Optimieren Sie Ihre interne Kommunikation mit M365
Unser Consulting für Digitalisierung und Business Apps
Optimieren Sie Ihre Enterprise Content Management
Der wesentlicher Erfolgsfaktor für Ihren Digital Workplace
Gelungenes Change Management
Wissensmanagement & Corporate-Learning
Ihr fertiges Social Intranet inkl. Mitarbeiter-App
Der Knotenpunkt Ihrer internen Unternehmenskommunikation
Der Wegbereiter, mit dem Sie alle Mitarbeiter:innen erreichen
Mitarbeiter:innen im Fokus
Digitaler Wissensaustausch
Beispiele für Ihren digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365
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Die Dr. Schneider Unternehmensgruppe ist ein weltweit gefragtes Zulieferunternehmen und erfahrener Entwicklungspartner für die Premium-Automobilindustrie. Es steht für hochwertige Kunststoffprodukte – vom innovativen Belüftungssystem bis zu hochintegrierten Verkleidungen sowie ästhetisch wie funktional anspruchsvollen Modulen für Instrumententafeln und Mittelkonsolen. Das Familienunternehmen produziert mit über 4.000 Mitarbeitern an mehreren Standorten in Deutschland sowie international in China, Polen, Spanien und in den USA.
Ausgangssituation
Die Dr. Schneider Unternehmensgruppe hatte bereits ein Intranet auf Basis von SharePoint 2010 im Einsatz, doch wurden darüber weder News noch Informationen ausgetauscht. Es diente lediglich als Dokumentenablage, obwohl der größte Teil der Dokumente auch auf einem Fileserver abgelegt wurde. Die Mitarbeiter standen stets vor der Herausforderung Inhalte und Dokumente zu finden, sowie deren Aktualität festzustellen. Selbst die Zusammenarbeit gestaltete sich schwierig, denn webbasiert war dies kaum möglich. Kollegen tauschten lediglich via Email Dokumente und Inhalte aus. Ein einheitlicher digitaler Arbeitsplatz für alle Dr. Schneider-Mitarbeiter sollte die Lösung sein. Doch was brauchen die Mitarbeiter für ihr „Daily Business“ wirklich? Um dies herauszufinden, wurde gemeinsam mit der IPI eine Bedarfsanalyse durchgeführt, Ziele festgelegt und somit ein solides Fundament für das anschließende Digital Workplace-Projekt geschaffen.
Ziel
Ziel war es, die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Dr. Schneider Unternehmensgruppe nicht nur zu verbessern, sondern über die verschiedenen Standorte hinweg unter einem „Kommunikationsdach“ zu vereinen. Aus den vielen unterschiedlichen Informationstöpfen sollte ein „Dr. Schneider Unternehmenstopf“ entstehen, der den Mitarbeitern den Arbeitsalltag erleichtert.In einem ersten Schritt sollten die Mitarbeiter der deutschen Standorte Kronach-Neuses, Tschirn und Judenbach angebunden werden. Dabei wurde von Anfang an großer Wert darauf gelegt, eine gute Basis für eine hohe Nutzerakzeptanz zu schaffen und alle Mitarbeiter auf diese Reise mitzunehmen – vom Management, über den Betriebsrat bis hin zu den Produktionsmitarbeitern.
Die Lösung
Der nach einem Jahr Projektlaufzeit ausgerollte Digital Workplace auf Basis von SharePoint 2013 setzt sich aus den Bereichen Publishing, Collaboration, Wissensmanagement und Mitarbeiterprofile zusammen. Eine übergeordnete Navigation und ein einheitliches Gesamtbild in allen Bereichen tragen zur ganzheitlichen Lösung bei.
Das Publishing Portal besteht aus einem globalen Bereich und standortspezifischen Inhalten. Während die globalen Inhalte für alle Mitarbeiter sichtbar sind, hat darüber hinaus jeder Standort die Möglichkeit eigene Standort-News anzulegen. Den globalen News liegt ein zentral gesteuerter Redaktionsprozess zu Grunde, d.h. das Redaktionsteam aus Kronach-Neuses holt die Informationen ein, bereitet sie auf, stellt sie bereit und überwacht sie. Standortbezogene News hingegen, können von jedem Kollegen eingestellt werden, dazu wurden alle Redakteure durch die IPI geschult.
Im Collaboration Bereich bildet „My Workplace“ die Zentrale, die nicht nur als Absprungpunkt für die verschiedenen Bereiche gilt, sondern dem Nutzer auch einen Überblick bietet: In welchen Teamräumen ist er Mitglied, welche Dokumente bearbeitet er und welche Aufgaben sind zu erledigen. Um sowohl die abteilungsinterne als auch die abteilungs- und standortübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern, wurden sogenannte Abteilungsseiten als auch TeamworkTemplates eingeführt. Jede Abteilung hat von vornherein eine Abteilungsseite auf der man sich schnell und einfach austauschen, wichtige Informationen und Dokumente sammeln und gemeinsam bearbeiten kann. Wenn Teams außerhalb ihrer Teamstrukturen zusammenarbeiten möchten, haben sie die Möglichkeit ein Teamwork-Template zu beantragen. Über ein NintexFormular und einen zweistufigen Genehmigungsprozess erhalten sie so automatisch ihren Arbeitsraum.
Nutzen & Ausblick
Das deutschlandweit eingeführte Intranet „INSIGHT“ der Dr. Schneider Unternehmensgruppe wird von den Mitarbeitern gut angenommen und bildet mittlerweile den Grundstein für deren tägliche Arbeit. Die hohe Akzeptanz der Lösung bestätigte eine interne Umfrage bei Dr. Schneider: „Unsere Mitarbeiter sind vom INSIGHT überzeugt und nutzen die Lösung gerne“, so Torsten Werkmeister, Projektleiter INSIGHT. Nicht nur die Kommunikation und Zusammenarbeit wurde verbessert, die IT wird durch die automatisierte Bereitstellung der Teamwork-Räume entlastet. Dieses Potential hat Dr. Schneider erkannt und möchte daher zusätzlich einen digitalisierten „Life Cycle Prozess“ integrieren, der Wildwuchs vermeidet und automatisch prüft, ob ein Team-Raum genutzt wird. Wird ein Raum längere Zeit nicht verwendet, wird er direkt gelöscht. Nach dem Erfolg von „INSIGHT“ sollen nun im nächsten Schritt auch die Werksmitarbeiter besser eingebunden werden. Neben den deutschen Standorten wird „INSIGHT“ nun für die Standorte China, Polen, Spanien und USA ausgerollt.
© IPI GmbH – Digital Workplace Experts.
Digital Workplace Experts.
Untere Industriestr. 5
91586 Lichtenau
