen und gefördert.
Ausblick
Das Projekt war ein voller Erfolg. Alle Workflows konnten umgesetzt werden, die bisher noch in Nintex On Premises waren. Die nächsten Schritte sind ein Governance- und Betriebskonzept, Anpassungen sowie die Einführung des Centre of Excellence zu Zwecken des Monitorings und der Weiterentwicklung der Prozessautomatisierung. Zudem sollen weitere Prozesse mit Hilfe der Power Platform automatisiert und digitalisiert werden.
© IPI GmbH – Digital Workplace Experts.
Digital Workplace Experts.
Untere Industriestr. 5
91586 Lichtenau
