6. Mai 25

Von klassischem Chat zu KI-gestützter Kommunikation: Was Microsoft 365 Copilot Chat wirklich kann

Magnus Rode

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Typische Fehler, ungenutzte Potenziale und Best Practices für den erfolgreichen Einsatz des KI-Assistenten.

Microsoft 365 Copilot Chat hat sich als leistungsstarkes Tool für den digitalen Arbeitsplatz etabliert. Doch während einige ihn als unverzichtbares Tool für den digitalen Arbeitsplatz sehen, gibt es auch Fragen zur optimalen Nutzung und Integration in bestehende Workflows. Wer Copilot richtig einsetzt, kann Zeit sparen und fundierte Entscheidungen auf Basis relevanter Daten treffen. Doch welche Strategien führen zum Erfolg? Welche Funktionen bieten den größten Mehrwert? Dieser Artikel gibt einen praxisnahen Überblick über die wichtigsten Features, Potenziale und konkrete Handlungsempfehlungen für eine produktive Nutzung.

Interessant dazu: Unsere Übersicht aller Copiloten

Microsoft 365 Copilot Chat: So funktioniert die Integration

Microsoft 365 Copilot Chat ist direkt über Microsoft365.com/chat sowie innerhalb von Teams verfügbar. Er ermöglicht die Integration verschiedener Microsoft 365-Apps und bietet eine zentrale Schnittstelle für KI-gestützte Interaktionen. Besonders wichtig ist die Differenzierung zwischen Web- und Arbeitsmodus:

Web-Modus: Greift nur auf allgemein verfügbare Webinhalte zu.

Arbeitsmodus: Nutzt unternehmensinterne Daten aus Microsoft 365 (Dokumente, E-Mails, Kalender etc.).

Dieser Umschalter ist essenziell für die Datenschutzkontrolle und sollte bei der Implementierung besonders beachtet werden.

Effektive Prompts: Die Basis für optimale Ergebnisse

Die Qualität der KI-Antworten hängt maßgeblich von den eingegebenen Prompts ab. Microsoft bietet hierfür eine Prompt-Galerie, die eine Vielzahl vorgefertigter Befehle bereithält. Besonders effizient ist die Nutzung unternehmensspezifischer Prompts, die gespeichert und unter Kolleg:innen geteilt werden können. Best Practices für die Formulierung:

Klare Rollenvergabe an den Copilot („Du bist ein Experte für…“).

Präzise Formulierung des gewünschten Ergebnisses.

Definition der Ausgabeform (z. B. kurzer Text, detaillierte Analyse).

Lesen Sie auch dazu: Die Kunst des Promptens: Ihr Leitfaden für die effektive Nutzung des Microsoft Copilot

Deutsche oder englische Prompts? Was wirklich besser funktioniert

In der Praxis zeigt sich, dass englische Prompts oft bessere Ergebnisse liefern als deutsche. Dies betrifft insbesondere die Nutzung in Excel, Outlook und anderen Microsoft-Anwendungen. Es kann daher sinnvoll sein, je nach Kontext englische Begriffe für Funktionen oder Formeln zu verwenden.

Copilot-Experte und Senior Consultant Magnus Rode zeigt die einzelnen Funktionen und Möglichkeiten des Copilot Chats in einer Video-Demonstration und gibt praxisnahe Einblicke in die Anwendung.

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Zugriff auf Unternehmensdaten: Wo Copilot überzeugt – und wo (noch) nicht

Microsoft 365 Copilot Chat ermöglicht den Zugriff auf Unternehmensdaten, doch es gibt einige Einschränkungen. Neu erstellte oder geänderte Dokumente werden oft nicht sofort erkannt, was bedeutet, dass geöffnete Dateien in den letzten Minuten nicht immer direkt abrufbar sind. Ältere Dokumente, die vor mehreren Monaten zuletzt bearbeitet wurden, erscheinen häufig nicht automatisch in den Suchergebnissen und müssen manuell verlinkt werden. Die allgemeine Suchfunktion für Unternehmensdaten könnte zudem effizienter sein, da Dateien ohne direkte Indizierung nicht immer zuverlässig gefunden werden. Eine Möglichkeit, diese Hürden zu umgehen, besteht darin, wichtige Dokumente systematisch in OneDrive oder Teams abzulegen und mit präzisen Schlagworten zu versehen.

Produktiver arbeiten: Wie die Chat-Historie hilft

Die Möglichkeit, vergangene Chats nachzuverfolgen und erneut zu nutzen, bietet einen erheblichen Vorteil für wiederkehrende Aufgaben. Dies ermöglicht unter anderem:

Schnelles Wiederaufgreifen vergangener Interaktionen.

Anpassung und Optimierung von Prompts auf Basis vorheriger Erfahrungen.

Nutzung als kollaboratives Wissensmanagement-Tool.

Copilot Chat gezielt einsetzen – für produktiveres Arbeiten mit Microsoft 365

Copilot Chat in Microsoft 365 kann im Arbeitsalltag eine echte Unterstützung sein – wenn man gezielt damit arbeitet. Um das volle Potenzial auszuschöpfen, sind ein paar Dinge entscheidend:

Gut durchdachte Prompts führen zu besseren Ergebnissen.
Eine klare Datenstruktur in Microsoft 365 erleichtert den Zugriff auf Informationen.
Wer erfolgreiche Eingaben aus der Chat-Historie wieder aufgreift, spart Zeit und vermeidet doppelte Arbeit.
Außerdem wichtig: Der Sprachkontext – denn Deutsch und Englisch führen mitunter zu unterschiedlichen Ergebnissen.

Mit diesen Grundlagen wird Copilot Chat zu einem hilfreichen Werkzeug für strukturierteres und effizienteres Arbeiten.

Gezielter Copilot-Start: So unterstützt der Jumpstart-Ansatz

Wir sind zertifizierter Jumpstart Microsoft Copilot Partner. Das bedeutet, dass Microsoft uns als Experten für den optimalen Einsatz von Copilot anerkannt hat. Es gibt sogar geförderte Maßnahmen, die wir für Sie prüfen können. Darüber hinaus entwickeln wir mit Ihnen eine individuelle KI-Strategie, damit Sie Copilot genau dort einsetzen, wo Ihr Unternehmen am besten davon profitiert. 

Jedes Unternehmen hat individuelle Anforderungen an die Nutzung von Microsoft 365 Copilot zur Prozessoptimierung. Gerne unterstützen wir Sie dabei, das volle Potenzial von Copilot optimal auszuschöpfen – von der Einführung und individuellen Anpassung bis hin zur umfassenden Schulung Ihres Teams. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie Microsoft 365 Copilot Ihre Geschäftsprozesse nachhaltig verbessern kann. Kommen Sie gerne auf uns zu – wir unterstützen Sie mit Erfahrung, strategischem Weitblick und praxisnahen Lösungen.

AI Readiness Check-Up

Sie nutzen Microsoft 365 und möchten das größte Potenzial aus der Nutzung von KI für Ihre tägliche Arbeit herausholen? In unserem AI Readiness Check-Up ermitteln wir in drei Schritten, wie künstliche Intelligenz Ihr Unternehmen, Ihre Arbeitsweisen und Ihren Digital Workplace voranbringen kann.

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