Integriertes Management-System mit SharePoint Online

Strukturierte Regelungen und Prozessdokumentation

Integriertes Management-System mit SharePoint Online Startseite

SharePoint Online als Wissensbasis und Managementsystem nutzen

Viele Managementsysteme werden manuell in Fileshares verwaltet und existieren häufig in Form loser Blattsammlungen. Unsere Lösung: Anforderungen an das Qualitätsmanagement sowie regelmäßig geprüfte Artikel werden direkt in SharePoint Online umgesetzt. Mit PowerAutomate werden die Managementprozesse abgebildet. So entsteht ein integriertes System zur Veröffentlichung und für das Management – und Nutzer:innen können einfacher auf die Artikel zugreifen bzw. werden proaktiv darüber informiert.

Die Basis dieser Lösung ist ein Pool an geprüften und gemanagten Dokumenten sowie die aktive Information des jeweils betroffenen Mitarbeitenden. Dazu wurden die essenziellen Prozesse des Content Managements etabliert:

1. Neuerstellung und Freigabe inkl. Unterstützung per Workflow sowie
2. Überprüfung der Inhalte auf Gültigkeit nach Zeitintervallen 

Dabei können die Inhalte geändert und neu freigegeben werden oder sie werden aus der gemanagten Wissensbasis entfernt. Insgesamt entsteht mit der Lösung ein dynamischer, gepflegter und qualitätsgesicherter Pool an Dokumenten für Wissen oder Weisungen, der als Single Point of Truth im Unternehmen etabliert werden kann.

Strukturierte Übersicht über alle Artikel

  • In-Page-Navigation und Überschriften für längere Artikel Metadaten und klare Verantwortlichkeiten
  • Automatisch generiertes Inhaltsverzeichnis inkl. Navigation durch eine Custom Erweiterung
  • Ausgabe der Metadaten direkt auf der Seite inkl. Klassifikation und Zielgruppe durch eine Custom Darstellung
Schnell das richtige Dokument finden
  • Klassische Navigation mit thematischer Sortierung
  • Moderner, auf einer geführten Suche basierter Zugang zu Dokumenten durch eine Stichwortsuche auf der Grundlage von Metadaten
  • Suche basiert auf PNP Search Webparts und kann auf verschiedene Metadaten, Prioritäten etc. angepasst werden
  • Push-Benachrichtigung für die jeweilige Zielgruppe eines Artikels möglich, z. B. bei Veröffentlichung oder bei einem wesentlichen Update
Integriertes Management-System: Suche
Integriertes Management-System mit SharePoint Online Startseite

Relevante Änderungen auf einen Blick

  • Intranet Startseite mit wichtigen News und Zugang zur Navigation
  • Quicklinks für den Überblick und schnellen Zugang zu zahlreichen Systemen und Apps
  • Auf der Landingpage werden dem Nutzenden alle relevanten Änderungen aus den gemanagten Seiten / Dokumenten angezeigt

Sie möchten weitere Informationen zu unseren Beispielen? Dann kommen Sie gerne direkt auf uns zu und tauschen Sie sich mit uns aus, wie wir eine moderne Lösung für Ihren digitalen Arbeitsplatz umsetzen können!

Hinweise zum Datenschutz | * Pflichtfeld