Zertifikate Management mit E-Mail-Automatisierung

Strukturierte Dokumentenverwaltung für die Ausstellung von Zertifikaten

Zertifikate Management Ansicht PowerApps

Von manueller Verwaltung zu automatisierter Zertifikatsausstellung

Das Zusammentragen von Dokumenten für die Ausstellung von Zertifikaten war ein mühsamer Prozess, geprägt von viel E-Mail Ping Pong, manuellen Checklisten und Wiedervorlagen. Diese manuelle Arbeit ist sehr zeitraubend und kann zu großer Frustration bei Mitarbeitenden führen. Dabei kann dieser Prozess digitalisiert werden! Im Kern unserer Lösung steht eine strukturierte Dokumentenablage mit Metadaten für mehr als 16 verschiedene Dokumententypen, die in SharePoint verwaltet werden. Hier werden die je Client erforderlichen Objekte zunächst als Baum angelegt.
Automatische Vollständigkeitsprüfung mit PowerApps

Automatische Vollständigkeitsprüfung mit PowerApps

  • Schnell die Vollständigkeit auf Basis der real vorhandenen Unterlagen tracken. Das parallele manuelle Tracken entfällt somit.
Digitaler Prozess für E-Mail-Verkehr mit maximaler Effizienz
  • Strukturierte E-Mails an die Beantragenden der Zertifikate direkt aus dem System versenden. Sie enthalten detaillierte Informationen, was noch einzureichen oder offen ist bzw. was erneuert werden muss.
  • Durch Antworten auf die E-Mail können direkt die Dokumente hinzugefügt werden. Diese Dokumente werden automatisch durch KI verschlagwortet – umgesetzt mit dem AI-Builder – und zur Überprüfung eingereicht.
  • Weitere Auswertungen und Klassifikationen der Dokumente, unter anderem mit KI-Unterstützung.
  • Am Ende der Prüfung werden die Dokumente eingecheckt und aktualisieren den Status und somit das Tracking.
  • Weitere Funktionen: Rückfragen schicken, offene To-Do’s verwalten oder automatisch Erinnerungen generieren.
Email-Zertifizierung
Zertifikate-Management: Zentrale Datenbank und Tracking für Zertifikate

Zentrale Datenbank und Tracking für Zertifikate

  • Die erstellte Datenbank und das Tracking können jederzeit als zentrales Repository abgefragt werden.
  • Die Zertifikate können nach Kund:in, Anlage, Typ usw. gefiltert werden. Zur besseren Nutzerführung haben wir das ebenfalls in der PowerApp realisiert.
  • Mit der Erteilung wird ein revisionssicherer Record der Grundlage und des Zertifikates erstellt.

Mitarbeiterentlastung und Prozessoptimierung

Die App nutzt Dienste der M365 Cloud und hilft einen Prozess schlanker, schneller und digitaler abzubilden – und schont die Nerven der Mitarbeitenden.

Zertifikate Management: Mitarbeiterentlastung und Prozessoptimierung
Zertifikate Management Übersicht der Projekte

Sie möchten weitere Informationen zu unseren Beispielen? Dann kommen Sie gerne direkt auf uns zu und tauschen Sie sich mit uns aus, wie wir eine moderne Lösung für Ihren digitalen Arbeitsplatz umsetzen können!

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